Управление командой в удалённом формате

Когда вся работа проходит в офисном помещении, руководитель может спокойно отслеживать то, как работают его подчиненные. Если же всё это происходит удалённо – следить за выполнением задач становится намного сложнее. В связи с этим, переживая за результаты, многие не одобряют такой формат. В этой статье мы поделимся с вами советами, воспользовавшись которыми, вы без труда сможете организовывать и мониторить все рабочие процессы вашей команды, даже на расстоянии.

После того, как на мир обрушилась пандемия, популярность онлайн-работы стала набирать обороты. Теперь, как ни странно, кому - то даже страшно снова возвращаться в офис. Согласно исследованиям HeadHunter, после того, как все ограничения были сняты, количество удалённых работников выросло ещё на 23%.

Естественно, практически всем такой вариант пришёлся по душе, кроме некоторых руководителей. Для них это риск, ведь невозможно узнать, чем подчиненные занимаются в рабочее время. Деньги терять не хочется, да и без контроля никуда. Итак, вот вам 7 рекомендаций по управлению своей командой на расстоянии:

Конечно, в офлайне куда проще смотреть за тем, что делают работники. Можно спокойно увидеть чем они занимаются на протяжении рабочего дня: болтают, или выполняют свои дела, насколько длительны их перерывы и т.п. Однако, иногда это приводит к не очень хорошей штуке – микроменеджменту. Такой подход означает, что начальник постоянно надзирательствует за каждым шагом своих сотрудников, не давая принимать самостоятельные решения.

Всё это портит атмосферу в коллективе и ваши отношения со всеми членами команды. Поскольку своё время вы тратите на тотальный контроль всех и вся, вам некогда следить за собственной компанией. Как думаете, это правильно? Конечно же нет. Не бойтесь оставлять сотрудников без присмотра, лучше судите по конечным результатам того, как они справляются со своими задачами.

Поскольку сейчас все коммуникационные моменты перешли в онлайн, вам необходимо создать по одному чату на каждый отдел. Это поможет избежать путаницы и не бояться за то, что кто-то пропустит важную информацию.

Многим знакома ситуация, когда все задачи и их описание “тонут” в коллективных беседах из-за бесконечного флуда. Дабы избежать таких неприятностей, заведите хороший таск-менеджер, куда будете записывать предстоящие дела и их сроки.

Если хотите быть в курсе уровня продуктивности своих сотрудников, то приучите их пользоваться таймером всякий раз, когда возникает новая задача. Результаты будут внесены в отчетность, чтобы вы могли провести анализ того, какое реальное количество времени подчиненные тратят на свои обязанности.

Многие успешные менеджеры придерживаются мнения, что чаще на производительность любого удалённого сотрудника способны влиять различные отвлекающие вещи (социальные сети, шум соседей, болтливые коллеги). К счастью, с этим можно бороться. Здесь есть 2 метода: наказание и поощрение. В первом случае вы можете держать всех своих сотрудниках в “ежовых рукавицах” (сформировать строгий график, запретить социальные сети и посещение бесполезных сайтов, контролировать все перерывы и перекуры и т.п). Но вы же понимаете, что данный подход потребует определенных вложений и затрат времени? Да и мотивация всего коллектива будет только снижаться, неся за собой последствия в виде низкой работоспособности. Было бы вам приятно, если ваше начальство ходило за вами по пятам, не давая свободно вздохнуть? Думаем, что нет.

Поэтому, настоятельно рекомендуем воспользоваться методом поощрения. Так и команде будет хорошо, и вы будете знать, что классные результаты не заставят себя долго ждать. Ведь если человек знает, что его труд будет вознагражден – он более серьезно настраивается на работу.

Если вы хотите, чтобы ваша команда была едина и каждый работал в нужном направлении – не забывайте об укреплении корпоративной культуры и транслировании ценностей организации. Создайте регламент деятельности — расскажите о назначении фирмы и её обычаях, разработайте свою стратегию и обговорите её с остальными (каким образом будут выстраиваться удалённые рабочие процессы, когда будут выдаваться отпуска и др).

Внутри WEEEK есть сервис База знаний. Там вы можете собрать все инструкции, полезные материалы и прочее. Доступ к этим документам будет у каждого сотрудника.

Чтобы иметь возможность следить за результатами и работой команды, утвердите еженедельные совещания, выбрав какой-либо день (например, пятница). Ведите обсуждения по поводу того, что было реализовано за эти дни, какие ошибки были допущены, какие задачи предстоит решить на следующей неделе.

А чтобы отслеживать процесс работы над задачами в течение недели, вы можете использовать таск-менеджер. В WEEEK есть возможность вести задачи в формате канбан-доски или недельного календаря. Так вы будете видеть какой загруз у каждого участника команды, на чём фокус и нужно ли что-то подкорректировать.

Сохранять высокий уровень мотивации сотрудников в условиях удалёнки – дело не из лёгких. Тяжело сконцентрироваться, когда вокруг столько внешних раздражителей, отвлекающих от дела. В таких случаях поможет обсуждение с подчиненным его перспектив. Если он будет иметь чёткое представление о том, что у него есть все шансы на повышение – его мотивация взлетит до небес. Он станет более собранным и продуктивным, стараясь выложиться по максимуму.

На самом деле, в поддержании стимула сотрудников нет ничего сложного. Нужно просто выстроить с ними качественную коммуникативную связь, прислушиваться к их мнению, укреплять корпоративный дух. Наверняка многим откликнутся ценности вашей компании и они не побоятся идти за вами.