Роль и обязанности администратора проекта в ходе его реализации
Для быстрого достижения поставленных целей каждый член команды должен ясно осознавать зону личной ответственности и выполнять доведённые до него должностные обязанности.
Важнейший специалист — администратор проекта.
Чем конкретно занимается, за что отвечает администратор в ходе реализации проекта? Об этом мы расскажем далее.
Чем занимается администратор в проектах разного типа
Фактически администратор — это член команды, который осуществляет контроль выполнения проекта на всех его этапах. Но ведь этим занимается руководитель? Да, многими вопросами здесь занимается руководитель. Однако существуют такие виды проектов, в которых много рутинной работы, к примеру разработки дорожных карт проектов, планов и графиков, мониторинга выполнения работ, организации встреч и многого другого. В плане времени это очень затратно, и этим занимается управленец (администратор).
Выходит, что администратор — это некий помощник руководителя, выполняющий рутинные работы. Ему присущи значительный конкретный опыт и квалификация в ряде сфер, чего нет, например, у офис-менеджера.
В чём состоят обязанности администратора проекта
Разумеется, тип проекта, методология управления им (топ-10 методологий) и состав команды значительно влияют на перечень обязанностей администратора. Поэтому возможны довольно значительные вариации.
Базовыми же функциями (предельно упрощённо) являются такие:
- разработка плана;
- отчётность;
- контроль над выполнением задач;
- координация их выполнения.
Если определить обязанности в официальном стиле (например, для публикации на сайтах по набору персонала), то это может выглядеть так:
- Обеспечение коммуникации (получение обратной связи, её упорядочивание, сортировка и приведение к единому типу) среди членов команды.
- Обеспечение связи с заказчиком для быстрейшей реализации рабочих задач по проекту.
- Координация работы участников команды по оперативным вопросам.
- Подготовка/проведение совещаний по обсуждению возникающих проблем (согласно избранной методологии, к примеру, Scrum).
- Журналирование протоколов совещаний как внутри команды, так и с участием представителя заказчика.
- Осуществление мероприятий по подготовке и проведению тендеров при работе с конкретным заказчиком. Обеспечение качества документов.
- Сбор информации и работа над аналитической отчётностью относительно проекта за определённый период (неделя, месяц, квартал и год).
- Помощь руководителю по оперативным задачам.
- Загрузка рабочей документации на электронные носители информации.
- Участие в разработке графиков, задач, планов, различных форм отчётности.
- Сбор и упорядочивание отчётов линейных исполнителей.
- Работа над финансовыми вопросами, в том числе над графиками финансирования, составление списков для покупки материалов и средств.
- Обнаружение проблем и возможных рисков в ходе работы команды над проектом.
- Оперативное изменение задач, сроков и базы ресурсов.
В ряде случаев в обязанности проектного менеджера работодатели включают:
- организацию обучения и повышения профессионального уровня персонала (если действует система поощрения);
- контроль над материально-техническим обеспечением рабочих мест персонала.
Таким образом, администратор — это главный помощник руководителя проекта. В сфере его ответственности вопросы организации и технического обеспечения работы команды. Он мониторит работу персонала, принимает оперативные решения и организует работу с документами по проекту.
Основные обязанности администратора
Администратор, как мы убедились, это не просто помощник руководителя, а важный член команды, обеспечивающий успех её работы.
Считать его «обычным секретарём» просто неразумно. Именно поэтому администратором может быть тот, кто обладает:
- профильным высшим образованием. В теме нужно разбираться не просто хорошо, а досконально. Если это строительство, требуется отлично владеть информацией об этапах строительства объекта, понимать, на каком этапе что важно более, а что менее. Если в работе программный проект, необходимо владеть информацией о применяемых фреймворках, IDE, языках программирования и проч.;
- хорошим владением программными продуктами, применяемыми при работе над проектом, — пакетом офисных программ, таск-менеджерами, BPM-системами, групповыми календарями, программой для визуализации бизнес-процессов и др.;
- владением избранной методологией. Безусловно, очень хорошо, если администратор знаком с разными методологиями управления проектами и хорошо разбирается в их нюансах. В этом случае он запросто приспособится к уже принятой (используемой командой) методологии;
- хорошими навыками коммуникации. Этот навык может пригодиться в самых разных ситуациях, например при проведении переговоров с представителями заказчиков, в рабочем общении в своей команде, при общении с поставщиками, иными контактными лицами;
- навыками ведения документации проекта, включая стандарты, согласования, формы, техническую документацию и многое другое.
Чем администратор заниматься не должен
Во-первых, он не должен выполнять работу других членов команды или же «подгонять их косяки».
Зачастую бывает так, что к администратору относятся как к почти бесправному члену команды. В результате его обязывают выполнять поручения руководителя, не связанные с непосредственными обязанностями, иногда по формуле «принеси-подай».
Проблема, однако, в большинстве случаев заключается не в самих должностных обязанностях, а в том, что у непосредственного руководителя нет опыта, или же в недопустимом стиле его руководства. На постсоветском пространстве часто избирается авторитарный стиль управления, так как здесь присутствует «Красная» корпоративная культура, работающая по формуле «Я начальник, ты дурак». Это, конечно же, категорически недопустимо.
В действительности администратор проекта должен быть правой рукой руководителя, способным его заменить при необходимости. Руководитель и администратор работают слаженно и сообща при реализации проекта. Только в этом случае конечные усилия всей команды могут привести к успеху.
Источник: официальный канал Projecto на Дзен