Ведение календаря руководителя
Сегодня работа большинства предприятий среднего и крупного бизнеса немыслима без использования продуктов Microsoft. Как правило, почти каждый сотрудник имеет доступ к полному офисному пакету, хотя зачастую установка такого программного обеспечения повсеместно просто нецелесообразна. Этим офисным пакетом для руководителя предусмотрен календарь, который ведется при помощи Outlook. Такое решение универсально, оно подходит и небольшим компаниям, и крупным, достигшим более высокого уровня. Но в то же время это сложный и замысловатый инструмент, понять все нюансы работы которого непросто даже системному администратору, не говоря о тех, кому он предназначен для работы.
Чем использовать в работе такой неудобный инструмент, лучше взять на вооружение более понятные и простые варианты календаря руководителей, а также сотрудников. Об одном из них давайте поговорим подробно.
Как грамотно и четко организовать рабочее время руководителя? Прежде всего нужно правильно поставить задачи для профильного программного обеспечения внутреннего пользования. Как правило, подобный софт используется в работе начальниками подразделений, директорами, руководителями департаментов, другими менеджерами разного уровня. Именно их профессиональные обязанности предусматривают:
- текущее и долгосрочное планирование собственных действий и работы сотрудников, состоящих в подчинении;
- определение целей и установка задач, которые надо решить для их достижения;
- контроль выполнения намеченного плана действий и мероприятий;
- составление графиков работы и отпусков сотрудников;
- ведения табеля рабочего времени — важнейшего документа для начисления зарплаты.
Это далеко не полный список обязанностей руководителя. Но самая важная из них — управление временем. Кроме того, управленцы решают и массу других задач. Они оценивают эффективность труда подразделений и отдельных сотрудников, нанимают на работу и увольняют, ведут разнообразную отчетность, на производственных подразделениях осуществляют контроль качества продукции, этапов производственного процесса и т. п.
При таком объеме обязанностей как не растеряться, ничего не упустить, делать всё в заданные сроки? Конечно же, выручит максимальная автоматизация трудового процесса. Эта идея не претендует на новизну. Приоритетным для достижения этой цели остается выбор оптимальных инструментов.
Варианты организации рабочего времени руководителя
Первый способ планирования рабочего времени, определения задач и контроля их эффективного решения — использование в работе записной книжки либо ежедневника, как это делалось 50, 100 и более лет назад. Кому-то такой консервативный способ проще. Но здесь высок риск человеческого фактора: при большом объеме задач и проблем что-то можно забыть или упустить. У записной книжки нет функции автоматического напоминания, и в этом ее большой минус, который может сыграть с руководителем злую шутку, а та негативно скажется на карьере.
Второй давно привычный вариант — офис-менеджеры. Это обученные люди, которым руководитель делегирует контроль организационных моментов. Секретарь либо помощник руководителя ведет график встреч, совещаний, других мероприятий, которые руководитель проводит либо принимает в них участие. Но это не единственная обязанность офис-менеджеров, поэтому нередко они пользуются в работе программными системами планирования.
Ну и самая прогрессивная категория вспомогательных инструментов — программы-органайзеры. Их устанавливают на рабочем месте пользователя в виде офлайн программного обеспечения либо частично standalone-софта. Такие помощники, в которых человеческий фактор минимизирован, облегчают работу руководителя любого звена. К числу таких органайзеров относится и Microsoft Outlook.
В чем преимущество такого софта:
- с ним удобнее намечать дела и увязывать их с рабочим графиком других сотрудников подчиненного подразделения;
- он способен автоматически уведомить о грядущем событии, отправив участнику письмо либо специальное сообщение;
- облегчает процесс согласования различных встреч, презентаций, видеоконференций и т. п.;
- он сохраняет в памяти все намеченные и исполненные действия. Это удобно для анализа, объективной оценки работы, составления отчетов;
- ускоряет документооборот. К примеру, Outlook представляет собой почтовую программу, при помощи которой удобно отправлять как индивидуальные сообщения с указаниями, так и распоряжения целой группе сотрудников. Удобно и наличие обратной связи.
Недостатки обычных программных органайзеров:
- узкая функциональность. К примеру, некоторые программы рассчитаны на работу с календарем, и только. Другие ориентированы на задачи одного работника. Отсутствует комплексная структура, элементы, входящие в систему, недостаточно связаны между собой;
- подобное ПО устанавливают на ПК, которые стоят дорого, нуждаются в системном администрировании, регулярном обновлении. С пользователями нужно проводить инструктаж, в том числе по вопросам техники безопасности и т. д.;
- нечасто есть возможность интеграции ПО с личными гаджетами сотрудников, поэтому уведомления отправляются только на рабочий стол;
- высокая цена и обязательные капитальные затраты. Покупать придется не только оборудование, но и комплект лицензий, весьма дорогостоящий.
Самый удобный рабочий календарь руководителя вам дадут профильные комплексные SaaS/IaaS-сервисы. При этом желаемый софт может функционировать в вашей инфраструктуре (как на собственном сервере, так и на арендованном) либо в инфраструктуре провайдера.
Если работать по подписке, то от капвложений можно уйти, а оплачивать услугу относительно небольшими взносами по итогу того или иного отчетного периода, то есть чаще.
Профильный инструмент обеспечит комплексное решение задач руководителя и сотрудников. К системе подключатся и подчиненные руководителю сотрудники. В таком режиме можно принимать поставленные задачи, равно как и отчеты об их решении. Руководители высокого ранга могут при помощи такого ПО отслеживать и анализировать закономерные тенденции, раздавать распоряжения, подключать новых исполнителей, выделять ресурсы, без которых решение поставленных задач невозможно.
Важное преимущество этого инструмента — повышение наглядности и прозрачности функции контроля выполнения планов. При этом нет необходимости в оборудовании мест персонала, можно использовать мобильные приложения и web-интерфейсы.
Не придется тестировать и регулярно обновлять софт в ручном режиме. Просто пользуйтесь готовым сервисом с гарантированными ресурсами. Причем и при выборе конфигурации для установки на собственный сервер обновление будет происходить централизованно.
Календарь руководителя с Projecto — удобно и эффективно
Ни один сервис не решит сразу все задачи. Не под силу это и Projecto. Но с нашим сервисом вам будет комфортно и удобно, мы гарантируем легкую адаптацию под нужды предприятий различного масштаба. С Projecto можно планировать и устанавливать широкий спектр задач, в т. ч. касающихся тайм-менеджмента, и осуществлять эффективный контроль их выполнения. Предусмотрена и возможность ведения календарей сотрудников по разработанному шаблону.
Готовые мобильные приложения Projecto позволяют моментально доставлять уведомления о намеченных событиях или действиях и новые распоряжения получателям по отдельности или всем одновременно.
Выбирайте, пользоваться нашей SaaS-инфраструктурой или разместить ПО на сервере своего предприятия (порой это необходимое условие бизнес-процессов).
Достоинства и преимущества сервиса Projecto при ведении календарей:
- доступ к интерфейсу можно получить при наличии современного браузера, установка клиентского ПО не обязательна;
- сервис позволяет наглядно отобразить картину запланированных событий и задач на тот или иной период времени;
- мероприятия на день, так же как и, например, командировки, календарь показывает в отдельных блоках. Это позволяет не загромождать рабочую зону календаря, дает возможность увидеть и учесть отсутствие сотрудника на рабочем месте;
- можно вести разные виды календарей — рабочий, в том числе для нескольких сотрудников, корпоративный и личный. События календаря отображаются одновременно у всех участников;
- специальное меню дает возможность не показывать события из разных календарей, если необходимо сконцентрироваться на самом важном;
- предусмотрена гибкая настройка цикла повторения событий под различный тип задач;
- есть возможность увеличивать число участников событий, прикреплять проекты, документы, файлы и т. д.;
- события можно объявлять приоритетными, обсуждать в посвященных им чатах, привязывать к месту проведения;
- разного типа напоминания не позволят никому забыть о планируемом мероприятии или упустить что-то при его подготовке. Уведомления всплывают в специальном меню, в почтовом ящике либо сработают в мобильном приложении.
История позволяет следить за статусом событий. Повестка событий не ограничивает число пунктов. При необходимости событие можно перевести в статус приватного и преобразовать, например, в задачи и т. п. Сервис позволяет сопоставлять календари работников, для чего в окне выбора указывают нескольких пользователей.
Чтобы создать новое событие, нужно просто кликнуть курсором на любую свободную ячейку со временем.
Перенести событие в другую временную ячейку можно простым перетягиванием. Нет нужды и в дополнительной интеграции: все требуемые функции уже предусмотрены системой, включая личные карточки персонала, автоматические отчеты и др.
Рассказывать о возможностях сервиса можно долго, но гораздо нагляднее попробовать его в действии. Для этого предлагается демоверсия системы. Убедитесь на собственном опыте, что с нами быстрее и удобней.
--
Источник: официальный канал Projecto на Дзен