Считаем эффективность бизнеса с помощью Битрикс24

Наверное, каждый собственник, директор, руководитель отдела, хочет знать: какие проекты и задачи бизнеса приносят наибольшую прибыль, а какие загоняют компанию в минус. Если в случае с продажей товаров все относительно легко, то когда вы оказываете услуги, в проекте участвуют множество специалистов разного уровня, есть фиксированные затраты и другие нюансы - все уже не так просто.

Работая над одним проектом, мы реализовали интересную доработку для Битрикс24. Называется она “Статус эффективности проектов”. Собственнику было важно оперативно отслеживать маржинальность, дедлайны, ситуацию и статус по проектам.

Функционал визуально подсвечивает критические моменты и отправляет уведомления, если что-то идет не так.

Как это выглядит:

Таблица состоит из 11 столбцов:

ID - номер проекта.

ПРОЕКТ - название проекта.

МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТА - главный ответственный менеджер за проект. Можно по нему фильтровать и смотреть проекты только этого менеджера.

СТАТУС - по нему мы определяем состояние проекта. В данном случае у нас несколько статусов:
Активный - проект в работе.
Неактивный - проект отменился и т.п.
Завершается - когда все задачи закрыты, но не все документы подписаны.
Закрытый проект - все задачи выполнены, документы подписаны.
Внутренний - не клиентские задачи.

ПЛАНОВАЯ ДАТА ЗАВЕРШЕНИЯ - дата из договора

ДАТА ПОСЛЕДНЕГО КОНТАКТА - заполняется менеджером минимум раз в две недели, для того, чтобы руководитель понимал ситуацию на проекте. Если поле давно не заполнялось, подсвечивается красным цветом сигнализируя о том, что пора уточнить ситуацию, а в личные сообщения менеджеру отправляется уведомление.

БЮДЖЕТ - сумма по договору, заполняется менеджером вручную.

ПРОИЗВОДСТВО - сумма трудозатрат специалистов на проект. Ниже в статье - подробное описание как этот столбец формируется.

ФИКСИРОВАННЫЕ РАСХОДЫ - расходы на оборудование, материал и т.д. Заполняются менеджером вручную

ДОХОД - бюджет минус производство и фиксированные расходы.

% - эффективность проекта

У клиента сложный цикл разработки. Над одним проектом работают несколько менеджеров и исполнителей, работают нерегулярно, постоянно отвлекаясь на другие задачи. И таких проектов одновременно запущено более тридцати!

Для каждого проекта в битриксе создается группа проекта. В этой группе создаются задачи, на которые назначаются исполнители. Для каждой задачи устанавливается тег. А каждому тегу устанавливается своя стоимость трудочаса специалиста. Далее специалист отмечает потраченное время в задаче с нужным тегом и в итоге мы можем посчитать итоговые трудозатраты проекта.

Объясняем на примере разработки сайта. Берем сильно упрощенный вариант, где в процессе участвуют только 5 человек: аккаунт-менеджер, менеджер проекта, дизайнер, верстальщик и программист.

Для каждого специалиста в группе проекта создается задача с нужным тегом: дизайн, верстка, программирование, пм, аккаунт. Специалисты ежедневно в задаче указывают время, которое они потратили на проект, и в итоге у нас появляются данные, с помощью которых мы можем посчитать трудозатраты.

С помощью этой статьи мы хотели не презентовать конкретный проект, а рассказать о возможностях, которые реализуются с помощью Битрикс24 или другой подобной системы.
Интеграция практически с любыми сервисами, уведомления и напоминания, отчеты, бизнес-процессы, и многое многое другое - все настраивается индивидуально, с учетом вашего бизнеса и его особенностей.

И сразу хотелось бы ответить на вопрос о бюджете на подобные интеграции и доработки - это разумные деньги, сравнимые, например, с разработкой корпоративного сайта, или месячной арендой небольшого офиса класса А.