Как компьютерному клубу работать с контрагентами?

Хотели еще? Получите, распишитесь! Материал "Как открыть собственный компьютерный клуб и не сойти с ума" оказался весьма популярен. Воодушевленный обратной связью, я продолжаю наш экскурс.

В этот раз подниму тему работы с контрагентами. Поделюсь рекомендациями, с чего начать, на какие моменты обращать внимание, как выстраивать отношения и так далее. И расскажу, как это было с нашими клубами F5.

На повестке следующие вопросы:

Какие бывают контрагенты?

Где искать и как выбрать?

Как начать работу?

Как проверить?

Сразу оговорюсь, что речь пойдет, в основном, про постоянных контрагентов, а не разовых. Разделим их на три условные группы:

Здесь, как не сложно догадаться, все, что связано с продукцией и материалами. В случае с КК это: стройматериалы, еда, напитки, кальяны и сопутствующие им товары (если в вашем клубе такое заведено). Сюда еще можно отнести компьютерное железо.

Пул контрагентов, занимающихся обслуживанием и работоспособностью вашего бизнеса: ремонтники, интернет-провайдеры, специалисты по инженерным вопросам, клининг и.тд.

В эту категорию отнесем юридическое сопровождение, бухгалтерский учёт, рекламу и продвижение, монтаж электропроводки.

Следует отметить, что в каждой категории есть своя специфика. Однако общий алгоритм начала работы должен включать в себя:

Эти простые этапы помогут первично сохранить нервы и уберечь от самых банальных ошибок на этом пути.

Чтобы их найти, далеко ходить не надо – всемогущий Интернет в вашем распоряжении. На официальных сайтах производителей и оптовых баз есть все контакты. Но не останавливайтесь на первом объявлении в поисковике, лучше потратить время и сравнить как можно больше поставщиков. Также вам может прийти рассылка, и не исключен вариант, что торговый представитель сам выйдет на вас, как было у нас с PepsiCo.

С продавцами товаров работает старое правило рынка – хочешь хорошую цену, иди к производителю! С ним проще, надежнее и (скорее всего) вы получите лучшую цену. Последнее, кстати, в этой категории контрагентов является для нас одним из ключевых факторов. Даже если производитель не работает с мелкими заказами, он наверняка направит вас к своему официальному дистрибьютору или подскажет региональные представительства.

Низкая цена хоть и соблазнительна, однако не должна быть решающим фактором в выборе контрагента. Важно понимать, что не каждый “дешевый” поставщик готов работать по безналу, предоставлять отсрочку платежа, организовать для вас правильную логистику в соответствии со спецификой вашего бизнеса. Прогнозировать сроки и надежность поставок также непросто, если подрядчик не очень-то ответственный человек.

На примере наших клубов F5, для нас важна не только закупочная цена, но также постоянное наличие товара на складах поставщика и регулярные поставки. Большое количество точек доставки при минимальной партии означает минимум две, а то и три отгрузки в каждую из точек еженедельно. На начальной стадии работы по закупке заморозки мы сотрудничали с одной из оптовых баз. Цена была ниже, чем у поставщиков, хоть и с наличной оплатой. Пока количество точек не разрослось, мы выкупали большое количество продукции раз в неделю, забивали морозилки до отказа, в целом, были довольны. Постепенно, с нашим ростом и повышением спроса на продукцию, одной отгрузки в неделю перестало хватать. Увеличивались расходы на логистику, процедура закупки становилась сложнее и отнимала много времени.

Было принято решение обратиться к производителю и выйти на официального дистрибьютора. Да, цена оказалась выше, чем на оптовой базе, но мы избавились от головной боли:

Наконец, самое главное – мы сэкономили кучу времени и решили проблему с логистикой ценой чуть большей стоимости.

При выборе поставщиков услуг, в том числе узкоспециализированных, вам в помощь профи.ру, Авито, Яндекс Услуги и еже с ними. Ищите на площадках, внимательно и подробно читайте отзывы, обязательно включайте критическое мышление в процессе. Оцените, какие проекты были успешно закрыты, насколько этот опыт релевантен вашим потребностям, насколько крупные заказчики были у этого агента.

Помимо этого я посоветовал бы обратиться к старому доброму сарафанному радио. Ни одна система рейтингов и отзывов в интернете не сравнится с реальной оценкой качества работы контрагента от ваших знакомых и коллег по цеху. Попросите соратников из смежного бизнеса дать вам хорошую наводку. Как пример: на контору по обслуживанию вендинговых аппаратов мы вышли через производителя этих самых вендингов.

Чтобы избежать головной боли, с поставщиками товаров нужно заключать договоры. В подавляющем большинстве случаев это стандартный рамочный договор между сторонами с максимальной выгодой и минимальной ответственностью. Внимательно прочитайте договор и обсудите спорные моменты. Особое внимание следует уделить ответственности исполнителя за срыв сроков, поставку не того, что вы заказывали, условиям замены и возврата некондиции.

Если не уверены в выборе партнёра, поработайте с несколькими по разным позициям товаров. Диверсификация поставок на первых порах может быть очень неплохим тестом. Ограничьтесь небольшими пробными заказами. В случае фейла потеряете не так много. Посмотрев, как контрагенты исполняют свои обязанности, вы сразу поймете, кто лучше, а кто хуже. Да, это тяжело и отнимает много времени, но так вы сможете выбрать из всех участников рынка наиболее ответственных и надежных.

Ах да, чуть не забыл – торгуйтесь! Проведите небольшой тендер, сравните несколько предложений. Представим простейшую ситуацию: вам скидывают прайс, вы выбираете нужные позиции и делаете заказ. Вам даже в голову не пришло, что цены, указанные в каталоге, далеко не всегда жесткие, их можно и нужно уменьшать. Разумеется, обоснованно и аргументированно, не просто просить скидку, а мотивировать поставщика дать ее вам. Как?

Не стесняйтесь спрашивать. Поставщиков много – все они борются за рынок.

Что касается оплаты, старайтесь договариваться на условия “расчет по факту привоза товара”, либо “оплата с отсрочкой платежа”. Если прибегаете к предоплате, будьте предусмотрительны – ооочень аккуратно отправляйте аванс, особенно крупные суммы, потому что можете “влететь”. Никто не застрахован от недобросовестных исполнителей. Поэтому лучше выбирайте постоплату – этот способ гораздо надежнее, т.к. мотивирует партнеров исполнять свои обязательства в срок и в полном объеме.

Был у LANGAME как-то опыт сотрудничесва с Nemefist – поставщиками компьютерного оборудования. Так вот, ребята размещались на бирже, и проблема заключалась в том, что они подставляли людей, воспользовавшихся их предложением. А именно: оттягивали сроки поставок вплоть до нескольких месяцев и не выполняли обязательств. Из-за такого халатного отношения заказчики не могли адекватно планировать поставки, теряли время и деньги. А самое досадное для LANGAME – мы рисковали своей репутацией в глазах коммьюнити, предлагая такого контрагента.

Выше мы дали очень хороший совет, напомним: вы должны понимать, какой результат вы хотите видеть. Вникните в специфику работы по этому направлению. Это сильно поможет при постановке задачи и контроле за ее исполнением, а также убережет от необдуманных трат. Обращайте внимание насколько профессионально контрагент подходит к делу, какие вопросы задает, как реагирует на запросы и как вовлекается в работу. Хорошо если проявляет инициативу, советует поставщиков материалов, берет на себя задачи по закупке и доставке необходимых для работы ресурсов за вменяемые деньги.

Обязательно запрашивайте несколько коммерческих предложений у разных людей. Попросите дорогие, дешевые, средние. Я рекомендую запрашивать от 5 до 10 штук – тем самым вы формируете примерное представление о рынке и побуждаете потенциальных партнеров дать вам выбор. Анализируя эти КП, вы поймете, кто вас обманывает, кто предоставляет более выгодные условия и где вы можете попасть на деньги.

Выстраивая взаимоотношения с новым контрагентом, всегда фиксируйте все договоренности письменно! Не закрепили договоренности и свои требования – сами виноваты, не сможете ничего доказать в случае провала. Подробно обговорите свое видение задачи: что нужно сделать и как, сроки, стоимость. Если контрагент неправильно интерпретировал вашу цель и желаемый результат на старте, а договоренности не были прописаны, то вас с вероятностью 99% будет ждать непредсказуемый результат. В худшем случае потратите деньги на переделку, время на поиск нового подрядчика и нервы в бесконечных спорах.

Вот вам наш живой пример.

При расширении киберспортивного центра F5 на Щелковской мы нашли строительную фирму: хорошие отзывы, стоимость средняя по рынку, вроде все ок. Ребята оказались инициативными, помогали в закупке материалов, казалось, всё шло по плану.

НО, общались мы только с бригадиром, в договоре не зафиксировали желаемый результат. Надеялись, что наш основной контакт в лице бригадира будет регулярно присутствовать на площадке. Как выяснилось уже позже, на объекте он появлялся крайне редко, работникам не передавал информацию в письменном виде.

Ожидаемый итог: вместо обещанного ремонта сроком на 3 недели, через 5 недель мы получили половинчатый результат. Не тот, что был озвучен бригадиру, а тот что он донес своей бригаде «сломанным телефоном». Эта ошибка заставила нас заниматься доделками и переделками фактически самим, мы буквально жили на объекте следующие две недели.

Контролируйте исполнение, вовлекайтесь и присутствуйте на объекте/в процессе работы. На старте без этого никак, контрагент новый, сработаться вам только предстоит. На заре сотрудничества вы плохо понимаете его видение и стиль работы. Не стесняйтесь проговаривать важные аспекты и вести коммуникацию в чатах или почте. В случае недопонимания вы всегда сможете аргументировано отстаивать свою позицию и апеллировать к тексту.

Рассчитывайтесь с поставщиками услуг по тому же принципу, что и с товарами – “работа вперед – оплата по результату”. Преимущества этой схемы для заказчика я уже указал, однако и исполнителю она выгодна. Чем? Сейчас контрагентам выстраивание хорошей репутации важно не меньше заработка. И если подрядчик работает по постоплате, значит уверен в качестве предоставляемых услуг.

Вот мы и подошли к этапу принятия решения:

В ситуации экономической турбулентности следует с особым вниманием относиться к контрагентам. Недобросовестные поставщики не выполняют обязательств, обманывают, затягивают сроки, делают работу некачественно, не в том объеме на который вы рассчитывали. Связаться с таким партнером = потерять время, деньги и репутацию.

Обезопасить себя помогут следующие шаги:

1. Запросите пакет документов

Нас интересует свидетельство о государственной регистрации юр.лица (ОГРН), свидетельство о постановке на учет в налоговый орган (ИНН/КПП), устав организации, копия документа о назначении директора, свежая выписка из ЕГРЮЛ.

2. Получите сведения об организации с помощью сервиса на сайте Федеральной Налоговой службы (ФНС)

Проверьте основные данные организации – https://egrul.nalog.ru/

3. Получите расширенные сведения об организации на сторонних ресурсах

Отличный вариант – www.focus.kontur.ru. Вы сможете узнать имелись ли арбитражные дела, а также посмотреть бухгалтерскую отчетность и финансовый анализ, с помощью которых можно оценить финансовую устойчивость компании.

4. Не собирается ли ваш контрагент стать банкротом?

Здесь поможет федеральный реестр сведений о банкротстве – https://bankrot.fedresurs.ru/

5. Проверьте контрагента в картотеке арбитражных дел

Картотека арбитражных дел расскажет, в каких судебных разбирательствах участвует контрагент, какие обязательства не выполняет, с кем конфликтует и почему.

6. Новый сервис от МСП

Очень удобный инструмент проверки с широким функционалом. По сути перекрывает все варианты выше.

Резюмирую все вышесказанное прямо по пунктам:

Еще раз напомню критерии хорошего подрядчика, на которые стоит ориентироваться:

В процессе работы вы увидите и на личном опыте поймете, как предсказывать и учитывать при планировании возможные эксцессы, свойственные конкретному подрядчику из вашего пула.

А с вами был Дмитрий Лукин, и до скорой встречи!