Как провести полезную встречу: секреты и чек-лист от 77 experts

Каждый из нас хоть раз бывал на неловком zoom-созвоне, где ребята сидят с выключенным звуком, смотрят сквозь экран и периодически натянуто улыбаются. Мысли у всех примерно об одном: «А ведь я сейчас мог заниматься чем-то полезным, но вместо этого сижу здесь очередной рабочий час и снова закончу позже».

Чтобы свести к минимуму такие ситуации и сделать любую встречу — как личную, так и рабочую — продуктивной и даже немного долгожданной, мы разберем каждый этап подготовки и соберем небольшой чек-лист. Идя по каждому пункту по порядку, вы легко сможете проверить себя и организовать (или подсказать коллегам и начальству) максимально полезную рабочую встречу.

Если по итогу созвона сотрудники не понимают, почему они участвуют в проекте (привет командам, которые всегда собираются полным составом «на всякий случай» и «чтобы все были в курсе») и зачем было разговаривать два часа, если полезной информации оказалось на пару сообщений в чате — значит, мероприятие организовано зря.

С одной стороны — что такого? Ведь сотруднику эти часы оплачены. Все бы ничего, только такие встречи медленно, но верно ведут к выгоранию команды. Постоянно наблюдая пустое взаимодействие и тратя время зря, сотрудники не будут лишний раз выходить на контакт и постепенно перестанут предлагать новое (вдруг снова придется обсуждать полдня? ну уж нет). И вот общаться с коллегами стало сложнее, обратной связи — все меньше, а результаты — упали.

Если вы модерируете мероприятие, обязательно подготовьтесь заранее. Сформулируйте цели и задачи, составьте краткий план беседы, поставьте событие в календарь для всех, кто должен присутствовать. Будет здорово, если вы в паре предложений пропишете повестку созвона и прикрепите к ссылке — так команда придет уже подготовленной.

Когда все собрались, идите четко по намеченному плану и разбирайте пункт за пунктом, параллельно фиксируя для себя основные моменты. Если чувствуете, что отклонились от курса — лучше вернуться и проговорить еще раз. А если коллеги хотят высказаться или предложить свое решение — супер, любая обратная связь только нам на руку.

Перед завершением обязательно спросите, остались ли вопросы, и проговорите все договоренности (кто за что отвечает, какие задачи должны быть закрыты и когда вы созвонитесь снова). Как только мероприятие закончилось, напишите резюме (кратко и по пунктам — кто, что и зачем будет делать по проекту), отправьте в общий чат и убедитесь, что все прочитали и приступили к своим задачам.

Вот и все. Всего несколько простых и понятных шагов — и очередной командный созвон стал эффективным.

Мы составили для вас чек-лист классной рабочей встречи. Сохраните его и периодически сверяйтесь — точно ли ваши созвоны ведут команду вперед или можно сделать их более эффективными?

Какие пункты вы бы добавили в чек-лист? И что лично вы смотрите на фоне во время скучных переговоров? Делитесь в комментариях.