Всем привет! Меня зовут Антон Романов, и я познал дзен — за 10 лет работы в «Первой Форме» через меня прошло 100+ клиентских и внутренних проектов. За это время я научился управлять процессами так, чтобы по минимуму расходовать запас нервных клеток. Конечно, форс-мажоры случаются, все мы люди, но мне удалось свести их количество к минимуму.
О том, как удалось этого достичь психологически, я, если хотите, расскажу в следующей статье. А в этой поделюсь цифровыми фишками, которые помогают мне управлять IT-проектами.
Цифровое рабочее место операционного директора: без Jira и MS Project
«Первая Форма» разрабатывает, продвигает и внедряет собственное BPM-решение. Наши проекты и процессы разделены на два вектора:
- внутренний, где мы разрабатываем «начинку» нашей системы;
- вендорский, в рамках которого мы взаимодействуем с клиентом, кастомизируя, настраивая и внедряя решение.
Сегодня только про внутреннее направление.
Как я уже упоминал, я контролирую процессы в компании уже 10 лет. Через меня каждый день проходят десятки задач на разных стадиях. Не потеряться в них мне помогает удобное цифровое рабочее место для электронного управления IT-проектами.
Карточки проектов помогают команде соблюдать сроки, а мне — управлять маржой и бюджетом
Мы не работаем в Jira и MS Project, всё находится внутри нашей BPM-системы. Под каждый проект заводится карточка — паспорт проекта, который аккумулирует в себе нужную информацию. Обычно мы фиксируем:
- состав команды, чтобы всегда знать, кто может подсказать что-то по задачам;
- историю взаимодействия с клиентом от первого касания, чтобы быть в курсе важных моментов;
- договор и его особенности — дополнительные соглашения и продажи, NDA, любые документы;
- трудозатраты всех вовлечённых сотрудников, которые позволяют управлять бюджетом проекта, рассчитывать маржу, прогнозы по срокам и многое другое.
В каждой карточке есть диаграмма Ганта с цветовой индикацией рисков, дедлайнами, исполнителями и возможностью проверить, соотносится ли план проекта с оплатой.
Бывает, что мы уже начали разработку, а платежи проходят несколькими траншами. Я всегда могу углубиться в детали по оплате и связаться с ответственным менеджером.
Производственные задачи: вся информация в одном месте, также без Jira и MS Project
Мы настроили отображение проектов так, чтобы их можно было контролировать как верхнеуровнево, так и детально. По необходимости я могу проверить статус задачи, написать исполнителю в корпоративном чате и посмотреть запланированные шаги.
Вся информация уже есть в одном месте. Так что не придётся бесконечно бегать «в личку» или по сторонним сервисам, вроде Jira, чтобы что-то узнать.
Индивидуальные табели трудозатрат
Как операционному директору, мне нужно знать, насколько эффективно действуют мои сотрудники, чтобы грамотно управлять командами проектов: рассчитывать дедлайны, контролировать траты, быть готовым к неожиданным заменам.
Табель отображает, насколько занят каждый специалист, на каких проектах он работает, как соотносится его загрузка с финансовым планом.
Прямо из табеля я могу назначить коллеге звонок по нашей ВКС, чтобы что-то обсудить или уточнить.
Клиент в реальном времени видит Backlog проектных задач
В нём мы храним все детали проекта и запланированные шаги. Этот раздел системы доступен и для клиента. Здесь он может увидеть свой проект и декомпозированные задачи, оценить стоимость и согласовать её за пару кликов. Так наша работа становится прозрачной.
Backlog можно выгрузить в Excel, если клиенту удобно работать там. Перед этим можно отфильтровать задачи разными способами, чтобы получить данные по статусам и финансам за определённые расчётные периоды. Это позволяет быстро получать аппрувы от клиента, не задействуя дополнительные сервисы.
Кастомные дашборды для руководителя и подсказки для сотрудников
Конечно, в каждой компании свои особенности управления внутренними задачами. Создать продукт, который удовлетворит всех, довольно сложно. В системе «из коробки» есть возможность бронировать сотрудников на проекты, управлять стандартными процессами, следить за костшитами и этапами.
Под собственные нужды мы добавили дополнительные дашборды. Но кастомизировать решение можно под любую специфику и бизнес-процесс.
Функциональный руководитель может выбрать, какие показатели вывести на главный экран, по каким сценариям будут работать производства, какие будут ограничения, какие подсказки система будет выдавать сотрудникам. Всё это не требует дополнительной разработки.
Гибкость и возможность интеграции по API с любыми системами
Однажды мы с клиентом сделали так, что «Первая Форма» стала чисто фронтальной системой, которая собирала и визуализировала данные из других сервисов в одном удобном интерфейсе.
Мы разработали кастомные API, которые принимают то, что отдаёт система. Поэтому писать код на основе других сервисов для сбора данных не нужно. Здесь всё во многом зависит от сервисов, которые нужно подключить. Но открытые API есть почти у всех популярных инструментов.
Таким образом, какие бы проекты вы не вели, систему можно настроить так, что она будет максимально удобно отображать данные.
Будем рады ответить на любые ваши вопросы!