«Ordnung Muss Sein!». Как команда управленцев из Германии наводила немецкий порядок в российском массовом рекрутинге

Guten Tag! Я — Гидо Обервальд, обрусевший немец из Германии, генеральный директор компании Teletel и бывший операционный директор в российском MediaMarkt. Вместе со своей командой представляю разработанную нами уникальную рекрутинговую систему SolvoPro для массового набора персонала в рестораны быстрого питания, торговые сети, курьерские службы и т.д.

SolvoPro действительно уникальна: она спроектирована не просто айтишниками, а людьми с большим опытом в ретейле и HoReCa (так называемой индустрии гостеприимства: Hotel – отель, Restaurant – ресторан, Catering – кейтеринг). Система SolvoPro создана людьми, которые лично и ежедневно сталкивались с проблемами массового подбора в компаниях с развитой сетью подразделений. Причиной разработки системы послужило немецкое стремление к порядку и систематизации (а это место вакантно для шутки про немецкий педантизм).

Итак, обо всём по порядку.

В 2013 году я и мой коллега-немец Бьерн Грайфф были (не)скромными управленцами MediaMarkt Russia – это немецкая сеть гипермаркетов электроники, которая в те годы работала на российском рынке. Я был операционным директором сети, а Бьерн Грайфф – вице-президентом по электронной коммерции.

С целью оптимизации издержек MediaMarkt решила вывести за рамки корпорации целый ряд направлений, и для этого была создана Teletel – аутсорсинговая компания, которой руководили мы с Бьерном. MediaMarkt благодаря Teletel и удаленно работающим сотрудникам экономила примерно $1 000 000 в год. По сути, мы одними из первых начали задействовать инструменты, которые потом, во времена пандемии коронавируса, применялись повсеместно.

В 2019 году MediaMarkt ушла из России, продав все магазины местным ретейлерам. Однако мы, руководство Teletel, остались и нашли новое применение своему опыту. К этому времени Teletel превратилась в аутсорсинговую компанию полного цикла и могла брать на себя любые задачи: юридическую поддержку, бухгалтерское сопровождение, организацию масштабных кол-центров и многое другое.

При чём тут система для массового рекрутинга?

Всё началось в 2019 году с запроса франчайзингового партнера сети ресторанов общественного питания KFC — International Restaurant Brands (IRB).

К 2019 году и без того немаленькая сеть ежегодно расширялась. Для эффективной работы и открытия новых ресторанов постоянно требовалось большое количество новых сотрудников. И нашей задачей было им в этом помочь.

У Teletel уже был свой кол-центр, который обслуживал несколько корпоративных клиентов из разных секторов и был готов подключиться к обзвону кандидатов. Но помимо разработки скрипта, обучения операторов и подключения каналов для поиска сотрудников необходимо было найти CRM, заточенную под задачи массового рекрутинга линейного персонала. Тут опять место для шутки про ужасно педантичных немцев. Но мы реально не представляли, как можно массово набирать персонал, не имея системы, которая сделает понятной, наглядной и прозрачной работу рекрутеров и директоров ресторанов. Ведь очень важно видеть, как кандидаты проходят по воронке, кто из рекрутеров сколько собеседований назначил, кто из кандидатов дошёл/ не дошёл до собеседования, что произошло с каждым кандидатом дальше (ведь в нашем случае если собеседование прошло успешно, то директор ведёт кандидата до трудоустройства самостоятельно). Хотелось в режиме онлайн отслеживать потребность каждого ресторана в персонале, чтобы оперативно отправлять кандидатов именно туда, где требуются сотрудники.

Замечу, что массовый рекрутинг в России заметно отличается от массового рекрутинга в Германии. Например, в моем родном городе в ресторанах быстрого обслуживания работают одни и те же люди на протяжении 10 и более лет. Поэтому рекрутинг там очень похож на офисный: директору не нужно проводить собеседования с большим количеством кандидатов, тратить много времени на коммуникацию с отделом подбора персонала. В российских же ресторанах, магазинах, на складах постоянно нужны как новые люди, так и «новые люди взамен старых».

В процессе этого непрерывного «человековорота» в воронках подбора регулярно образуются «пробки»: на каких-то этапах рекрутинг просто начинает буксовать. Рекрутеры получают нерелевантные отклики. Работа сторонних кадровых агентств не всегда эффективна. Директора на местах иногда не находят времени, чтобы проводить собеседования с отобранными претендентами, и в итоге кандидаты сами «отваливаются», не дожидаясь пока с ними свяжутся повторно. Бывает такое, что потребность в персонале уже закрыта, но отдел подбора персонала об этом не знает, и кандидаты приходят зря…

Чтобы выявлять такие «пробки» и устранять их причины, нужна автоматизированная система, которая упорядочит информацию и сможет наглядно её представлять. Эффективный контроль и управление процессами возможны только в режиме полной прозрачности на всех этапах движения кандидата по воронке!

Мы начали изучать уже имеющиеся на рынке системы рекрутинга, и выяснилось, что решения, подходящего именно под нашу задачу, просто не существует! Системы, которые мы рассматривали, были ориентированы в основном на набор офисных сотрудников, где кандидата по воронке до самого трудоустройства ведет рекрутер, а не директор подразделения. Либо они были с неудобным сложным интерфейсом и перегружены функциями, которые в нашем случае вообще были не нужны.

По своему опыту работы в MediaMarkt мы знали, как много у директоров точек и филиалов компании важнейших операционных задач – буквально сотни! – и их нужно решать ежедневно. У директоров не бывает нескольких свободных дней, которые можно потратить на обучение работе в новой системе. Нет нескольких часов каждый день, которые можно посвящать заполнению таблиц по рекрутингу или предоставлению обратной связи по каждому кандидату по почте.

Правильно настроенный максимально автоматизированный процесс рекрутинга позволяет директору филиала-точки быстрее и эффективнее взаимодействовать с отделом по подбору персонала, значительно быстрее закрывать потребность в кадрах и укомплектовывать штат своего подразделения. У директора высвобождается время на решение операционных вопросов – соответственно, повышаются KPI и лично директора, и всего подразделения, оперативно происходит обучение и развитие команды. А обученная и слаженная команда – это повышение качества работы, больше довольных клиентов и, что немаловажно, уменьшение усталости самой команды. И как следствие, – главное — увеличение выручки подразделения. Соответственно, и текучка становится меньше.

– Ordnung Muss Sein! – сказали мы с Бьерном. Перефразируя немецкую национальную поговорку: «Порядок должен быть!». Так Teletel стала создавать собственную систему, ориентированную на массовый подбор персонала для компаний с развитой сетью филиалов-подразделений.

Благо у нас с Бьерном уже имелся опыт работы с розничной сетью – у MediaMarkt было около ста магазинов в тридцати российских городах. В проекте также приняли участие бывшие топ-менеджеры MediaMarkt Булат Рахимбердиев (IT-директор российского MediaMarkt) и Алексей Пигалев (руководитель компании-подрядчика по разработке и интеграции IT-решений для MediaMarkt). В таком составе и при активном участии Рината Бакаева — менеджера, отвечавшего за массовый рекрутинг в IRB — мы приступили к разработке новой системы специально для массового рекрутинга. На разработку первой версии ушло около года. Над созданием проекта трудились сорок разработчиков под чутким руководством Александра Суслова, который ранее управлял IT проектами в MediaMarkt. Cуммарные расходы на создание и тестирование системы составили 70 млн руб. Запуск пилотной версии состоялся в августе 2019 года.

Забегая вперёд, скажу, что по опыту внедрения нашей системы SolvoPro на предприятиях с распределённой сеткой филиалов, нанимающих массово линейный персонал, мы имеем следующие результаты:

• на 30% эффективнее используется бюджет, выделенный на рекрутинг,
• на 30% сокращается стоимость подбора сотрудников,
• на 50% быстрее закрываются вакансии,
• на 43% больше кандидатов оказываются наняты,
• 15 минут требуется на обучение персонала работе в системе,
• 50% – средняя экономия времени директора филиала на подбор персонала.

Ниже на схеме расчёт для организации с 300 филиалами, в каждом из которых директор тратит в день один час на подбор персонала. Освободив по 30 минут в день каждому из 300 директоров с помощью SolvoPro, компания высвобождает 11,7 млн рублей в год на решение других оперативных задач. Неплохо, да?

И главное, ради чего всё это делается, – на 20% повышается выполнение планов выручки у точек-филиалов.

То есть для компании налаженная система массового рекрутинга глобально означает: увеличение выручки, рост прибыли, снижение текучки, сокращение затрат на рекрутинг и снижение транзакционных расходов при замене персонала.

Тут отмечу, что наша система SolvoPro подходит не только крупным компаниям вроде KFC, у которых сотни ресторанов по всей стране. Даже относительно небольшой структуре из 2-5-10 магазинов/точек SolvoPro ровно так же помогает сэкономить время и деньги на подборе сотрудников, увеличить прибыль подразделений благодаря видимому сокращению издержек и простоев. И окупится внедрение в считанные месяцы.

Как мы оценивали задачи, которые должна решать SolvoPro — система рекрутинга нашей разработки

Мы решили, что SolvoPro должна обеспечить HR-директору или руководителю по подбору персонала полный контроль за подбором. В режиме реального времени. В масштабах всей компании, города или выбранного подразделения. Должна быть возможность интегрировать все источники подбора в систему и подключить к ней кадровые агентства, чтобы оценивать объёмы и контролировать качество выполнения работ, позволить директорам добавлять кандидатов пришедших «с улицы». Такой принцип обработки информации позволит быстро и объективно оценить ситуацию с набором в компании, а также продемонстрировать результаты собственникам или топ-менеджменту, не затрачивая много времени на сбор данных и формирование отчетов.

Система должна помочь выявить узкие места на каждом из этапов трудоустройства. Если массовый подбор персонала неэффективен не потому, что HR-отдел плохо работает, а потому что процедура трудоустройства сложна и затянута, или потому что директора подразделений не проводят собеседования – это будет видно. И, отслеживая ситуацию в режиме реального времени, точно понимая «узкие места» процесса рекрутинга, можно будет выстроить систему, работающую упорядоченно и по-немецки точно.

Давайте рассмотрим, какие задачи решает SolvoPro на разных уровнях управления.

· Руководитель отдела по подбору персонала

Частая проблема: сложно оценить эффективность рекрутеров и источников подбора, не погрязая в большом количестве таблиц и разрозненных данных.

Решение SolvoPro: потребности каждого подразделения в персонале отображаются онлайн. Все источники подбора сосредоточены в одном месте. Можно увидеть, какой источник поиска кандидатов или какой рекрутер даёт больший поток соискателей, у кого выше конверсия приглашённых на собеседование или трудоустроенных.

· Рекрутер

Частая проблема: коммуникация с директорами занимает много времени; зачастую они просто не предоставляют обратную связь; потребность подразделения в персонале может быть уже неактуальной на момент записи кандидата на собеседование – но рекрутер этого не знает.

Решение SolvoPro: все отклики собираются в личный кабинет рекрутера; потребность каждого подразделения в персонале, а также график проведения собеседований отображаются онлайн.

· Директор подразделения или филиала

Частая проблема: так как у директора много задач по операционному управлению подразделением, у него нет времени на HR-рутину и некогда обучаться новым сложным системам.

Решение SolvoPro: система с предельно простым, интуитивно понятным интерфейсом, в которой собраны кандидаты со всех источников. Возможность предоставлять обратную связь и двигать кандидатов по воронке в один клик. Все кандидаты записываются на собеседование именно на то время, когда директору удобно их принять. Система отображает, кто из кандидатов на каком этапе находится, что позволяет контролировать процесс трудоустройства и ничего не упускать из виду. Обучение работе в системе занимает всего 15 минут. Буквально – 15 минут.

· Территориальный управляющий, управляющий регионом или HR BP

Частая проблема: нет инструментов для контроля комплектации и подбора персонала своей территории/региона.

Решение SolvoPro: каждый управляющий видит ситуацию с набором в каждом своем подразделении, система ежедневно отправляет информационные письма о количестве собеседований и трудоустроенных кандидатах, а также списки кандидатов, по которым не предоставлена обратная связь. Можно согласовывать, корректировать или отклонять заполненную потребность каждого подразделения своей территории.

· Кадровые агентства

Частая проблема: у агентств нет своей системы или в ней нет инструментария для директоров подразделений. Вся коммуникация и учёт ведутся в почте и в таблицах Excel.

Решение SolvoPro: компания-клиент может создать личный кабинет для рекрутеров агентства в SolvoPro, если у агентства нет своей системы или настроить интеграцию по API, если система есть. Как итог – директора работают в одном едином личном кабинете, а агентства видят потребности подразделений и получают обратную связь по своим кандидатам онлайн.

У системы SolvoPro нет полных аналогов в России и в мире

Стандартные сервисы рекрутинга в России создаются с прицелом на универсальность, чтобы разработчик мог продавать и интегрировать свой продукт максимально широкому кругу клиентов — от проектно-монтажных до бухгалтерских компаний. Однако универсальные, неспециализированные сервисы подбора персонала, с одной стороны, перегружены (имеют много функций «на все случаи жизни», лишь малая часть которых нужна каждому конкретному пользователю), а с другой стороны, – не имеют достаточно опций для решения узкоспециализированных задач для работы с большим числом пользователей (филиалов/точек). В то же время разработка собственных систем доступна только большим компаниям и требует большого количества ресурсов для ее поддержания и развития.

Мы же делали ставку на инновации в IT и реальное повышение операционной эффективности в сфере массового рекрутинга. Проектировали систему рука об руку с конечными пользователями продукта (рекрутерами и директорами подразделений), учитывали все их боли и потребности – это не очень типично для рынка и находится далеко за рамками решения какой-то одной задачи.

В 2021-м мы выпустили изменённую и улучшенную версию SolvoPro специально для сети Burger King. Интегрировали SolvoPro c внутренними системами Burger King, доведя автоматизацию рекрутинга до абсолюта.

В общем, мы разрабатывали систему SolvoPro под запрос с KFC, потом кое-что обкатали и докрутили при работе с Burger King, а сегодня готовы поделиться нашей разработкой со всеми желающими. Мы приглашаем к сотрудничеству компании, которым постоянно требуется набирать линейный персонал в географически разнесённые филиалы. А именно:

У нас есть бесплатная демоверсия системы, установка которой вас ни к чему не обязывает, и в которой сразу доступен абсолютно весь функционал. Никаких урезанных опций. Активировать систему можно самостоятельно, без нашего присутствия, без каких-либо ключей и разрешений. Это наша принципиальная позиция: потенциальный клиент должен спокойно и самостоятельно оценить весь функционал SolvoPro с помощью демоверсии системы, которую можно активировать без встречи с менеджером SolvoPro (если только вы сами этого не захотите).

Демодоступ даёт возможность безрискового старта: сначала HR-специалист настраивает систему SolvoPro под себя, «примеряет» к своим требованиям и бизнес-процессам, затем легко сможет подключить коллег, чтобы протестировать систему вместе. А уже потом – обоснованно презентовать выгоды от работы с SolvoPro своему руководству и принять окончательное решение. Переход с демоверсии в полнофункциональный режим – «бесшовный»: ничего менять или перенастраивать не придётся, продолжите пользоваться системой в том виде, в котором настроили её, когда осваивали демо. Организованный логичный порядок, настоящий немецкий ordnung.

Будет ли такая система полезной в работе вашей компании, как вы считаете? В комментариях готов ответить на любые вопросы и обсудить любые проблемы массового рекрутинга в России и в Германии.