Сбор требований к проекту. Зачем PM-у уметь выявлять требования и фиксировать их с заказчиком проекта?
Сбор требований — это процесс определения, документирования и управления потребностями и требованиями заинтересованных сторон. Сбор требований проводится на этапе инициации проекта менеджером проекта, так как без чёткого понимания запросов заказчика не получится определить содержание проекта.
Для несложных и типовых проектов содержание можно определить быстро, и оно может оставаться неизменным на протяжении всего жизненного цикла проекта. Для проектов с высоким уровнем уникальности процесс определения содержания может превратиться и для заказчика, и для менеджера проекта в процесс выявления постоянных открытий, в результате которого представление стейкхолдеров о проекте может кардинально измениться. Из-за этого PM-у нужно на первичных этапах собрать и зафиксировать требования к проекту.
Процесс сбора требований включает в себя следующие шаги:
1) Определение стейкхолдеров.
2) Выявление требований.
3) Анализ и ранжирование требований.
4) Согласование и утверждение требований со стейкхолдерами.
Определение стейкхолдеров
Прежде, чем начать собирать требования, необходимо выявить всех заинтересованных лиц (стейкхолдеров), которые будут пользоваться системой. Чем точнее будет этот список, тем полнее будут требования. Об этом мы говорили в предыдущей статье:
Заинтересованные стороны/Стейкхолдеры - лицо, группа лиц или организация, которая может влиять, на которую могут повлиять или которая может воспринимать себя подвергнутой влиянию решения, операции или результата проекта. Заинтересованные стороны могут быть непосредственно вовлечены в проект, так и косвенно воздействовать на него.
Выявление требований
Готовясь к взаимодействию с заинтересованными сторонами, сначала соберите письменный материал в виде анализа процессов и вариантов использования. Заинтересованные стороны должны быть вовлечены на протяжении всего процесса сбора требований. Они предоставляют возможность квалифицировать, количественно оценивать, проверять и подтверждать другие выполненные аналитические действия, а также позволяют проверять ваши основные предположения, быстро предоставляя обратную связь.
Существует множество различных техник сбора требований, которые помогут лучше понять, что же хочет заказчик. Рассмотрим основные из них чуть подробнее:
1) Проведение опроса/Проведение интервью. Отлично подходит для получения подробной информации от отдельных лиц, может выполняться в устной или письменной форме.
2) Мозговой штурм. Групповая техника, которая предоставляет широкий спектр идей и информации для дальнейшего анализа. Мозговой штурм хорошо подходит для внутренних проектов.
3) Наблюдение за работой. Оценка роли или процесса, с точки зрения взаимодействия с пользователем. Больше подходит для внешних проектов.
После сбора требований необходимо проверить, являются ли требования конкретными. Непонятные требования не могут быть реализованы.
Правильно сформулированные требования должны быть:
- соответствующими целям проекта;
- понятными и чёткими;
- значимыми;
- хорошо структурированными;
- тестируемыми/измеримыми.
Анализ и ранжирование требований
Матрица отслеживания обычно записывается в электронную таблицу и предоставляет следующую важную информацию:
- Источник/источники требований. С помощью этой информации разъяснение или проверка требований по мере раскрытия дополнительной информации помогает обеспечить эффективное и действенное создание вашего пакета требований. Это помогает обеспечить выполнение всех требований.
- В случаях, когда временные или финансовые ограничения сокращают проект, понимание требований помогает поддерживать сбалансированные решения и приоритизаровать определенные направления проекта.
- Помогает отследить доставку того, что заказчик просил и за что заплатил. Согласование объема/цели – это когда мы не обеспечиваем недостаточное или избыточное выполнение, обеспечивая соответствие требований достижению одного или многих пунктов объема проекта.
- Матрица отслеживания помогает в тестировании и контроле качества. Она фиксирует, как будет проверяться каждое бизнес-требование, и кто будет проводить это тестирование.
Цель использования отслеживания требований состоит в том, чтобы вы не сбились с пути и собирали необходимые данные. Оно помогает вам двумя способами: отслеживает, как развивались требования, и как вы собираетесь обеспечить выполнение и проверку этих требований.
Согласование и утверждение требований со стейкхолдерами
После сбора и пиритизации требований необходимо окончательно утвердить с заказчиком какие требования будут формировать окончательное содержание проекта, возможно от каких-то требований заказчик в конечном итоге и откажется.
Участники проекта должны подтвердить, что сформированные требования являются правильным отражением потребностей сторон. PM в свою очередь, подтверждает, что озвученные требования будут выполнены в результате реализации проекта.
Сам процесс утверждения требований может быть оформлен формально или отдельно в документальном виде, но зачастую требования закладываются в паспорт проекта.
Заключение
На последок поделюсь несколькими железными правилами по сбору требований:
— Клиент не всегда знает чего хочет, а Вы тем более — всегда спрашивайте и не перебивайте;
— Убедитесь что требования удовлетворяют технике SMART — Конкретные, измеримые, согласованные, реалистичные и имеют временные границы;— Проясняйте любые сомнения (через общение);
— Создайте четкий, краткий и исчерпывающий перечень требований после сбора и поделитесь им с заказчиком;
— Подтвердите Ваше понимание требований компании (воспроизведите их);— Избегайте разговоров о технологиях или решениях до тех пор, пока требования не будут полностью поняты.