Как сохранить нервы, когда Jira удаляет твой аккаунт со всеми данными и внедрить «свой Гугл» для командной работы

В статье мой личный опыт и первые шаги по структурированию знаний и выстроении нового онбординга для командных игроков.

Как сохранить нервы, когда Jira удаляет твой аккаунт со всеми данными и внедрить «свой Гугл» для командной работы

Друзья, привет! Меня зовут Иван, я основатель CLUB.ORG.

Пару статей назад я рассказывал о своём стартапе и кратко о его пути и будущем. Сегодня поделюсь немного «внутренней» кухней, как и зачем мы (я и команда) начали структурировать накопленные и новые знания.

Это часть не относиться к знаниям, которые накапливают участники CLUB.ORG (об этом будет отдельная статья), а рассказывает именно о процессе формирования знаний команды проекта.

Зачем нужна структурированная база знаний для компании?

Тут можно долго перечислять про хаос, удобство, важность хранения данных и т.д..

Но, на самом деле, всё просто - экономить деньги и накапливать капитал:

  • когда всё «по полочкам», сотрудники тратят меньше времени, вы экономите на ФОТ (фонд оплаты труда)
  • процессы онбординга становятся проще, легче и быстрее, когда вся нужная информация сегментирована и доступна в рамках «одного окна»
  • накапливаемые знания = это напрямую капитал, который имеет вполне реальную оценку в качестве нематериальных активов.

Да, конечно, звучит всё красиво, пока мы не дошли до этапа внедрения. Но тут каждый должен сам взвесить «за» и «против» и увидеть долгосрочную перспективу и положительный экономический эффект, а он точно будет.

К слову, я застал ещё те далёкие времена, когда говорили, что внедрение CRM - это напрасная трата времени и денег.

Как я пришел к решению о структурировании знаний

Вообще, для меня это очень большой путь, длинною в несколько лет. Раньше всегда мы использовали таблички, гугл доки, другие гугл сервисы и информация более менее накапливалась и хранилась. За исключением пары проектов.

Но в этом году всё это добро начало превращаться в хаос, часть информации стала теряться, а онбординг новых командных игроков стал превращаться в ад с кучей ссылок из разных источников.

Мы начали терять время и деньги.

И, наконец-то, я пришёл к тому, что нам нужно делать «свой Гугл» - единое пространство для структурирования и хранения знаний с удобным поиском.

И желательно, чтобы это был уже готовый сервис.

Лирическое отступление про Jira

Раз уж я написал в заголовке, то кратко расскажу. Одна из моих команд более 8 лет использовала Jira + Confluence для трекинга проектов и хранения знаний.

Но, после всем известных событий, нам без предупреждения удалили аккаунты без возможности переноса данных.

«Дак как нервы то сохранить в этой ситуации, кэп?». Да очень просто)) делайте заранее бэкапы и будьте параноиками - они выживут, потому что готовы даже к зомби-апокалипсису.

Ну и повезло тем, у кого была развёрнута версия с установкой на свой сервак.

Эта история сформировала новый опыт и критерии выбора решений для команды.

Критерии выбора сервиса для базы знаний

Исторически сложилось так, что перед выбором любых сервисов для командной работы, я делаю свой список требований, потом уже мы совместно выбираем решение.

В данном случае он был такой:

  • Российский сервис. Не только для того, чтобы здесь хранить свои данные, но и иметь гарантии что нам «не помахают рукой» и скажут «до свидания», вместе со всей нашей рабочей инфой.
  • Быстрое внедрение. Для меня теперь нормальный срок 1-3 месяца.
  • Удобный поиск по материалам.
  • Канбан-доски.
  • Сегментация материалов.
  • Возможность делать нужное оформление статей = хороший редактор.
  • Возможность вставлять видео с Ютуба и воспроизводить его в статье без перехода.
  • Разграничение доступа к материалам для разных пользователей.
  • Возможность приглашать «читателей» на отдельные материалы без доступа ко всей библиотеке знаний.
  • Удобный интерфейс для «читателя» материалов.
  • Адекватная поддержка.
  • Цена.

Звезды сошлись не случайно

На самом деле, выбор решения - оказалось той ещё задачей. Но череда случайных (а может и нет) событий привело меня к ребятам, которые делают Teamly.

Я люблю vc.ru и читаю его с 2014 года (кто помнит, тогда он был «ЦП»), здесь у ребят большая активность и их трудно не заметить. Команда Teamly присоединилась к моему проекту «Авторы с Уолл-Стрит». Так я познакомился с основателем сервиса Виталием Чесноковым и взял у него интервью.

Кстати, именно с той встречи ко мне приелся термин «свой Гугл», т.к. фактически так и есть: мы накапливаем постоянно базу знаний и у нас появляется возможность быстро найти все нужные ответы. Начиная от какого-нибудь регламента для проведения мероприятий, заканчивая набором полезных ссылок для онбординга новых командных игроков.

Первые шаги и внедрение

Покажу немного «внутрянки». Вот так, например, выглядит панель управления сервисом.

Как сохранить нервы, когда Jira удаляет твой аккаунт со всеми данными и внедрить «свой Гугл» для командной работы

Вот так добавляются материалы, которые можно сегментировать:

Вот так работает поиск по материалам: нужные материалы стразу выскакивают по отрывкам фраз:

Как сохранить нервы, когда Jira удаляет твой аккаунт со всеми данными и внедрить «свой Гугл» для командной работы

А вот так замечательно и без излишеств выглядит часть базы для группы пользователей «читатель»:

Как сохранить нервы, когда Jira удаляет твой аккаунт со всеми данными и внедрить «свой Гугл» для командной работы

Как я писал в самом начале - мы делаем первые шаги по внедрению. Поэтому знакомство с Teamly только начинается.

Объективную оценку, все плюсы и минусы, я уже расскажу через пару месяцев, когда мы закончим полностью внедрение, наполнение и т.д..

Что уже точно решили - на основе Teamly делаем ещё и базу знаний проекта «Авторы с Уолл-Стрит» для всех внутренних участников. Как это выглядит и работает я поделюсь в отдельной статье.

А ещё у ребят есть крутая, на мой взгляд, традиция - рассказывать об обновлениях своего проекта на регулярных конференциях и одна из них совсем скоро - 17 апреля.

Поэтому, если хотите узнать как внедрить базу знаний, которая будет не только помогать, но и даст хороший экономический эффект для бизнеса, приходите к ним.

Конференция бесплатная, вот ссылка.

Т.к. я постоянно «топлю» за пользу нетворка и соц. капитала, советую обязательно сходить. Ведь там вы не только узнаете про базы знаний, но и качественно расширите свой нетворк - там точно будет много крутых предпринимателей и представителей разных отраслей бизнеса.

Спасибо за внимание! Всем добра и позитивного настроения.

Поделитесь в комментариях - а вы уже пришли к тому, чтобы структурировать знания у себя в проектах или по прежнему не видите в этом перспективы?

4949
106 комментариев

У них можно бекап выгрузить? Если нет, то не факт. что они тоже не сгорят в один момент.

«Бэкап Шрёдингера - состояние любого бэкапа остаётся неизвестным до того, как его попробуют восстановить.
Любопытно почитать подробности оригинального эксперимента Шрёдингера с котом. Для бэкапов этот эксперимент очень актуален. Бэкапы реально находятся в состоянии Шрёдингера до тех пор, пока не попытаешься выполнить восстановление. До этого они существуют и не существуют одновременно, так как если восстановить данные не получится, то это и не бэкап был...»

3
Ответить

Ну в этих ребятах я уверен. Даже если что-то случиться, то они бэкап сделают за клиентов, они очень дорожат репутацией. Это же ребята из QSOFT

1
Ответить

Про "Бэкап Шрёдингера" не слышал)

1
Ответить

Никогда не говори "ЦП".
Никогда.

3
Ответить

Это почему это?)

Ответить

Всегда говори всру!

Ответить

Делюсь. Давно уже структурировали.
Честно говоря, не понимаю зачем тратить такие деньги на базу знаний.
Моя мне обошлась в 10К настройка и ежегодное продление домена и кусочек хостинга. Сделана на docuwiki. Очень удобно, гибко настраивать, легко управлять.

2
Ответить