Как общались в Superdao

Начну с “большого спасибо!” Азалии Нураевой в частности и команде Superdao в целом за то, что делятся своими такими ценными HR документами.

Коллеги выложили в общий доступ хорошо структурированные и описанные HR процессы своего проекта. Изучаю и многое беру себе в работу. Сейчас как раз работаем с командой над политикой коммуникации

Ниже переведенный мной вариант на русский язык, а здесь оригинал Политики коммуникации, которая была принята в Superdao. Можно понять из каких блоков состоит документ, что коллеги брали за основу и “провалиться глубже” в детали по дополнительным ссылкам.

Надеюсь, будет полезным 🤓 поехали 👇

🦸 Привет, Суперкоманда! Получение лучшего результата за кратчайший период времени - основной принцип нашей работы. Поэтому мы собрали здесь наши основные политики и рекомендации. Они помогают нам построить высокоэффективную систему коммуникаций в Superdao.

Что включено?

• стиль общения
• коллаборации в команде
• звонки и встречи
• управление временем

Чтобы понять, как работают коммуникации в Superdao, вам нужно знать о нашем стиле общения. Стиль определяет то, как мы общаемся в Superdao и отвечает за наш замечательный командный дух!

Tone of Voice — здесь подробно описан наш стиль общения.

Общение между командами может быть настоящим искусством! В Superdao команды часто сотрудничают, как в рамках мелких задач, так и на проектах крупного масштаба.

Чтобы обеспечить успех этих совместных проектов, мы собрали основные принципы сотрудничества между командами. Узнайте больше об этом Сотрудничество в команде

Slack - наш основной инструмент коммуникации. Мы очень ценим его. Эффективно, когда нужно быстро найти нужного человека и связаться с ним напрямую. Кроме того, это позволяет организовать продуктивное общение в чатах.

Однако, используя такой эффективный инструмент, нужно помнить о пространстве друг друга в информационной сфере. Вот несколько важных инструкций ⬇

• 1 сообщение всегда лучше. Мы стараемся избегать разделения информации по одной теме на несколько сообщений. Если много информации, поместите ее в отдельный файл, напишите дайджест ее содержания и отправьте одним сообщением с прикрепленной ссылкой на файл. Готово!
• Используйте ветки при обсуждении одной темы для лучшей навигации в чате.
• Упоминайте людей. Так они не пропустят важное сообщение в чате (но избегайте чрезмерного использования этой функции!)
• Вставляйте эмодзи, которые мы используем вместо хэштегов для быстрого поиска в сообщениях.
• Используйте реакции, много реакций!

Чаты

Чаты могут быть публичными (их можно найти, введя их название в поиск, они открыты для всех) или приватными (они не отображаются в поиске, и к ним можно присоединиться только по приглашению от администратора).

Кроме того, у нас есть несколько общих чатов, в которые каждый член команды присоединяется автоматически:

• 🦸 #superteam

💡 Это наш командный чат с самой важной информацией. Нас здесь много. Не отключайте уведомления в этом чате, так как он важен для каждого члена команды.

Основное содержание чата:

— Важные новости и документы, касающиеся всех

— Представление новых членов команды

— Новости об окончании сотрудничества

— Отчеты за первую неделю

— Superdigest

Эмодзи-хэштеги чата:

:intro используется для представления новых сотрудников

:firstweek для отчетов о первых неделях в Superteam

:gmsuperteam для нашего еженедельного GM спецвыпуска от команды People

:slackhack помогает найти все хаки в Slack, которыми мы поделились

:events для новостей о различных событиях

Процессы работы в чате:

Superteam DAO news! - это форма, которую мы используем для передачи новостей о нашей команде DAO и объявления о проводимых в ней опросах.

P.S.: самый важный момент, который мы хотим подчеркнуть - будьте внимательны к информационному пространству друг друга! Случайные вопросы, предложения, неформальные разговоры и другие увлекательные, но не связанные вещи приветствуются, но в чате #random 🙃

• 🎲 #random

💡 Это чат, где мы говорим обо ВСЕМ! Нет правил. Здесь будет много веселья и полезной информации. Но вам не обязательно читать его постоянно: отключите уведомления в рабочее время, чтобы мы вас не отвлекали. Вечером, когда вы не работаете, вы можете посмотреть, что происходит. Вы будете в курсе событий и будете ближе к команде!

Эмодзи-хэштеги чата:

:superplaylist - наш регулярный спецвыпуск, где сотрудники делятся своими музыкальными плейлистами

:hbsuperteam используется, когда мы хотим поздравить с днем рождения сотрудника

:events для новостей о событиях

• 💼 #org-processes

💡 Здесь мы обсуждаем различные рабочие процессы. Лучше оставить уведомления в этом чате включенными!

Основное содержание чата:

— уведомления об отпусках и выходных

— новости о структурных изменениях

— предложения на основе инициатив команды

— другие операционные вопросы

Процессы работы в чате:

— Заявка в Операции — здесь вы можете задать вопрос для обсуждения ветки Операций

— Заявка на Устройства - эта форма позволяет вам попросить одолжить устройства компании

— Форма Обратной связи позволяет оставить неанонимную обратную связь

— Привет, People помогает связаться с командой People

• 🏆 #progress

💡 Это чат для наших крупных побед и важных достижений!

Процессы работы чата:

— Делитесь прогрессом — это форма, где вы можете рассказать нам о успешно выполненной задаче. Это сообщение также будет опубликовано в чате #superteam

• 👥 #referrals

💡 Здесь вы можете порекомендовать потенциального отличного сотрудника! Вы также можете прикрепить резюме и портфолио рекомендуемого человека.

Личные сообщения и уведомления

Да, мы легко доступны друг другу через личные сообщения в Slack. Однако есть несколько вещей, которые вам нужно иметь в виду:

• Все мы работаем в разных часовых поясах и в различные часы работы. С одной стороны, мы постоянно доступны: наши чаты и личные сообщения могут быть активны 24/7. Тем не менее, если кто-то связывается с вами вне ваших рабочих часов, это не означает, что от вас ожидается ответ или выполнение задачи немедленно. Это требует определенного внутреннего баланса от получателя сообщения: помните, что вы можете ответить в рабочее время.
• С другой стороны, мы стараемся быть внимательными и уважать личное время и границы друг друга. Поэтому, при возможности, используйте запланированные личные сообщения, чтобы передавать информацию своим коллегам в подходящее время дня. Избегайте установки задач с уведомлениями ночью.
• Если коллега не знал ваш график или ваш часовой пояс, и сообщение пришло ночью или вне ваших рабочих часов, не стесняйтесь обсудить это непосредственно. Нет ничего лучше прямого общения! Просто вежливо попросите его впредь воздерживаться от этого 🙂
• Если это становится проблемой, и такой тип общения продолжается, дайте знать команде People. Мы разберемся в ситуации и поможем исправить ✌

Telegram

Это еще один из наших инструментов коммуникации. Однако на данный момент мы не используем его так часто.

Он все еще служит чатами наших существующих хабов, где мы обсуждаем различные операционные вопросы, а также неформальные темы (бытовые вопросы, предложения по проведению мероприятий и т. д.).

Первый момент, который мы хотели бы подчеркнуть: избегайте большого количества встреч и звонков! Не поймите нас неправильно, мы не предлагаем их пропускать. Скорее наоборот, мы стараемся использовать асинхронное общение везде, где это возможно. Это способствует успеху удаленных команд.

📞 Zoom — наш основной инструмент для видеозвонков.

Если звонок короткий, срочный или включает только 2 человека, вы можете звонить прямо в 📞 Slack

Совещания команды — вот список типов встреч, которые мы проводим

• 30 мин — временной лимит для стандартного управленческого совещания (синхронизация, планирование, управление, брифинг)
• 60 мин — наш стандартный временной лимит для коллективной рабочей сессии

Вот несколько важных правил, которые помогают достичь продуктивности на встречах: 💡 Если синхронизация или встреча имеют более 4 участников, они должны иметь модератора/ведущего, ответственного за ведение повестки дня и строгий контроль времени.

Наш принцип — фиксированное время, переменный результат. Мы не позволяем превышать запланированное время встречи.

💡 Если вы часть Superdao, на встречах мы бы хотели, чтобы вы говорили кратко и держались по существу. Это наша фирменная черта!

Мы хотим подчеркнуть : избегайте большого количества встреч и звонков. Нет, мы не предлагаем их пропускать. Вместо этого мы стараемся использовать другие виды коммуникации везде, где это возможно. Постарайтесь быстро понимать содержание чатов и диалогов с коллегами. Это способствует успеху удаленных команд.
_________________________________

Присоединяйтесь в мой ТГ канал для HR-ов
там масса полезной информации 👇🫶