Как оптимизировать рабочий процесс в праздники
Согласитесь, все мы любим праздничные и выходные дни. Как говорится, отдыхать — не работать. Но сегодня есть десятки производственных цепочек, профессий и целых бизнесов, для которых любой лишний выходной под объективным запретом. Специфика деятельности, особенности рабочих процессов и другие не менее важные обстоятельства часто становятся серьезным и даже непреодолимым основанием для отказа от еще одного «воскресенья».
В последние годы ситуация в этом смысле еще более усугубилась с появлением в производственном календаре множества новых нерабочих дней, которыми из-за переносов «обрастают», например, и без того длинные новогодние или майские праздники.
Давайте внимательно посмотрим, как без ущерба для своего дела пережить очередные праздничные выходные, кому лучше остаться в этот период не работе, а также каким образом выстраивать коммуникации и бизнес-процессы в момент, когда многих коллег или даже руководства попросту нет в офисе или на производстве.
Что говорит закон
Тут все просто: закон суров, однозначен и прямолинеен. Российский трудовой кодекс прямо говорит о том, что абсолютное большинство специалистов и целых специальностей прекращает свою деятельность в установленные выходные и праздники. Прочитать об этом подробно можно в статье 113.
Правда, есть одно «но». Работодатель в некоторых случаях все же имеет право «пригласить» сотрудника на работу и в его нерабочий день. Речь идет, например, о форс-мажорах. Это могут быть разного рода аварии и катастрофы, ЧП, угрозы порчи имущества компании и т. п. Хотя есть и гораздо более приятные причины: если работник занят в культурной сфере, привлекается для проведения какого-либо мероприятия, соревнования, обслуживания массового события, концерта и т. д.
При этом наиболее существенная группа исключений касается работ, которые попросту нельзя остановить. Это сфера услуг и продаж, деятельность специальных служб, медицинская помощь, пожарные и пр. Сюда же в целом относятся и специалисты техподдержки, сисадмины и иные работники, функции которых напрямую связаны с обеспечением работоспособности какого-либо информационного продукта или среды, ПО и т. п.
Важно также знать, что работа в праздничный день или в установленный законом выходной оплачивается работнику в двойном размере. А вызов сотрудника в такой день должен быть законно, с письменным согласием оформлен, чтобы в последующем не возникло неприятных вопросов ни у него самого, ни у трудовой инспекции.
Понятно, что все эти вещи черным по белому прописаны на бумаге, но в реальной жизни они часто подвергаются некоторому переосмыслению в целях большей оптимизации работы предприятия в праздники. Поэтому сейчас предметно поговорим именно о том, как правильно настроить рабочие процессы в эти дни.
Как построить работу на праздники на предприятиях торговли
Ясно, что ключевое препятствие к тому, чтобы сохранить полноценный непрерывный рабочий режим в нерабочие дни, связано с резким сокращением штата в это время.
Поэтому, если вы продаете что-либо через онлайн-магазин или оффлайн-точку, работаете с оптовыми покупателями, важно четко и заранее структурировать свою команду по:
- сотрудникам, чья деятельность является критически важной для реализации бизнес-процессов. Это поддержка, продавцы, кассиры, складские рабочие и т. д. — та категория специалистов, которая, как правило, в том или ином объеме остается на предприятии и в праздники, и в выходные;
- по сотрудникам, которые могут быть вызваны, если произойдет что-то нештатное или понадобится заменить описанную выше «первую линию». Сюда можно отнести специалистов по снабжению, сисадминов и др.;
- по сотрудникам, которые отдыхают обычно вне зависимости от обстоятельств. Это чаще всего бэк-офис (бухгалтеры, товарные менеджеры и т. п.).
Следует зафиксировать всю эту схему особым приказом руководителя и ознакомить с ним подчиненных, чтобы ни у кого не возникало сомнений относительно того, кто и как работает в ближайшие праздничные дни.
Естественно, любой нерабочий день должен быть озвучен и подробно описан в специальном сообщении для клиентов. Это могут быть стандартные бумажные объявления в точках продаж, посты в соцсетях и на сайте, предварительные рассылки через электронную почту, мессенджеры и т. п.
Важно предельно понятно объяснить, как будет работать компания в праздники (указать обновленный режим и период его действия), а также что в эти дни она сможет предложить (или что не будет работать, например, отдел взаимодействия с юрлицами).
Кроме того, нельзя забывать, что, если на праздники планируется какая-то рекламная акция, нужно внимательно все к ней подготовить — ценники со скидками и условиями на товарах, рекламные материалы в местах присутствия клиентов, подарки и пр. Конечно, сделать это лучше под руководством маркетолога еще до начала выходных и самого акционного мероприятия. Потом, когда рекламщик со спокойным сердцем отправится отдыхать, его помощь может оказаться недоступной.
Что делают в праздники руководство и топ-менеджеры
При ответе на этот вопрос многое решают целевая аудитория и категория клиентов. У вас розничные продажи? Много клиентов именно в нерабочие дни? В этом случае управленцы (директор, его зам, руководители отдельных подразделений) часто могут оставаться на работе, поскольку непосредственно участвуют во всем происходящем.
С юридическими лицами такого, как правило, не бывает. Праздники и выходные для них — период делового затишья. Поэтому для таких клиентов и партнеров достаточно дежурного специалиста, который при необходимости сможет ответить на типовые вопросы. Кстати, такие сотрудники часто есть на торговых предприятиях и в обычные дни. Они участвуют в разрешении спорных ситуаций и разбираются с другими проблемами.
Помните, наличие «специального» сотрудника помогает сэкономить, ведь (смотрим выше) вынужденный вызов работника с законного выходного должен быть оплачен вдвойне. Следовательно, привлечение к работе любого топа в праздники или выходной по-настоящему дорого обойдется компании (особенно с учетом его и без того серьезной зарплаты).
Как тогда быть? Как не потерять нить эффективного управления даже в нерабочие дни? И здесь на помощь приходит специализированный планировщик дел, онлайн софт для контроля и планирования производственных и корпоративных задач, например Projecto.
Почему Projecto полезен в праздники
Перечислим ключевые достоинства программы в отношении нерабочих дней по порядку:
- любой сотрудник в любое время (и выходной тоже) видит весь объем собственных задач с их подробным описанием и прогрессом (с содержанием, сроками, чек-листами и пр.) и может ими управлять (отмечать выполнение, привлекать соисполнителей, отправлять на контроль и т. п.);
- руководство может даже в праздники удаленно отслеживать и оперативно контролировать состояние выполнения всего пула задач в компании. Еще удобнее это делать через мобильную версию;
- есть возможность сразу же влиять на ситуацию. Вы получаете уведомления о тех или иных событиях и можете тут же подключиться к решению задачи;
- для собственников Projecto служит постоянным окном в бизнес — всегда открытым и объективным, через которое все видно в деталях и нюансах;
- а для компании в целом Projecto — это одно комфортное пространство сразу для всех сотрудников для большой совместной работы в любом ее формате (совместная офисная, удаленная, из разных регионов).
Чтобы оценить эти и другие преимущества Projecto, можно просто посмотреть демоверсию системы.
И что в итоге? Уясним, праздники и выходные никогда никуда не денутся, поэтому к ним нужно основательно подготовиться:
- Знать соответствующее законодательство, не нарушать, но при этом грамотно его использовать.
- Четко распределить роли в нерабочие дни среди всех сотрудников.
- Установить и применять все богатство функций правильного ПО, которое поможет держать руку на пульсе в любой — рабочий или нерабочий — день.
Источник: официальный канал Projecto на Дзен