Тимлид, который никогда не спит, или как понять, что ваши сотрудники выгорают, до того, как это поняли они сами

Стартап вы или уже единорог, в Саратове или в Сингапуре - мы почти со стопроцентной вероятностью можем вам сказать, что вы тратите лишние деньги.

Отсутствие прозрачности, когда слабо понятно, кто что делает, и куда и сколько он потратил времени – это пробел в процессах, в который втыкаются и стар, и млад, и богач, и бедняк - в общем, почти все. Trello, Jira, Bitrix и прочие инструменты помогают частично, и пробел всегда растет, как снежный ком, в котором часть сотрудников не знает, как правильно фиксировать задачи и время, а переплачивают за это руководители бизнеса и клиенты.

Мы в Mad Devs взялись решать эту проблему - и, к своей чести, решили. В этой статье мы расскажем, как создать в компании тимлида, который никогда не спит, и как, пока спите вы, продукт Enji.ai собирает данные с ежедневных стендапов, ворклогов, работает с отчетностью из трекеров, мессенджеров и репозиториев кода в одном месте.

Мы в компании строили процессы remote-first подходу еще до того, как это стало мейнстримом в IT: команды были гибридными, а разница во времени с некоторыми коллегами могла достигать до 14 часов. Чтобы совсем не терять смысл работы друг друга, нам нужны были мини-отчеты того, какие статусы у задач, и кто и на чем застрял. Но когда команда в разных часовых поясах и единовременные стендапы нереальны, как это сделать?

Чтобы закрыть эту головную боль, мы разработали бесплатного и простого, но мощного Slack-бота под названием Comedian. Он должен был синхронизировать усилия команды без лишних звонков или встреч, экономя общее время, с чем прекрасно справляется до сих пор.

Его первоначальная версия доступна в open source, как и другие наши проекты. В бесплатной версии бот не имеет ограничений по пользователям и умеет:

Коммуницировать с вами, предлагая выбор действий

Выставить статус на рабочий день

Напомнить команде о ежедневных стендапах, отметить, если члены команды пропускают дедлайн. Он также отправляет прямое сообщение менеджеру, если кто-то не успел написать стендап вовремя.

Для некоторых команд такой простой бот — это бесплатная альтернатива Geekbot или Standuply, у которых есть лимиты на количество пользователей.

Поюзав Комика и порадовавшись своей находке, мы поняли, что нащупали очень нужную тему - очень удобно вести в одном месте каждодневную отчетность и использовать эти данные в аналитике. Так начался наш путь к Enji.ai.

Прежде чем перейти к Enji и его способностям, поясним за ворклоги, как за базу, без которой никакой прозрачности не случится.

Ворклог — краткий отчет о потраченном времени на задачу, который отвечает на следующие вопросы: сколько времени было потрачено на задачу, что происходило во время ее выполнения? В среднем, на все ворклоги за день у специалиста уходит не более 10 минут. Это как ДНК ежеденевной рутины сотрудника. Можно разделить на молекулы то, что происходит во время рабочего дня и сколько времени члены команды тратят на разные задачи. Это полезно для:

Предвосхищая некоторые возмущения, что как-то бесчеловечно требовать отписываться о том, что ты делаешь, каждые пару часов — в этой активности для самих сотрудников пользы даже больше, чем для остальных. Можно увидеть, регулярно ли отдельные сотрудники или даже целые команды превышают свои возможности. Если это так, то снять с них часть работы или сменить приоритетность задач, пока они не столкнулись с выгоранием. Проще говоря, с воркглогами отлично перекликается столь модная (и нужная!) тема, как work-life-balance.

Понимая, что ворклоги тоже надо куда-то собирать и анализировать — мы создали под это еще один инструмент, который парсил данные из Jira. Изначально этот инструмент жил отдельной жизнью и не пересекался со стендап-ботом и мы использовали его в основном для выставления инвойсов клиентам и подсчета зарплат сотрудникам, которые работали по часам.

Впоследствии мы доработали парсер ворклогов, объединили его со стендап-ботом и создали целую систему — тот самый Enji, который автоматизирует большую часть работ менеджеров и выстраивает процессы в наших командах.

Алерты

Привыкнув регулярно писать стендапы и вести учет рабочего времени, команды усваивают самые базовые процессы работы. Мы называем их Базовыми Процессами Разработки Программного Обеспечения (далее БПРПО), и это:

Когда процессы организованы, риск хаоса в проектах и рост технического долга закономерно становится меньше. Это проверено на опыте. Но как узнать, что сотрудники не следуют правилам и процессам проекта? И каковы последствия этого? Для этого в Enji.ai внедрили настраиваемые алерты.

Алерты на ранних стадиях уведомляют проектные команды о постепенно возникающих проблемах в проекте в виде коротких сообщений. Грубо говоря, это наш тимлид (и ваш тоже), который не спит и работает 24/7 — ведь боту спать не надо.

Все алерты контролируются и настраиваются через стендап-бота и могут быть настроены разные алерты для помощи менеджерам и команде. С их помощью можно следить не только за процессами, связанными со стендапами и ворклогами, но и за кодовой реализацией работ.

Система может также следить за процессами и собирать такие данные, как:

Алерты, помимо всего прочего, облегчают бремя менеджеров от операционных задач. Да, менеджера делает менеджером умение принимать управленческие решения, но пытаясь следить за сроками, объемом работ в рамках бюджета, руководитель попадает в ловушку и часто не замечает как закопался в операционных задачах. Следить абсолютно за всем, что происходит — невозможно, но и перестать следить за всем тоже наивно. Enji.ai берет это на себя.

Кстати, менеджер может анализировать алерты в виде отчетов, графиков и рекомендаций, так как они подсвечивают то, что нарушает процессы.

Отчеты — это головная боль любого отдела и компании в целом, даже от самого слова становится больно. Но без отчетов нет прогнозирования и расчета бюджета и, в целом, управления на основе данных. И здесь Enji.ai может капитально помочь. Покажем на самых разных примерах отчетов, которые можно собирать с помощью нашего инструмента. Будет много и подробно.

Маржинальные отчеты

В системе есть ряд настроек, которые могут проанализировать маржинальность IT-команд/проектов в различных разрезах. Это информация о том, сколько реально стоит час сотрудника, или сколько стоила в разработке та или иная фича. Так заказчики и команда могут планировать бюджет.

Сводный маржинальный отчет по проектам

Он позволяет проанализировать как меняется картина доходности по каждому из проектов компании (IT-отдела/IT-команды) от месяца к месяцу, а также видеть все суммы по месяцам и общую сумму за год. Еще можно определить, становится ли проект убыточным и стоит ли пересмотреть рейты сотрудников для клиента.

Маржинальный отчет по сотруднику

С его помощью можно проанализировать, какие расходы на сотрудника были потрачены, сколько часов всего залогано и в каких проектах были задействованы эти часы.

Сводный маржинальный отчет по сотрудникам

Он дает нам возможность изучить доходность каждого сотрудника с подсчетом общих сумм по-месячно, за год и общую сумму. Есть фильтры по типу проекта (внутренний, коммерческий), в котором работает сотрудник.

Кроме того, если ввести дополнительные данные об операционных расходах, можно автоматически рассчитать внутреннюю стоимость часа работы сотрудника для компании. Так, если появится новый проект, можно легко подобрать сотрудников под бюджет, зная планируемую маржинальность.

Проектные отчеты

Благодаря Enji.ai можно получить полную прозрачность, и люди которые управляют проектом (ПМы, продуктовые менеджеры, тимлиды, заказчики) смогут в любое время анализировать показатели проекта:

*Кумулятивная информация – это про отклонение от плана по часам в проекте и по каждому сотруднику в отдельности, а также график сгорания часов на проект. Когда один сотрудник задействован сразу на нескольких проектах, вне зависимости от того, насколько квалифицирован и опытен человек, риск не выполнить обещания в срок на одном или сразу всех проектах резко возрастает.

Отслеживание прогресса активностей команды ежедневно, еженедельно и ежемесячно помогает анализировать эффективность команды и увидеть моменты, где и что можно улучшить. Это про оптимизацию.

Сбор информации о текстовых стендапах помогает понять настроение у каждого члена команды и где начинается путь к выгоранию и срыванию сроков и результатов. Если кто-то стал реже писать о проблемах или перестал делиться положительными моментами, это может быть сигналом проблем в команде. Значит, цели проекта могут быть под угрозой.

Кстати о выгорании. Этот процесс также автоматизирован – в системе для этого есть отчет “предиктор выгорания”. Он оценивает состояние сотрудника и предупреждает, что у человека, возможно, есть проблемы, с которыми ему надо помочь.

Кроме этого, чтобы не полагаться только на стендапы и ворклоги — мы добавили функционал, который дает информацию о том, когда и с кем у сотрудника назначены 1-1 созвоны, где можно выписывать краткое содержание того, как себя чувствует человек, какие были проблемы и что было предпринято для их решения.

Сегодня ментальное здоровье – не просто разговорчики в строю, а база для крепкой стабильной психики – читай – жизненно необходимо. Enji.ai может стать подушкой безопасности для компании в борьбе с переработками у сотрудников.

Планирование вовлечения сотрудников

Для менеджеров также был создан специальный инструмент, который отвечает за планирование того, кого и куда можно в будущем привлечь. В этом отчете они могут увидеть сотрудников которые распределены по проектам, недогружены или перегружены и тех, кто скоро освободится.

Это, например, помогает сократить время для коммерческих предложений. Менеджеры заранее готовят партию сотрудников к новому проекту, как консервацию на зиму.

Для отчета мы также добавили функционал, который определяет, сколько для компании стоит сотрудник на бэнче.

Кастомные отчеты в Metabase

Благодаря Metabase возможно построить кастомные отчеты по нужной выборке из базы данных. Доступ как в сам инструмент, так и в отдельные коллекции и отчеты настраивается гибко.

Есть готовые отчеты для финансового и HR отделов. Так счета клиентами, начисление зарплат и учет рабочих часов в соответствии с законодательством становится проще.

Автоматические отчеты

Система автоматически создает сводку того, над чем работала ваша команда разработчиков вчера или за прошедшую неделю. Информация извлекается из репозиториев кода, Jira (или другого инструмента учета задач), текстовых сообщений с ежедневных созвонов и других источников.

Мы не используем внешние сервисы искусственного интеллекта, машинного обучения или больших языковых моделей. Весь контент обрабатывается локально.

С отчетами закончили. Осталось добавить еще небольшие, но приятные возможности функционала Enji.ai. Они касаются настраивания “под себя”.

Для настройки системы есть административная панель. В ней можно настраивать:

Приложение для сотрудника

Мы не забыли о сотрудниках . Для их стороны тоже есть свой функционал. Что в это входит:

Сейчас благодаря Enji.ai и всем плюшкам, в наших командах обеспечивается прозрачность и синхронизация, а у заказчиков никогда не возникает вопросов куда были потрачены деньги. Все счастливы.

Вы тоже можете стать прозрачными. Enji.ai можно потестировать бесплатно уже сейчас на заранее оговоренный период времени. Мы поможем его развернуть в вашей компании взамен на отзывы, идеи и багрепорты.