Машиночитаемая доверенность (МЧД): что это такое и как она работает?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой цифровую версию классической бумажной доверенности, предназначенную для подписания электронных документов. МЧД оформляется в формате XML и содержит все необходимые сведения о доверителе, уполномоченном лице и его полномочиях. В повседневной речи МЧД часто называют электронной доверенностью.
Основные функции МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) необходима для официального подтверждения полномочий сотрудника или внештатного работника на подписание электронных документов от имени компании или организации.
В чем отличие МЧД от обычного скана доверенности?
МЧД кардинально отличается от простого скана бумажной доверенности. Машиночитаемая доверенность создается в специальном формате и подчиняется строгим требованиям к содержанию, что позволяет различным информационным системам автоматически извлекать и обрабатывать данные, содержащиеся в МЧД.
Почему были введены МЧД?
Введение машиночитаемых доверенностей было направлено на повышение безопасности в процессе использования электронных подписей внутри организаций. Ранее сотрудники использовали для заверения документов два основных способа:
1. Сертификат электронной подписи юридического лица: Этот метод отличается высоким уровнем безопасности, однако не всегда позволяет точно определить полномочия конкретного сотрудника. Сертификаты действительны до момента их истечения.
2. Копия закрытого ключа подписи руководителя: Этот способ является крайне рискованным, так как любой, кто имеет доступ к ключу руководителя, может выполнять любые действия от лица компании.
С 1 сентября 2024 года для подписания документов от имени организации сотрудники и уполномоченные лица смогут использовать только личный сертификат электронной подписи физического лица. При этом для подтверждения полномочий к подписанным документам будет прикладываться машиночитаемая доверенность. Данный подход значительно повышает уровень безопасности как для самой компании, так и для сотрудников.
Когда начнут действовать машиночитаемые доверенности?
С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать сертификаты с реквизитами юридических лиц. Срок действия уже выданных сертификатов продолжает действовать, но после их окончания все документы от имени компании должны будут подписываться с использованием сертификатов физического лица и сопровождаться машиночитаемой доверенностью.
Как работает МЧД и что входит в её состав?
Нормативная база, регулирующая использование машиночитаемых доверенностей, уже сформирована, но на практике её применение всё ещё вызывает вопросы. Рассмотрим основные аспекты:
Процесс создания доверенности
Для оформления МЧД руководитель или другой уполномоченный сотрудник заполняет все необходимые поля, после чего подписывает документ своей электронной подписью. Готовая машиночитаемая доверенность отправляется на хранение в распределённый реестр Федеральной налоговой службы (ФНС) и в корпоративную информационную систему.
Где хранятся машиночитаемые доверенности?
МЧД могут храниться в различных системах в зависимости от того, где они были созданы и подписаны. Это может быть корпоративная информационная система или внешний реестр, такой как реестр ФНС.
Способы отправки и использования МЧД
Сотрудники могут отправлять машиночитаемую доверенность несколькими способами:
1. Отправка отдельным файлом: Сотрудник находит МЧД в системе, прикрепляет её к подписанным документам и отправляет получателю.
2. Указание номера МЧД: В этом случае система автоматически передаёт данные из доверенности, используя её номер. Получатель документов вводит этот номер, чтобы получить все необходимые сведения.
Как отозвать машиночитаемую доверенность?
Если у сотрудника изменяются полномочия или он больше не нуждается в них, доверенность может быть отозвана. Директор компании подаёт заявление на отзыв в информационную систему, где хранится доверенность. Сотрудник также может отказаться от предоставленных полномочий, подписав соответствующий отказ своим сертификатом.
Какие данные включает МЧД?
Машиночитаемые доверенности должны включать следующую информацию:
- Общие сведения о доверенности (название, номер, срок действия);
- Данные о доверителе (будь то физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо);
- Информация о представителе и его полномочиях;
- Варианты передоверия;
- Электронная подпись, которой заверена доверенность.
Где применяется МЧД?
Машиночитаемые доверенности уже активно используются в системах электронного документооборота с контрагентами, Федеральной налоговой службой (ФНС), Социальным фондом России (СФР), в системах «Честный ЗНАК», ЕГАИС, Федеральной таможенной службе (ФТС), Федеральном ресурсе и Государственной информационной системе по маркировке товаров (ГИИС ДМДК). В будущем планируется расширить применение МЧД на другие государственные порталы, такие как Росстат.
Заключение
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это ключевой элемент для повышения безопасности и эффективности электронного документооборота в современной организации. Соблюдение всех нормативных требований и внимательное отношение к деталям помогут избежать ошибок и нежелательных ситуаций. Если вы хотите узнать, как сделать МЧД правильно и кому она необходима, или вам требуется помощь в оформлении машиночитаемых доверенностей, компания Pos-life всегда готова помочь вам разобраться в этом процессе и обеспечить надёжное оформление всех документов.