Кто такой Спонсор проекта и почему PM-у нужно уметь с ним эффективно взаимодействовать
Как говорили в предыдущих статьях существует несколько ключевых ролей стейкхолдеров, сегодня предлагаю разобраться в том, кто такой Спонсор проекта и чем он отличается от заказчика проекта.
Проекты - это инструмент, с помощью которых компании достигают свои глобальные цели, а успешная реализация проектов имеет решающее значение для эффективности организации и общей прибыльности. Высшее руководство организации зачастую верхнеуровнево курирует все основные проекты при помощи заинтересованных сторон (Спонсоров проекта), которые наделены ресурсами и властью влиять на реализацию того или иного проекта.
Спонсор проекта - лицо, предоставляющее ресурсы и поддержку для проекта, программы или портфеля и ответственное за успех. Зачастую это один из топ-менеджеров компании, который действительно заинтересован в реализации проекта или проектов и отвечает за успех мероприятия в целом.
Заказчик проекта - ставит бизнес-задачу для проекта, определить результат проекта и его составляющие, обозначает критерии приёмки, согласовывает документацию проекта.
Что делает Спонсор:
- Предоставляет бизнес-контекст, экспертные знания и рекомендации руководителю проекта и команде проекта;
- Предоставляет поддержку и ресурсы (деньги, компетенции, связи) для проекта;
- Поддерживает проект, включая его “продажу” во всей организации, чтобы обеспечить финансирование и приоритетность проекта;
- Помогает получить выгоды проекта после его завершения;
- Эскалирует вопросы, которые выходят за рамки полномочий руководителя проекта;
- Действует как дополнительная линия связи и наблюдения с членами команды, клиентами и другими заинтересованными сторонами;
- Принимает высокоуровневые решения;
- Устраняет препятствия, дефициты ресурсов или времени;
- Мониторит прогресс и выгоды проекта.
Выше перечислил основные активности Спонсора проекта, но важно помнить, что Спонсор взаимодействует на каждом этапе проекта от Инициации и до Закрытия проекта.
Коммуникация PM-а и Спонсора
Отношения между Cпонсором проекта и Менеджером проекта являются одним из главных ключей успеха проекта, но PM-у стоит понимать, что он в любом случае менее влиятельный сотрудник, чем Спонсор, соответственно время второго дороже, а ответственности больше. Поэтому Менеджеру проекта нужно сделать со своей стороны всё возможное, чтобы облегчить общение.
Есть несколько простых правил:
1) Нужно всегда проявлять инициативу и проактивность, активно коммуницировать, рассказывать про актуальный статус проекта. Ваша работа заключается в успешном завершении проектов, но так как бывают ситуации, когда без Спонсора не найти ресурсов или пересогласовать условия с Заказчиком, то в ваших интересах получить поддержку.
2) На берегу установить зоны ответственности и согласовать, кто за что отвечает, где Менеджер проекта может самостоятельно принимать решения, а где потребуется привлечение Спонсора.
3) Не бойтесь обращаться к Спонсору, не смотря на статус топ-менеджера. У вас общие цели в этом проекте, поэтому станьте командой.
4) Никогда не замалчивайте проблемы, если не можете их решить, тем более без привлечение Спонсора.
Заключение
Не смотря на то, что в рамках проекта именно Менеджер проекта отвечает за результат, со стороны топ-менеджмента также существуют сотрудники, которые заинтересованы в реализации проекта и которые берут на себя ответственность успешного закрытия проекта.
PM-у важно выстроить прозрачные коммуникации со Спонсором своего проекта, чтобы эффективно и оперативно решать рабочие вопросы вне зоны своего влияния для успешного закрытия проекта.