Мой самый рабочий вариант тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент - это методика, как все успевать при ограниченном количестве времени.

Тайм - это время.

Менеджмент - управление.

Буквально - управление временем. Ключевое слово здесь - управление. С первого взгляда кажется, что все понятно. Но единицы людей могут на практике это делать. Спросите себя и своих коллег, как они применяют тайм-менеджмент, и вы не получите конкретного ответа. Это происходит не потому что, управление временем - очень сложное дело. А потому, что мало кто понимает, что такое управление.

Все станет понятно, если мы проясним, что управление - это конкретная технология. Управлять можно своим автомобилем, бизнесом, обучением своего ребенка, производственным процессом или временем.

В каждом из этих случаев вы должны применять один и тот же алгоритм.

Управление состоит их элементов:

• целеполагание
• планирование
• координация
• контроль
• анализ и оценка.

Если вы их последовательно применяете, то вы управляете объектом. Если не применяете, то получается хаос или полное непонимание, что нужно делать, как в случае с тайм-менеджментом.

Вам нужно начать управлять своим временем, есть ли сейчас у вас есть такие проблемы

• нет баланса между личной жизнью и работой, я чувствую, что упускаю часть жизни,
• в моей работе я перегружен и многое не успеваю,
• я много делаю, но не вижу результата.

У нас в сутках 24 часа.

8 часов вам нужно на сон, еще 4 часа на еду, уход за собой, семьей и домом.

Итого остается 12 часов.

Из них минимум 8 часов большинство людей проводит на работе. И только 4 часа остается на что-то еще.

Время - очень ограниченный ресурс. Вы не сможете успеть в своей жизни абсолютно все. Вам необходимо осознанно решать, на что тратить этот ценный ресурс, а на что нет.

Сначала вам нужно определить свои приоритеты. И начать нужно с глобальных жизненных приоритетов.

У нас в жизни есть очень много важных областей, где мы можем реализовать себя. Но у нас ограниченное количество времени. В сутках всего 24 часа, а в году всего 365 дней. Вы никогда не успеете стать одновременно и космонавтом, и профессором химии, и предпринимателем, и танцовщиком, и хирургом и лучшим родителем на земле. Всегда придется выбирать, от чего нужно отказаться.

Сделайте упражнение. Выпишете на листок все сферы жизни, которые вам интересны.

• семья и ваш партнер в жизни,
• семья и дети,
• вы и ваше здоровье,
• вы и ваш интеллект,
• работа,
• ваше хобби,
• общение с друзьями,
• исследование мира и путешествия.

Это мои список приоритетов, которые были важны в моей жизни в разные ее периоды. У вас список может быть другой.

Полноценным и счастливым может быть человек, который отдает свое время только одному или двум пунктам из этого списка. И за счет хорошего фокуса достигает в них результатов и самореализации.

И человек может жить в хаосе и без чувства удовлетворения, если он пытается втиснуть в свою жизнь все эти приоритеты.

В разные периоды жизни набор ваших приоритетов может меняться и вы можете осознанно направлять свой фокус на них. Выделите в этом списке 3 самых важных приоритета на этот год. Только три.

Сформулируйте, какой результат вы хотите получить по этим трем направлениям через год. И осознайте важную вещь: вы можете и должны пренебречь менее приоритетными направлениями в жизни в этот период. Сначала вам нужно тратить время, фокус и силы на три приоритетных направления, а только потом, если ресурсы останутся, тратить время на два дополнительных.

Это очень простое правило. Оно позволяет легко делать выбор на счет своих дел, своего расписания. И оно избавляет от сомнений.

У меня лично 2 приоритета не покидают этот список уже лет 15 - это моя работа и мое здоровье. Третий приоритет периодически меняется. И у меня уже сформировалась железная привычка: в моем расписании ежедневно выделено конкретное время на работу и на спорт. И это позволяет мне всегда очень просто делать выбор, куда потратить время.

У меня каждый день 1 час выделен на спорт. Раньше, когда я работала в офисе, легче всего этот час было выделить в обед. Вечером мы всегда устаем или бываем заняты семьей, поэтому большинство людей бесконечно начинают и бросают заниматься спортом по вечерам. Каждый день в обед у меня был пробежка или йога на 40 минут, потом душ и еда за 5 минут. Все мои сотрудники и руководитель знали, что это железное правило, и никогда ни у кого не возникало идеи его нарушать. Все знали, что благодаря этому режиму у меня прекрасно работает мозг, и дела делаются быстрее.

Еще пример. На 2022 год у меня есть новый приоритет - развитие себя как профессионала, я поставила цель поступить в аспирантуру. Этот приоритет помогает мне спокойно делать выбор на счет моего отпуска. Я готовлюсь в аспирантуру, поэтому я проведу отпуск на даче с учебниками. И каждый день я с удовольствием буду заниматься без сожалений, что где-то далеко плещется море или стоят неосмотренные достопримечательности. У меня раньше были годы, когда приоритетом было исследование мира, чужих культур, языков и путешествия, и тогда я тратила отпуск на это.

У меня нет хобби, и это не делает меня несчастной или неполноценной, потому что в трех моих главных приоритетных направлениях я успеваю все.

Четкие приоритеты дают возможность решить, на что не надо тратить время. И четкие приоритеты дают мне уверенность, когда я говорю "нет".

Выделите 3 главных приоритета в своей жизни и 2 второстепенных. И на эти приоритеты мы будем выделять время в вашем расписании.

В работе целеполагание и определение приоритетов работают так же хорошо, как в жизни вообще.

Определите свои цели, проекты, приоритеты на год. Составьте список на листе бумаги. Осознайте важную вещь: если вы сможете выполнить эти цели, то в конце года у вас будет материальный результат, это будет победа. Вы продвинетесь как профессионал вперед.

Если цели не будут выполнены, то вы останетесь ровно в той же точке, в которой находитесь сейчас. Это всегда тормозит карьеру и порождает в нас ощущение рутины и погруженности в болото.

Чтобы цели были выполнены, вам нужно выделить на них время.

Список годовых приоритетов всегда нужно держать перед глазами. Иначе текущие задачи засасывают вас и ваш фокус сбивается. Повесьте ваш список приоритетов на стену возле рабочего стола.

Теперь вам нужно принять решение, сколько времени в неделю вы должны выделять на решение этих задач. Это может быть 30% или 50%, или больше. Все зависит от вашей работы и количества пожаров в ней. Но этот фонд времени должен быть выделен в вашем расписании.

При планировании я использую:

• список годовых целей на стене, и напротив каждой цели прописано, какую долю времени я буду на нее выделять,
• ексель-таблицу, в которой я фиксирую задачи на месяц,
• гугл-календарь, где я резервирую время на задачи,
• и листок бумаги в качестве черновика.

Вы выделили 3 главных приоритета в жизни и 2 второстепенных на этот год. Теперь нужно переложить это решение на календарь.

Я очень часто вижу людей, которые соглашаются со мной, что очень важно заниматься своим здоровьем. Но только все они говорят, что не успевают заниматься спортом. Почему? Не хватает времени. На самом деле это означает, что они не выделили на спорт время. Здоровье не является их настоящим приоритетом.

Важное правило: если вы чем-то не занимаетесь, то на самом деле это для вас не важно. Если вы говорите, что хотите пробежать марафон, но при этом вечерами лежите на диване и смотрите сериалы - вам важны сериалы.

Если вы говорите, что вам важно реализовать сложный рабочий проект, но не приступаете к нему, а занимаетесь малозначимой текучкой, то для вас не важен этот проект. Все наши действия - это всегда настоящие последствия наших решений о приоритетах. Реальность не обманешь.

Будьте честными с самими собой.

Используйте гугл-календарь. Если вы не применяете никакого планировщика, у вас не получится управлять временем. Это точно. Можно применять бумажный ежедневник, но удобнее электронные календари. В этом деле главное дисциплина. Если вы решили навести порядок в своих делах, то календарь должен стать вашим рабочим инструментом.

Планирование - это регулярная процедура. Она состоит в том, чтобы расписать конкретные задачи, которые вы будете выполнять и выделить на эти задачи время в своем календаре.

1 раз в месяц нужно выделить 30 минут на планирование месяца. Лучше всего это делать 28-30 числа предыдущего месяца.

По понедельникам утром нужно выделить по 20 минут на недельное планирование.

И каждый день утром нужно выделить 10 минут на планирование дня.

Каждую задачу в календаре нужно формулировать четко и в двух тезисах:

• название задачи,
• ответ на вопрос "зачем я это делаю" (результат).

Пример.

Название задачи в календаре: Встреча с подрядчиком по СRМ.

В описании задачи формулировка результата: подписать дорожную карту по проекту.

Зачем нужно формулировать результат по каждой задаче? Чтобы каждый ваш шаг имел смысл, и чтобы в конце дня можно было оценить себя. Слишком много в нашей жизни встреч с подрядчиками, которые длятся по 2 часа, в ходе которых мы обсуждаем много вопросов, и с которых уходим без подписанной дорожной карты.

В конце каждого месяца я открываю календарь и намечаю контуры своего расписания на будущий месяц. В этот момент моя задача - распределить время между моими глобальными приоритетами.

Как правило, рабочие задачи стремятся заполнить собой все время. Я работаю с 9 до 18, и этот промежуток времени я не трогаю, оставляю его, чтобы вносить туда конкретные рабочие задачи.

И в первую очередь я резервирую время на обучение, тренировки и семью. Именно эти задачи могут быть вытеснены из жизни работой, если на них железно не выделен ресурс. Когда вы захотите назначить вечером деловую встречу, вы заглянете в календарь, а там уже будет отмечено, что в это время вас ждет тренировка или поход в цирк с семьей. И вы сможете ответить "нет".

Потом я смотрю на список годовых приоритетов, который висит на стене. Я пишу в ексель-таблице список задач по годовым приоритетам, которые нужно сделать в будущем месяце. Я выделяю из этих задач 3 самые важные и 2 второстепенные. И резервирую время на эти задачи в календаре.

Только 5 важных задач, из них 3 я должна сделать обязательно. Я никогда не расписываю длинные, подробные, пошаговые списки задач, и не заношу их в календарь. Это отняло бы много времени и в реальности вы все равно будете действовать по ситуации. Я устанавливаю для себя ориентиры на месяц, и двигаюсь к ним.

Я контролирую, чтобы в моем расписании осталось не меньше 50% времени на текущие и непредвиденные задачи. Если у меня есть регулярные встречи, то я вношу их в календарь.

По понедельникам утром нужно выделять 20 минут на сессию личного планирования.

Сначала откройте календарь прошлой недели и оцените, какие задачи были выполнены. Откройте описание задач, прочтите формулировки результата и сделайте вывод - время было потрачено продуктивно или зря. Мысленно поставьте себе оценку. Выпишите на бумагу задачи, которые нужно перенести на новую неделю.

Посмотрите на список годовых приоритетов на стене, верните свой фокус на важные задачи. В течение месяца вы погружены в текущую деятельность и ваш фокус сбивается. В работе возникают пожары и непредвиденные задачи. И они вытесняют в вашем дне приоритетные задачи. Каждый понедельник нужно возвращать свои фокус к главному. Вспомните, какой % времени вы должны выделять на эти задачи из общего фонда.

Далее определите 3 самых важных приоритета на неделю и 2 второстепенных и внесите корректировки в календарь. Примите решение, от каких задач вы будете отказываться, какие задачи делегировать, какие задачи переносить.

Ваш план на неделю готов.

В начале дня откройте календарь и определите 5 задач на день: 3 обязательных и 2 дополнительных.

Сформулируйте по каждой задаче четкий результат. Это нужно, чтобы настроить себя на работу именно ради этого результата.

Внесите корректировки в календарь.

Не ставьте больше пяти задач на день. У вас обязательно в течение дня возникнут какие-то непредвиденные дела, и ваше внимание будет отвлечено. Длина рабочего дня должна быть ограничена. Нельзя длительное время работать по 12-16 часов и сохранять высокую мотивацию и продуктивность. Усталый человек - непродуктивный человек.

Если вы каждый день будете выполнять до конца хотя бы 3 самых приоритетных дела и получать по ним результат, вы будете преуспевающим человеком.

Тратьте на процедуру планирования не больше 10 минут.

Ни один план не работает хорошо без контроля. Вы можете идеально распланировать свой календарь, но двигаться по плану вас заставит только контроль.

Управление - это система с обратной связью. Вы ставите цель, планируете, двигаетесь по плану. Контроль заключается в том, что вы постоянно получаете информацию о том, как идет исполнение, сверяетесь с планом и корректируете свои действия. В этом смысл обратной связи.

В течение дня я держу открытым в отдельном окне гугл-календарь. Я периодически обращаюсь к нему и сверяюсь, иду ли я по плану. Мы, люди, существа увлекающиеся, мы очень часто склонны идти на поводу у обстоятельств. Выполнение любой задачи дает вам новые данные, возникают новые идеи и задачи. И вы можете ими увлечься. При этом в моменте очень сложно оценить, насколько новые задачи, идеи и решение проблем приблизит вас к главной цели.

Именно поэтому я использую в своей работе процедуру возвращения к цели.

На совещаниях и деловых встречах я всегда формулирую цель совещания на листе бумаги, озвучиваю ее и держу лист бумаги всегда перед собой на столе. У меня есть привычка в течение совещания переносить свое внимание на этот лист и оценивать, соответствует ли сейчас дискуссия этой цели. Я уже давно выработала в себе способность в любой момент сказать: коллеги, мы отклонились от темы, давайте вернемся к ней. И эта способность спасла не одно совещание от ухода в пустой разговор.

Это пример контроля.

В течение дня я обращаю свое внимание на календарь со списком задач на сегодня и за долю секунды оцениваю, нахожусь ли в плане и не отклонилась ли я от него. Если я отклонилась от плана и это не оправданно, то я быстро корректирую свою работу, останавливаю лишние дела, говорю "нет", то есть возвращаюсь к приоритетам.

Пока у вас нет привычки регулярно переносить внимание на себя и контролировать свою занятость, можно использовать технику Помодоро.

Название этой техники произошло от кухонного таймера в виде помидора, который использовал один итальянский студент, чтобы держать фокус на учебе.

Поставьте таймер в своем телефоне на 25 минут. Таймер зазвонит - вы должны переключить свое внимание на себя и проверить - все ли идет по плану. Эта процедура занимает 1-2 секунды. После этого нажимаете таймер снова и работаете следующие 25 минут. Если вы попробуете эту методику, то будете обнаруживать себя, отвлекшимся на постороннюю беседу или за раздумьями, не относящимися к делу. Таймер будет возвращать вас каждый раз к цели. Методика Помодоро помогает сохранять высокую концентрацию на конкретной задаче. Это бывает сложно, поэтому после четырех циклов желательно сделать перерыв на 10 минут и налить себе чаю. А каждые 4 часа нужно делать перерыв на час. И лучше этот час потратит на йогу или пробежку.

Эту технику не придется использовать долго. У меня за неделю она сформировала привычку периодически автоматически переводить свое внимание на себя и план дня и возвращать фокус на нужные задачи.

Контроль недельного плана заключается в анализе того, что сделано и почему. Один раз в неделю вам нужно сосредоточиться на себе, своем плане прошлой недели и результатах и дать себе ответ на вопрос, что выполнено, а что нет и причинах этого. Работа с собой и своим временем всегда требует переноса внимания на себя и результат своих действий. В результате вы должны сделать выводы, какие ваши действия были успешны, а где были допущены ошибки, и что повторять нельзя.

Этот анализ можно делать мысленно, этого вполне достаточно. При желании можно вести дневник и свои выводы записывать в него.

Ответственность за управление всем своим временем и реализацию своих жизненных приоритетов вы целиком несете сами. Но у вас всегда есть возможность разделить контроль своих рабочих задач со своим руководителем.

План задач на месяц, неделю и день можно согласовывать со своим руководителем и давать ему короткий отчет, что выполнено, а что нет. В этом случае у вас появляется внешний контроль и давление на вашу исполнительность усиливается.

Вы можете использовать это в работе со своими подчиненными, чтобы навести порядок в их делах. Заведите правило, что подчиненные обязаны присылать вам каждое утро список их вчерашних пяти задач с отметками о выполнении и план на сегодня. Требуйте от них фокуса на этих пяти задачах и достижения результата, и вы увидите, как это повлияет на их текущую работу.

Анализ и оценка - это следующий слой системы обратной связи. Анализ есть смысл применять на периоде от месяца.

Когда вы контролируете выполнение недельного или дневного плана и задаете себе вопрос - достиг ли я результата и почему, то вам мозг все равно занимается анализом. Но в этом случае вы его не формализуете. Происходит ваша внутренняя работа над собой. Она может быть более или менее эффективна в зависимости от особенностей вашего мозга.

Чтобы управление временем сделать эффективным, один раз в месяц нужно провести анализ и зафиксировать его письменно. Любое письменное упражнение заставляет вас быть точными и данными полными. Значительно полнее и точнее, чем в любом мысленном или устном упражнении.

Откройте ексель-таблицу, в которой вы писали список задач на месяц. Для каждой задачи был сформулирован целевой результат. Теперь пропишите, какой фактический результат был получен. Дальше в отдельной ячейке напишите, почему получен именно такой результат. В следующей ячейке напишите, это было успешно или нет. И еще в одной ячейке напишите, как вам нужно скорректировать свое поведение в будущем: повторять это поведение или вести себя иначе.

В конце подведите итог - успешный ли был месяц, дали бы вы себе премию за такую работу.

Это упражнение можно проводить совместно со своим руководителем. В этом случае он помогает вам работать над своим развитием, давая вам обратную связь. И такое упражнение полезно проводить со своими подчиненными с целью развить их подходы к управлению своим временем и ресурсами.

Тайм-менеджмент - это технология управления своим временем. У нее есть конкретные алгоритмы. Их можно изучить, применить в своей жизни и превратить в привычки.

Управление всегда включает в себя этапы:

• целеполагание,
• планирование,
• координация,
• контроль,
• анализ и оценка.

Если вы применяете эти этапы в комплексе, то тайм-менеджмент работает. Если вы упускаете часть, то результат не получается.

Тайм-менеджмент - это искусство сказать твердое "нет" лишним действиям и потратить свои ресурсы на короткий список приоритетов, которые дадут вам максимальный результат.

Тайм-менеджмент требует от вас честности с собой и дисциплины. И в ответ на ваши усилия он дает порядок в делах и ощущение достаточности времени. А это очень ценно.

Советую попробовать внедрять тайм-менеджмент не с начала и годового планирования, а с конца - с планирования дня. Начните с постановки 5 задач на день, контроля фокуса, отказа от лишних задач. И вы увидите первый результат, войдете во вкус и захотите перейти к постановке долгосрочных целей.