Немецкий порядок в российском массовом рекрутинге: как система SolvoPro экономит компаниям миллионы рублей

Guten Tag, читатели vc.ru! С вами снова я, Гидо Обервальд, генеральный директор компании Teletel. В своем первом посте я рассказывал об уникальной рекрутинговой системе SolvoPro, которую мы с моим партнером Бьерном Грайффом и командой единомышленников разработали специально для массового подбора сотрудников в компании с разветвленной сетью филиалов. И сегодня я хотел бы подробнее остановиться на том, за счет чего наша система автоматизации массового рекрутинга помогает компаниям экономить, без преувеличения, миллионы рублей.

Кратко напомню о том, для чего, собственно, была нами разработана система SolvoPro.

Почему такая система массового рекрутинга была необходима?

Ясно, что успешное ведение любого бизнеса предполагает рациональное расходование средств во всех сферах деятельности компании. И процесс подбора сотрудников — не исключение. Для компаний с разветвленной сетью филиалов, работающих в таких сферах, как ретейл, клининг, общественное питание, логистика, строительство, чрезвычайно актуален вопрос экономии средств на рекрутинге. И вот почему.

В сетевых организациях основной штат сотрудников составляют кадры с невысоким уровнем квалификации, так называемые «синие воротнички». При этом такие компании постоянно испытывают кадровый голод из-за текучки персонала. А при открытии новых филиалов возникает необходимость срочно укомплектовать их штат. Работники HR-департамента и директора филиалов, в которые ведется набор сотрудников, постоянно вынуждены решать задачу комплектации штата в работающие подразделения и в те, которые планируется открыть.

Для оптимизации и систематизации процесса подбора персонала компании используют системы автоматизации рекрутинга (ATS). Но подавляющее большинство ATS, представленных на российском рынке, не приспособлены для решения задач именно массового рекрутинга. В основном они направлены на оптимизацию работы рекрутеров, экономию их времени. Однако в крупных сетевых компаниях количество рекрутеров несопоставимо с числом руководителей многочисленных филиалов. Так, в большой торговой розничной сети HR-отдел может состоять из 5−7 человек, а магазинов у компании может быть больше сотни. При этом каждый директор магазина постоянно должен отрываться от своих прямых обязанностей, чтобы решать кадровые вопросы: заполнять и согласовывать потребность торговой точки в кадрах, проводить собеседования с кандидатами и предоставлять по каждому из них обратную связь, заниматься отчетностью. В результате страдает эффективность работы филиала, а затраты компании на оплату времени директора, которое он вынужден тратить на HR-рутину, вместо того, чтобы заниматься решением операционных задач своего подразделения, могут достигать в достаточно крупной компании нескольких миллионов.

Мы с моим партнером Бьерном Грайффом за 20 лет работы в России досконально изучили сложности современного массового рекрутинга в сетевых компаниях. До 2019 года мы входили в состав совета директоров MediaMarkt, с 2013 по 2016 год —в руководящий состав Concept Group, одного из ведущих российских розничных ретейлеров в сегменте одежды, а в дальнейшем возглавили собственную аутсорсинговую компанию Teletel. Зная специфику российского сетевого бизнеса, мы с командой единомышленников разработали и апробировали инновационную систему автоматизации рекрутинга SolvoPro, предназначенную именно для массового подбора линейных сотрудников в сетевые компании. SolvoPro помогает не только оптимизировать работу рекрутеров и систематизировать данные, но и существенно сократить затраты компании.

Сколько можно сэкономить, используя SolvoPro?

Как посчитать выгоду от использования нашей рекрутинговой системы? Это несложно. Согласно данным сервиса, чаще всего в вакансиях на должность директора филиала указывается зарплата 80 тыс. рублей. Таким образом, час времени такого специалиста обходится компании в 500 рублей. Если он тратит час в день на решение кадровых вопросов, это обходится компании в 10 тыс. рублей в месяц. Если же речь идет о крупной компании, например, с 300 филиалами, компания потратит в месяц 3 млн рублей, а в год — 36 млн рублей на оплату труда 300 директоров, которые занимаются кадровыми проблемами вместо исполнения своих непосредственных обязанностей. Если же время, затраченное директором на подбор персонала, сократится вдвое, эта статья расходов компании сократится в два раза и составит 18 млн рублей в год.

Расходуя меньше времени на решение кадровых вопросов, директора филиалов получают возможность уделять больше внимания эффективному руководству своими подразделениями. В результате, как показывает практика, подразделения на 20% чаще выполняют план по выручке. А значит, компания в целом работает эффективнее и получает больше прибыли.

Опыт крупных сетевых компаний показывает, что при использовании системы автоматизации рекрутинга SolvoPro:

Быстрое внедрение в работу и надежность — дополнительная экономия.

Еще один важный фактор для сетевой компании при выборе системы рекрутинга — скорость внедрения ATS в работу. Ведь на время обучения придется отрывать тех же директоров филиалов от исполнения их профессиональных обязанностей и при этом продолжать платить им зарплату.

Так, обучение работе с некоторыми рекрутинговыми системами может занимать до 10 часов. В этом случае гипотетическая компания с 300 филиалами потратит5 тыс. рублей на обучение одного директора и 1,5 млн — на обучение 300 директоров.

Система SolvoPro устанавливается за 15 минут, а для обучения пользователей достаточно будет провести общий 40-минутный тренинг. То есть суммарно директора потратят на обучение работе с системой 12 000 минут или 200 часов, что обойдется компании в 100 тыс. рублей вместо 1,5 млн. Таким образом, только на обучении экономия составит 1,4 млн рублей.

Общая же экономия от внедрения системы автоматизации рекрутинга SolvoPro составит почти 20 млн рублей.

За счет чего компания экономит средства при использовании системы SolvoPro?

При разработке SolvoPro учитывался не только наш опыт, но и опыт крупных клиентов, таких как БК и KFC. Самое пристальное внимание мы уделили UX-дизайну. В результате получилась система, не перегруженная лишними функциями, упорядоченная, четкая и структурированная.

SolvoPro подразумевает создание пяти функциональных ролей: для центрального менеджера, внутренних рекрутеров, рекрутеров кадровых агентств, директоров филиалов и менеджеров, которые напрямую не заняты вопросами подбора сотрудников, но по долгу службы должны контролировать этот процесс, например дляHR-бизнес-партнеров или территориальных управляющих.

Все настройки системы SolvoPro для организации рекрутинга в соответствии с HR-процессами компании производятся в кабинете центрального менеджера. Как правило, это HR-директор компании либо руководитель отдела подбора. В своем личном кабинете он задает оргструктуру компании, создает личные кабинеты сотрудников, настраивает воронку подбора и т.д.

В результате все сотрудники, участвующие в процессе подбора кадров, получают доступ к необходимой им служебной информации. В своих личных кабинетах они могут видеть анкеты кандидатов и отслеживать их продвижение по воронке подбора, формировать и согласовывать потребности в кадрах для каждого филиала, формировать отчетность. И все это в системе «одного окна», без бесконечных созвонов, переписки по электронной почте или в мессенджерах. Все процессы четко отлажены, понятны.

Сам же центральный менеджер в своем личном кабинете может контролировать в реальном времени процесс подбора сотрудников как в отдельных филиалах, так и в целом по компании. За пару кликов он получает данные статистики и может оценить, насколько эффективно работают рекрутеры (в том числе внешние кадровые агентства) и из каких источников приходит наибольшее количество кандидатов.

Таким образом, HR-директор может легко увидеть «узкие места» в воронке подбора и оперативно оптимизировать рабочие процессы. В результате вакансии в каждом филиале и компании в целом закрываются быстрее, а затраты, связанные с подбором персонала, сокращаются на 30−40%.

Создание личных кабинетов для директоров филиалов — уникальная особенность SolvoPro, которая ведет к наиболее ощутимой экономии расходов на рекрутинг.

Хотя подбор сотрудников не входит в круг прямых обязанностей директора филиала, но, тем не менее, он вынужден тратить время на собеседования с кандидатами и предоставление обратной связи по каждому из них, заполнение и согласование потребности в сотрудниках, составление отчетности.

Имея личный кабинет в системе SolvoPro, директор видит анкеты всех кандидатов, направленных в его филиал для собеседования, в том числе направленных из внешних рекрутинговых агентств. При этом ему нет необходимости переключаться между системами или заполнять различные Excel-файлы. Он может также самостоятельно добавлять в систему кандидатов, обратившихся лично к нему или пришедших по акции «приведи друга». При этом система дедупликации определит, не был ли добавлен кандидат в систему ранее.

Сколько нужно сотрудников и на какую вакансию, а также удобное время для проведения собеседований, которые будут видеть рекрутеры при записи кандидатов, директор устанавливает самостоятельно.

Работа в системе «одного окна» упрощает коммуникацию директоров филиалов с отделом подбора персонала и кадровыми агентствами. В результате, работая в системе SolvoPro, директор каждого филиала тратит на решение вопросов рекрутинга линейного персонала намного меньше времени. Это позволяет ему сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях.

Рекрутерам также удобно работать в системе SolvoPro. В своих личных кабинетах и внутренние рекрутеры компании, и представители сторонних рекрутинговых агентств видят реальную потребность и графики проведения собеседований каждого филиала.

Причем для внешних рекрутинговых агентств есть возможность создать личный кабинет в системе SolvoPro или интегрировать собственную ATS агентства в SolvoPro по API (программный интерфейс, позволяющий связывать между собой различные приложения).

В результате рекрутеры могут быстрее собирать и обрабатывать отклики кандидатов, а кандидаты направляются именно в те филиалы, где есть реальная потребность в кадрах и именно на то время, когда директор готов их принять. Не возникает ситуаций, когда кандидат приходит на собеседование в филиал, а там уже нет потребности, или директор филиала не может принять кандидата для проведения собеседования.

Еще одна уникальная особенность SolvoPro — наличие личных кабинетов для менеджеров, которые не участвуют в подборе кандидатов, но контролируют этот процесс.

Такая функциональная роль чрезвычайна важна для оптимизации процесса комплектации филиалов кадрами.

В своем личном кабинете менеджеры могут в режиме онлайн отслеживать ситуацию с подбором сотрудников в каждом подразделении на своей территории, согласовывать и корректировать потребность в кадрах.

Таким образом, все сотрудники, участвующие в подборе кандидатов и контролирующие этот процесс, могут взаимодействовать в системе «одного окна». «Умные» механизмы SolvoPro, такие как система дедупликации, аналитика, автоматическое формирование отчетности и отправка уведомлений, возможность отслеживать процессы онлайн в режиме реального времени, делают процесс массового подбора кандидатов простым, понятным, четким и скоординированным.

Пользоваться SolvoPro выгодно не только крупным компаниям. Она подходит для малого и среднего бизнеса — словом, для любых компаний с двумя или более филиалами. Для организации с пятью филиалами и одним рекрутером в штате покупка системы обойдется в 24 тыс. рублей в год. В зависимости от масштабов бизнеса мы предлагаем разные варианты решений: от демократичных лицензий для облачной версии SolvoPro Professional до сложных, индивидуально разработанных концепций.

7 дней можно пользоваться бесплатной демоверсией, после чего осуществляется «бесшовный» переход на профессиональную версию с сохранением всех настроек и внесенных данных. В постоянном обслуживании система не нуждается, следовательно, затраты ограничатся покупкой лицензии на год.

Еще один плюс системы автоматизации рекрутинга SolvoPro — это ее российское «происхождение» и, соответственно, расположение на российских серверах. Это значит, что компании не придется волноваться о том, что вендор уйдет из страны, прекратит поддержку и заблокирует доступ к своим облачным сервисам. Кроме того, проблем с законом «О персональных данных» № 152-ФЗ при пользовании системой также не будет.

За сохранность данных переживать тоже не придется. Закрытый контур решения обеспечивает безопасность информации внутри системы. Из Интернета доступа к базам данных нет даже у их владельца. Взаимодействие с базами происходит только через веб-интерфейс системы или (частично) через API для агентств. Агентствам выдается персональный ключ доступа, а все вызовы логируются.

Таким образом, использование системы автоматизации массового рекрутинга SolvoPro позволяет значительно сократить расходы компании на решение кадровых вопросов за счет оптимизации процессов массового подбора персонала.

Хотелось бы узнать у читателей vc.ru, насколько эффективным, по их мнению, было бы применение системы SolvoPro в их компании? Удалось бы достичь значительной оптимизации затрат на рекрутинг с ее помощью? Буду рад также ответить на вопросы о нашей рекрутинговой системе, если они возникнут.