«У людей не было выбора». Как B2B компания спустя 9 лет пришла к автоматизации бизнес-процессов

Одни сотрудники сносят здания. Другие занимаются валкой, обрезкой и посадкой деревьев. Третьи сдают технику в аренду. Есть люди, которые помогают с переработкой отходов. Несмотря на разноплановые услуги в ООО «Овира» используют 1 программу для контроля, управления и повышения эффективности.

Мы поговорили с директором Тримайловым Сергеем и его заместителем Лягушевичем Юрием о том, почему спустя 9 лет работы они решили автоматизировать процессы компании.

Уже 2 года сотрудники Овиры работают в Upservice. Программу им посоветовал партнер. До ее внедрения задачи людям проговаривались: «Вася принеси-подай. Вася принес. Вася — молодец». Контроль исполнения тоже был на словах, просто спрашивали, сделал или нет. Результат работы оценивали по выполнению финансовых показателей.

«В нашей компании все заказы закрываются финансовыми актами. Например, с нами заключили договор на снос здания. Василий приехал и снес здание. Бухгалтер выставила заказчику акт выполненных работ. Когда нам возвращается подписанный акт — это и означает, что сотрудник молодец.

Мы приняли решение работать через Upservice и у людей не было выбора. Если ты даешь сотрудникам право выбирать: внедрять что-то новое или работать как есть, то выберут второе.

Сразу было непонимание и отрицание, мол, без программы нормально работали. В течение месяца они разбирались с функционалом и учились ставить задачи. Совершали ошибки, но ничего в этом страшного.

Интересно, что новые сотрудники без возражений начинают работать в Upservice и им все понятно через день».

— Почему вы решили автоматизировать некоторые рабочие моменты?

— В любом случае, когда компания развивается, необходим какой-то инструмент, с которым легче контролировать задачи компании в целом. Зачем держать 50 заявок в голове, когда можно вести их учет в программе?

— Расскажите, как Upservice помогает вашей компании?

— У нас на сайте есть онлайн-чат Upservice и мы активно пользуемся менеджером задач.

Через Upservice удобно контролировать задачи. Нам важно, чтобы все задачи были выполнены в срок. Важно контролировать конечный результат. Например, сколько времени отработала автовышка на объекте.

Upservice позволяет решать вопросы и проблемы, которые могут возникнуть при работе с заказами. Например, нужен счет за аренду автовышки. Заходишь в нужную задачу, там за секунды находишь его. Не звонишь в бухгалтерию и не отвлекаешь других людей от работы. Вся информация по аренде будет в задаче: кто был ответственным за передачу техники и в какие даты использовали автовышку.

Вот другой пример. Нужно снести здание. Срок выполнения тендера 20 дней с момента подписания договора. Когда у тебя таких 30 договоров в квартал, то нереально контролировать сроки исполнения без программы.

В Upservice ставишь задачи на сотрудников в день заключения договоров и потом, понимаешь: на сколько дней, какие задачи и кем были просрочены. И наоборот, видишь кто и сколько задач выполнил в срок.

Мы работаем с одной фирмой экологов. У нас много совместных задач. Чтобы контролировать работу и не забывать информацию по задачам, я предложил их директору поработать в Upservice.

Получается «Овира» — заказчик, а фирма экологов — исполнитель. Через Upservice, в конкретной задаче можно создать акт выполненных работ. Переписка и файлы сохраняются и в случае чего, легко найти информацию. Все ведется в этой программе.

Благодаря Upservice поднимается дисциплина. Сотрудники ничего не забывают, документы все на контроле и ничего не теряется. Они планируют рабочее время как им удобно. Не нужно к 8:00 ехать в офис, чтобы согласовать накладную, заключить договор или выставить счет.

Мы экономим много времени на лишних передвижениях, а процессы по документообороту ускорили. Например, мастер из Могилева может за пару минут согласовать продление аренды техники.

Обычно как происходит, идешь к управляющему, чтобы подписать счет. Потом — в бухгалтерию. Ждешь пока оплатят и т.д. Хорошо, когда компании есть программа, в которой можно ставить задачи на согласование. Это уменьшает объем работы. Тебе не нужно лично встречаться с людьми, чтобы согласовать документы.

Без мобильного приложения Upservice уже никак. Все в телефоне. Видно кто и как выполняет задачи. Нет бесконечных перезвонов с сотрудниками. Платежи согласовываются через приложение. Любую информацию по задаче можно быстро найти в пути. Для руководства удобно и для выездных сотрудников. Где бы ты не находился, чтобы ты не делал, с Upservice всегда будешь в курсе событий организации и сможешь управлять ей.

— Чтобы вы посоветовали руководителям, которые сомневаются в автоматизации бизнес-процессов?

— Не сомневаться ни на секунду. Вы сэкономите время, будете видеть загруженность сотрудников и сможете объективно оценивать их работу. Главное поработать 2-3 месяца. Привыкаешь, разбираешься и все потом легко.

Ведь что важно для руководителей? Выполнение должностных обязанностей, контроль исполнительной дисциплины и финансового состояния организации. Всего этого можно достичь с Upservice. Главное понять возможности системы, чтобы применять инструменты программы в рамках своей компании.