Как начать работу с фрилансером: пошаговая инструкция для бизнеса

Подходим к процессу с умом

Предположим, вам нужна рекламная листовка, есть текст для нее, и вы нашли дизайнера, который сможет ее визуально оформить. Прежде чем делать ему заказ, определитесь с тем, что конкретно вы хотите получить.

Вариант первый — вы даете дизайнеру техническое задание. Соответственно, исполнитель должен выполнить его максимально точно. Этот вариант подойдет вам, если вы неплохо разбираетесь в той сфере, к которой относится ваш заказ (в данном случае — в графическом дизайне). Как вариант, можно найти отдельного специалиста, который составит для вашего исполнителя техзадание.

Второй вариант — вы рассказываете специалисту о своих пожеланиях. Вы полагаетесь на профессионала и доверяете ему решение о том, как будет выглядеть конечный результат работы.

После того как проведена предварительная работа и выбран исполнитель, вы назначаете лицо, ответственное за общение с ним. В нашем случае будет логично, если им станет маркетолог, специалист по рекламе или хотя бы руководитель отдела продаж вашей компании. Кроме того, вам нужно решить, как именно данное ответственное лицо будет общаться с исполнителем. Можно, конечно, вести переписку по почте или через мессенджер, но лучше использовать специализированный сервис наподобие «MadeTask». Сервис похож на CRM-систему, но предназначен для работы не с клиентами, а с подрядчиками.

Итог всех ваших предварительных обсуждений с фрилансером должен быть четко и понятно сформулирован в техническом задании. Если вы выбрали первый вариант работы (предоставление специалисту ТЗ), то исполнитель должен с ним ознакомиться и подтвердить, что сможет его выполнить. Если же вы предпочли второй вариант работы, ТЗ подготовит сам подрядчик.

Техзадание утверждается письменно обеими сторонами и прилагается к договору. Чем сложнее работа и чем выше цена договора, тем более подробным должно быть ТЗ. Если вы станете использовать автоматизированный сервис для работы с фрилансерами, статус заказа будет отражаться в вашем личном кабинете.

Кстати, учтите, что техзадание составляется до оплаты и до начала работы. Дополнять техзадание во время или после окончания работы исполнителем некорректно. Если же такая необходимость все же возникнет, будьте готовы доплатить.

На этом этапе необходимо еще раз обговорить с исполнителем все условия работы: что он для вас сделает, в какой срок, за какую стоимость, как будет осуществляться оплата. Советуем уточнить: сможете ли вы вносить правки в работу и в каком объеме; при каких условиях работа считается выполненной и принятой.

Допустим, специалист предлагает вам дизайн листовки в двух вариантах на выбор. Работу он готов выполнить в трехдневный срок и при условии 50%-й предоплаты, с внесением двух корректировок. Корректировки дизайнер обещает внести в течение одного дня. После оплаты второй части суммы он снимет «водяной знак» и отправит вам макет в формате pdf. Если со всеми этими условиями вы согласны, отражаете их в договоре.

Отметим, что устные обещания никакой юридической силы не имеют. Утвердив все договоренности письменно, вы избежите недоразумений и недопонимания. Это значительно облегчит вам работу, если вы планируете регулярно делать фрилансеру заказы. При работе в сервисе «MadeTask» вся переписка с исполнителем будет храниться в одном месте.

Оплата фрилансеру обычно осуществляется на личный счет, к которому привязана карта, либо на расчетный счет. Не забудьте сохранять чеки и платежные поручения.

Если вы используете сервис «MadeTask», то оплату также можете осуществлять с его помощью. Таким образом, заказчики применяют эту платформу для того, чтобы ставить подрядчикам задачи, контролировать их исполнение, оплачивать работу и т.д. Сервис особенно хорош тогда, когда приходится одновременно работать с большим количеством фрилансеров, в том числе с людьми, которые живут за границей или являются гражданами других государств.

Благодаря сервису можно сотрудничать с любыми физлицами, включая тех, кто имеет статус ИП или самозанятых. Самим фрилансерам применять платформу тоже удобно, так как они получают гарантию оплаты выполненных работ. Свои средства они выводят без оплаты комиссий.

После того как работа выполнена и оплачена, остается закрыть документы. Так, если вы общаетесь с исполнителем по электронной почте или через мессенджер, вы можете обменяться с ним сканами акта выполненных работ. Если же работаете через «MadeTask», документы будут сформированы автоматически.