Какой таск-менеджер наиболее актуален 2022 году? 10 признаков действительно хорошего сервиса

Хочешь улучшить работу своей команды, но не знаешь, какой таск-менеджер для этого выбрать? Определиться тебе поможет этот чек-лист «10 главных критериев, которые должны быть в сервисе».

Если ты ведёшь работу один, у тебя маленькое количество задач, и, соответственно, тебе не требуется запоминать огромные объёмы информации — можно просто вести записи в блокноте или заметках телефона. Если же ты трудишься в команде или являешься управляющим целого отдела, отвечаешь за ведение проектов — тебе поможет таск-менеджер. Фиксируй туда всю важную информацию, это очень упростит тебе работу.

Теперь о проблемах, которые возникают как раз таки тогда, когда человек пытается держать всю информацию лишь в своей голове:

1. У многих сотрудников не раз бывали такие ситуации, когда они теряли задачи, забывали, просрочивали дедлайн, еле успевали сделать сдать проект вовремя, и, соответственно, были недовольны своими результатами.

2. Ваше фокусирование сосредотачивается не на самом проекте, а на том, чтобы сохранить в памяти все дела и сроки. Естественно, ни о какой продуктивности здесь не может быть и речи, да и результаты вас вряд ли порадуют.

3. Не получается мониторить рабочие процессы команды, их уровень продуктивности и загруженности.

Чтобы избежать этих ситуаций и не допустить хаоса в работе, лидеры команд учат своих подчинённых вносить все рабочие моменты в специальные сервисы, благодаря которым можно оптимизировать управление проектами.

Но вот беда: таск-менеджеров настолько много, что очень трудно выбрать что-то одно. Неужели, чтобы не ошибиться, нужно протестировать их все и угрохать на это огромное количество времени? Нет, разумеется это не так.

Так как же всё-таки подобрать именно тот таск-менеджер, который действительно подойдёт вам и вашей команде?

Всё просто — чтобы сразу отсеять всё ненужное и неэффективное, мы собрали для тебя список, состоящий из 10 основных признаков хорошего таск-менеджера.

1. Отечественная разработка

На сегодняшний день, практически все популярные сервисы являются зарубежными. В связи с последними событиями в мире, российские пользователи не могут продлить ни одну свою подписку, а иногда их и вовсе блокируют. Если вы не хотите неожиданно для себя лишиться всех своих документов и задач - ищите именно российский вариант таск-менеджера.

Старайтесь выбрать то, что сможет помочь вам перенести все материалы из прошлого сервиса.

2. Версии, доступные для любых устройств

В большей степени, программа для управления проектами может понадобиться для использования на компьютере, но и мобильная версия тоже должна быть, чтобы в случае необходимости она всегда была под рукой.

При выборе таск-менеджера стоит учитывать, что у членов команды могут быть разные виды гаджетов, с разным интерфейсом. Опираясь на это, нужно подобрать вариант, который подойдёт всем.

3. Возможность совмещать несколько функций

Поскольку таск-менеджер является простым планером, он, соответственно, не может дать нам дополнительные инструменты, которые необходимы для работы (CRM-системы, текстовые редакторы, регламенты и многое другое). И для того, чтобы не пришлось скачивать все программы по отдельности, нужно найти такой таск-менеджер, который совмещает их в себе.

Без лишней скромности упоминаем в этом пункте WEEEK, который включает в себя не только планер, но и базу для хранения документов, CRM-систему, таск-менеджер и т.д.

4. Техническая поддержка

Чтобы адаптация команды прошла быстрее, необходима помощь техподдержки сервиса. Попробуйте проанализировать её работу на каждом таск-менеджере (скорость реакции, желание помочь и результаты вашего запроса).

5. Объединение с другими программами

Склоняйся к тем сервисам, которые позволяют формировать единую рабочую зону, содержащую в себе все ссылки, файлы и интеграции со сторонними сервисами.

6. Пробный период и бесплатная версия

Запомните одну вещь: у стоящего сервиса всегда должен быть пробный период. Если программа с ходу начинает требовать оплату - не тратьте на неё своё время. Важно сначала протестировать площадку, а потом уже в неё вкладываться.

7. Наличие внутренних чатов

При подборе сервиса стоит учитывать тот факт, что каждому подходит разный режим, поэтому, чтобы работать было комфортно всем, лучше выбирать таск-менеджер с наличием нескольких режимов.

8. Простой для понимания интерфейс и кастомизация

Наличие кастомизации - это некий приятный бонус к масштабной функциональности. Когда есть различные темы и цвета, каждый сотрудник может настроить внешний вид сервиса под себя.

А когда в сервисе всё просто и понятно - цены ему нет. Команда быстро вовлечётся и адаптируется, а это не может не радовать.

9. Возможность использования нескольких режимов просмотра материалов

Существует множество способов просмотра материалов — календарь (неделя/месяц), доски, списки, диаграммы и так далее.

При подборе сервиса стоит учитывать тот факт, что каждому подходит разный режим, поэтому, чтобы работать было комфортно всем, лучше выбирать таск-менеджер с наличием нескольких режимов.

10. Анализирование труда сотрудников

Отслеживайте рабочие процессы своих подчинённых внутри таск-менеджера: следите за выполнением задач, анализируйте результативность и уровень загруженности в целом. Далеко не в каждом сервисе есть такая функция, но, так или иначе, базовую отчётность никто не отменял (общие сведения, в которых видны подробности проектов и сотрудников).

Очень важно выбрать тот таск-менеджер, который будет подходить вам и вашей команде. Составьте перечень сервисов, которые вам больше понравились, выделите все их преимущества и недостатки. Посоветуйтесь с членами команды, послушайте их мнения на этот счёт.

После общего принятия решения и переезда, вы уже можете готовиться к процессу адаптации сотрудников.