Увеличил чистую прибыль фермерского хозяйства на 30% с помощью одной таблицы в экселе. Уверен, у вас получится так же

За два года я перестроил подход к управлению фермерским хозяйством. Мы научились рассчитывать точные даты продажи, объёмы и цены продукции, что позволило увеличить чистую прибыль на 30% и полностью оправдать инвестиции.

О хозяйстве.

Меня зовут Валерий Синельников. У нас с партнерами фермерское хозяйство. Я занимаюсь финансами и управлением, а мои партнеры — агрономией и производственными вопросами.

У нас в совместном использовании с партнерским КФХ 1400 га в Волгоградской области, которые разделены на 2 массива по 822 га и 586 га.

Мы выращиваем зерновые и масличные примерно в такой пропорции за сезон:

· 500 га — зерно,

· 162 га — кукуруза с системой мелиорации,

· 300 га — подсолнечник,

500 га — пар.

В хозяйстве есть хлебоприёмочный пункт со складами горизонтального хранения на 3400 кв. м, лаборатория, сушилка и подработка.

Из крупной техники и оборудования:

• трактор Беларус-1523
• три колесных трактора,
• два гусеничных,
• комбайн JOHN Deere 9670 STS,
• разбрасыватель MDS 935M,
• глубокорыхлитель SSDR 9,
• дискатор БДМ 3,2
• культиватор широкозахватный КШУ-12Н,

посевной комплекс 8810-28 и др.

Персонал:

• агроном на аутсорсинге,
• 5 механизаторов,
• бухгалтер на аутсорсинге,
• управляющий.

Прозрачное управление финансами становится острой необходимостью, а не лишними заморочками.

Каждый год усиливается регулирование и возрастает финансовая нагрузка на фермера. Прежде всего, это рост производственных затрат. Уже сейчас эксперты указывают на удорожание затрат на производство примерно на 25%. Но увеличение будет продолжаться за счет роста цен на импортные семена, запчасти, технику и другие материалы.

Следующий фактор – это переход с единого сельхозналога на общую систему налогообложения, что увеличит расходы примерно на 5-7%.

Еще один фактор – это плавающая пошлина, которая влияет на рынок страны и не даёт фермеру продавать дороже. В сезоне 2021-2022 по мнению экспертов фермеры совокупно не получат выручку до 300 млрд ₽.

Отдельная категория рисков – геополитические. Они самые непредсказуемые и могут оказать огромное влияние на финансовое состояние фермера на несколько лет вперед.

Поэтому принципиально важно знать в любой момент времени, какая сейчас себестоимость, где находится точка безубыточности, по какой цене, сколько и когда нужно продать текущие запасы, сколько можно потратить на срочные нужды и на развитие.

Фактические расходы и поступления я смотрел в отчете о прибылях и убытках. Это стандартная форма, которая создается в 1С. В ней отражены расходы и доходы накопительным итогом к текущей дате. Планировать по такому отчету невозможно, поэтому отдельно я вел таблицу в экселе.

Планирование — отдельная таблица в экселе. В июне я начинал планировать год. В эксель я закладывал план по расходам и доходам на следующий сезон.

План доходов я строил по усредненной цене на соответствующую культуру и усредненной урожайности. План расходов примерно рассчитывал по предыдущим годам. Также добавлял в таблицу большие расходы на покупку техники, выплату займов и т.д.

Далее я брал остаток денежных средств на счету на начало периода — начало июля, потом разбивал расходы по месяцам. Мне было важно видеть:

• Время, когда я уйду в минус с учетом денег, которые у меня были на начало сезона. Это служило сигналом для продажи запасов со склада.

Общее движение денег по месяцам, чтобы не получить кассовый разрыв и иметь прибыль в конце года.

Я получал очень укрупненные цифры на год — отчет о движении денежных средств (ДДС). Это стандартная практика, которая позволяет большинству фермеров планировать свои финансы.

Проблема 1. Мы не знали реальную прибыль

Данные в таблице были неточными, поэтому приходилось постоянно ее обновлять и уточнять. В результате в середине года можно было получить неприятный сюрприз, когда фактическая прибыль будет явно ниже, чем запланировано, но сделать уже ничего нельзя в плане повышения урожайности.

ДДС — это некорректный отчет для управленческой отчетности, так как в нем намешаны расходы и поступления прошлого и текущего сезона. Это общая денежная масса без разбивки. Таким образом, реальную прибыль по году определить таким способом невозможно.

В лучшем случае вы увидите, что на конец июля у вас больше денег на счету, чем в июле прошлого года, но это ничего не говорит про прибыль. Ситуация становится хуже, если есть несколько юридических лиц. Представьте: первое юрлицо закупает семена на одном хозяйстве, а готовая продукция – со второго..

Нам приходилось в конце года нанимать отдельного человека, который сводил всю информацию вручную. Но опять же, это вопрос качества, доверия и времени: такую процедуру невозможно делать часто.

Проблема 2. Мы не знали, сколько можно забрать из бизнеса и как делить прибыль

Возможно, знакомая каждому фермеру ситуация, когда деньги на счете есть, но они вам не принадлежат, поэтому непонятно сколько их можно оттуда взять.

Следующая проблема — поделить доход среди учредителей. Для этого надо иметь раздельную картину по каждому сезону и тут опять начинались «танцы с бубнами» – нужно было как-то посчитать реальную прибыль, а данных не было.

Ещё одна неприятная ситуация заключается в том, что мы могли примерно рассчитать прибыль в конце сезона, но момент — только очень крупными мазками.

Проблема 3. Мы не знали, как работают наши инвестиции

Нам было сложно отвечать на постоянно возникающие банальные вопросы:

· как понять, отобьются ли наши вложения в новую систему мелиорации или в покупку нового комбайна?

· Если мы купим больше СЗР, то заработаем ли мы больше?

· Мы заработали больше в том сезоне потому, что лучше делали агрономию или за счет того, что удачно угадали с ценой в момент продажи? Что сыграло больше?

· Можно ли в этом сезоне ничего не менять и получить такую же прибыль?

Главными принципами инвестиционного менеджмента были «чуйка» — наши опыт и интуиция, производственная необходимость и наличие денег. При таком подходе можно залезть в проблемные кредиты или заморозить деньги в излишних материалах и технике.

Проблема 4. Мы не знали, по какой цене надо продавать

Это самый болезненный фактор, потому что пока мы принимали решение о продаже без цифр, мы теряли много денег. Мы для интереса делали расчеты в «крузаках». Так вот, сумма варьировалась от 1 до 3 упущенных Land Cruiser за сезон.

Мы примерно знали, какую сумму мы можем получить с учетом средней урожайности и определенного качества. Но мы не знали, какая цена для нас является оптимальной.

Расчеты, которые мы делали в начале сезона, полностью устаревали уже к середине. Поэтому мы часто попадали в ситуацию информационных качелей, когда на рынке начинались какие-то движения и все вокруг говорили, что продавать сейчас невыгодно, еще подрастет.

В реальности часто после волны ажиотажа цены снижались на 5 или 10 рублей с килограмма через месяц. Наши потери были такими: 500 000 кг*10 ₽ = 5 млн ₽. При этом мы могли спокойно продать, зафиксировав цену, которая позволяла достигнуть планового результата по прибыли.

Обычный подход к продаже у фермера — это хранить дольше и с азартом ждать роста цены каждый день. Такие азартные игры: весело, но выигрываешь редко. Основной фокус фермера — это вырастить больше урожая с оптимальными расходами и лучшего качества, а не аналитика цен. Фермер в первую очередь агроном. Но даже опытные аналитики редко могут угадать цену в будущем.

После нескольких неудачных опытов я решил поменять подход к планированию и учету в хозяйстве. Цель — автоматизировать планирование и перейти к формату, когда можно ввести всего несколько цифр в модель и получить полную финансовую картину: в текущий момент, за следующий месяц и к концу сезона.

Шаг 1. Перешли на технологические карты вместо упрощенных таблиц в экселе

Совместно с агрономом мы ввели технологические карты в разрезе каждой культуры и каждого поля. В карту заносятся все операции, которые необходимы для выращивания готового продукта.

Каждая операция детализируется на параметры, согласно которым автоматически считаются расходы. Например, вводятся параметры потребления дизтоплива, количество удобрения на гектар в разрезе поля и культуры, количество СЗР и др. Обычно мы закладываем максимальное количество операций на этапе планирования и уменьшаем их уже по факту.

Теперь в начале сезона мы знаем, сколько будет стоить выращивание каждой культуры на конкретном поле. Мы знаем точку безубыточности по ней и в целом по хозяйству, то есть, какая должна быть минимальная цена продажи, чтобы оправдать все расходы. На случай роста себестоимости топлива и материалов, достаточно ввести поправочные данные в нескольких ячейках — модель автоматически пересчитывает цифры.

Шаг 2. Используем многосценарное моделирование

Мы разработали специальный отчет бюджета доходов и расходов — БДР. В нём сводятся расходы по технологическим картам, налоги, зарплаты и прогнозируются доходы от продаж. В этом отчете мы можем менять урожайность по культурам и цену продажи за тонну. Модель автоматически пересчитывает чистую прибыль, прибыль с тонны и прибыль с гектара.

При этом мы обновили форму отчета движения денежных средств — ДДС, который автоматически забирает данные из отчета БДР

Теперь мы можем видеть все цифры в разрезе каждого поля, культуры, каждой операции, видим выгоду каждого инвестиционного решения и умеем выбирать не только с точки зрения агрономии, но с позиции потенциальной прибыли.

После изменения значений модель автоматически пересчитывается. Можно тут же увидеть выручку, валовую и чистую прибыль, плановую себестоимость с разбивкой на постоянные и переменные затраты в целом, на тонну или на га.

Одновременно данные обновляются и в отчете ДДС. В нём мы видим:

· изменения денежного потока по месяца,

· вероятное появление кассовых разрывов,

· сколько нужно продать, чтобы не допустить «тараканьих бегов» в поисках денег.

Главная выгода нового подхода — это возможность управлять хозяйством как бизнесом, а не только как производством. Смещается фокус с «как можно больше произвести» на «как больше заработать».

Это принципиальное качественное изменение в подходе. Теперь КФХ можно представить в виде системы:

1. На входе ты меняешь несколько цифр

2. На выходе получаешь нужный размер чистой прибыли.

Такой прозрачности раньше у нас не было! Теперь у команды появилась привычка принимать решения на производстве, исходя из того, какую выгоду это решение принесет в деньгах. Раньше мы не могли просчитать такую связь, производство было похоже на черный ящик.

Пример №1. Стоит ли заранее закупить удобрения или лучше сделать это по необходимости?

🔴Как делали раньше

Обычно мы закупали какую-то часть заранее, а остальное докупали в сезон, что приводило к высоким затратам.

🟢Как теперь

Мы можем быстро просчитать, как дополнительный объем удобрений или СЗР повлияет на чистую прибыль. Для этого нужно ввести цифру в технологическую карту и увеличить прогноз по урожайности.

И вот уже видно, что 1000 рублей расходов на входе превращается в 2000 рублей прибыли на выходе.

Пример №2. Стоит ли вкладываться в дорогостоящую систему мелиорации?

🔴Как делали раньше

Интуиция, опыт и наши предсказания: «Ну, в этот раз точно повезёт!»

🟢Как теперь

Берём данные и вводим их в таблицу. Увеличиваем инвестиционный бюджет и делаем гипотезу по увеличению урожайности.

Даже прибавка урожайности на 20% отбивает инвестиции на мелиорацию. Если же урожайность будет выше, то начинается чистая прибыль.

В реальности у нас получалось, что урожайность росла в 3 раза, а расходы в 1,2 раза. То есть наши 162200 га теперь по результативности равносильны 1000 га.

Пример №3. Можем ли мы позволить себе купить новый комбайн в лизинг в этом сезоне?

🔴Как делали раньше

При обычном подходе в таком решении очень много сомнений и рисков — у нас нет данных и расчётов.

🟢Как теперь

Мы можем рассчитать, какое количество инвестиций в этом сезоне мы легко «перевариваем» и сколько денег при этом у нас останется на личные нужды и развитие.

Процесс покупки становится прозрачным.

Пример 4. Вопрос на 5 миллионов: по какой цене и какой объем продавать?

🔴Как делали раньше

Раньше этот вопрос вызывал спор и конфликты в команде. У нас не было четких аргументов, которые помогли бы решить задачу.

🟢Как теперь

В любой момент времени мы видим при какой цене какой будет чистая прибыль по окончанию сезона. Поэтому когда нам предлагают такую цену, мы просто продаем и не думаем.

Мы знаем, сколько тонн нужно продать по отчёту ДДС с точностью до месяца. Поэтому мы продаем тогда, когда нам выгодно, а не выгодно рынку.

Теперь мы не ведёмся слухи и «аналитику» советчиков.

Несмотря на множество преимуществ, и у текущей системы есть недостатки:

1. Эксель не позволяет подгружать данные напрямую из 1С, потому много ручных манипуляций при внесении фактических данных.

2. В экселе нельзя кликнуть по нужной цифре и получить дополнительную расшифровку из чего она складывается.

3. Из-за работы в экселе есть ошибки в формулах и ячейках.

В 2021 году мы решили полностью автоматизировать нашу модель на базе одного из финансовых сервисов. Под нас разрабатывается специальная конфигурация, в которой любой новый пользователь может начать работать и использовать наш опыт для своего фермерского хозяйства. Мы уже внедрили данный сервис у себя и помогли нескольким хозяйствам.

Сервис позволяет реализовать любые требования управления финансами в фермерском хозяйстве. Для этого бухгалтеру не нужно выполнять дополнительную работу и специально обучаться. При этом не важно бухгалтер в штате или на аутсорсинге.

Если хотите подобное управление финансами у себя, мы готовы помочь внедрить его, с уже готовой финансовой моделью и опытом не только в управлении финансами, но и в ведении хозяйства.

Наш путь показывает, что качественный скачок увеличения чистой прибыли происходит тогда, когда фермер начинает управлять своим хозяйством с позиции цифр, а не только агрономии. И первый шаг в этом направлении — прозрачная управленческая отчетность.