Zorotime — организуйте проекты, ведите учёт рабочего времени, анализируйте отчёты

Соберите все проекты и сотрудников в одном месте. Ведите учёт рабочего времени с телефонов. Контролируйте трудозатраты и прибыльность проектов удалённо. Для команд от 1 до 1000+ сотрудников.

Основные возможности

- управление проектами и задачами

- управление командой

- учёт рабочего времени

- контроль трудозатрат и прибыльности проектов

- выставление счетов

История создания приложения очень проста. Изначально приложение разрабатывалось для автоматизации учета времени и управления проектами в двух компаниях: аудиторской и оценочной. Основными расходами в компаниях являются трудозатраты сотрудников.

Прибыль по проектам рассчитывалась «котловым методом» в конце каждого месяца без анализа прибыльности каждого проекта. С учетом роста конкуренции на рынке и ценового демпинга стало крайне важным понимать трудозатраты и прибыльность каждого проекта.

Нам было нужно простое приложение без значительных затрат времени и денег на внедрение. С учетом того, что большая часть проектов выполнялась вне офиса, было важно, чтобы сотрудники учитывали рабочие часы в реальном времени, а менеджеры удаленно контролировали проекты.

Изучив существующие на тот момент приложения, было принято решение написать свое. Мы сознательно отказались от «десктопной» версии, так как все задачи можно было быстро и легко решать в телефоне.

Приложение было написано и внедрено на двух компаниях. За полгода мы оценили все преимущества работы с приложением и увеличили прибыльность проектов более чем на 30 процентов.

После успешного тестирования и небольших доработок, было принято решение создать коммерческую версию. Для этого мы постарались максимально улучшить интерфейс, а также сделать приложение интуитивно понятным для всех категорий пользователей.

Организация проектов

Все проекты создаются и учитываются в одном месте. При создании проекта добавляется аналитика: наименование проекта, вид услуги, клиент и сроки.

Выбирается методов формирования цены: по фактическим часам или фиксированная цена. Для проектов с фиксированной ценой устанавливается бюджет времени и цена. Для проектов с почасовой оплатой устанавливаются часовые ставки команды.

Управление сотрудниками

Все сотрудники добавляются в Zorotime. Устанавливаются часовые ставки и стоимость чел/часа по каждому сотруднику. Быстро формируются команды проектов и разделяются права доступа.

Для команды проектов предусмотрено два уровня доступа: Менеджер и Участник. Менеджеры могут видеть и править все в своих проектах. Участники могут списывать время на свои проекты и задачи и просматривать историю.

Создание и распределение задач

Появилась возможность удобно структурировать проекты. Создавать и приоритизировать задачи, назначать исполнителей и отслеживать выполнение.

Учёт рабочего времени

Все сотрудники ведут ежедневный учёт рабочего времени, списывая отработанные часы на проекты и задачи в реальном времени.

При каждом списании времени добавляется: дата записи, проект, задача, количество отработанного времени и детальное описание. Время можно фиксировать по таймеру или вручную.

Управление и контроль проектов

Руководство удаленно контролирует трудозатраты и прибыльность каждого проекта в реальном времени и оперативно принимает управленческие решения.

Для контроля проектов с фиксированной ценой используются два основных инструмента: стандартный отчет по проекту и автоматические уведомления о состоянии бюджета.

В отчете по проекту отражаются: цена проекта, бюджет времени, фактические трудозатраты, процент использования бюджета, стоимость трудозатрат и прибыль. Прямо из отчета можно сделать выборку времени по датам, сотрудникам или задачам. Для детального анализа времени отчеты быстро экспортируется в Excel.

Руководство получает автоматические уведомления на почту при 50, 80 и 100 процентном использовании бюджета времени.

Для контроля проектов с почасовой оплатой используется стандартный отчет по проекту. В отчете отражаются: фактическое время, средняя часовая ставка проекта, итоговая сумму к оплате, стоимость трудозатрат и прибыльность. Для детального анализа фактических часов, ставок и сумм к оплате в разрезе каждого сотрудника отчеты быстро экспортируются в Excel.

Анализируются рабочие часы, проводятся дополнительные корректировки и формируются счета к оплате.

Планирование новых проектов

Появилась возможность просматривать и анализировать историю проектов. В результате этого значительно улучшилось качество планирования трудозатрат и формирование цены новых проектов.

У нас небольшая команда, состоящая из финансовых консультантов, программистов и специалистов по маркетингу. В настоящее время в компании на постоянной основе работают 9 человек.

В Zorotime отлично функционирует система обратной связи с пользователями. Любой вопрос или комментарии можно напрямую направить из приложения (раздел Поддержка) или написать на email: [email protected].

Приложение переведено на английский язык и размещено в Apple Store и Google Play.

Сейчас пользователями приложения являются компании, фрилансеры и физические лица из России, стран СНГ и других стран. Сферы деятельности: консультанты разных сфер, аудиторы, юристы, дизайнеры, оценщики, программисты, проектные команды, команды, работающие удаленно и многие другие.

Оплата приложения производится по тарифным планам через Apple Store или Google Play. Для российских пользователей, у которых отсутствует возможность осуществлять оплату в указанных магазинах, выставляются счета в рублях от российской компании.

Тарифы

В Zorotime предусмотрено 3 платных тарифа, цена которых зависит от количества пользователей. В рамках бесплатного тарифа можно создавать не более 3 проектов.

Все данные пользователей хранятся в Google Cloud и имеют максимальный уровень защиты.

Основными планами по развитию приложения являются улучшение существующего функционала, с учетом предложений и комментариев пользователей, а также локализации приложения в Apple Store и Google Play на 9 языках, включая испанский, итальянский, французский и немецкий.