Как я внедрил Битрикс24 в Курский областной краеведческий музей
В середине 2022 года к нам обратился генеральный директор ОБУК «Курский областной краеведческий музей» Пушкарев Олег Александрович. Нужно было выполнить следующие задачи:
- Обеспечить контроль исполнения поручениями;
- Автоматизировать процессы компании (административные);
- Сформировать реестр документооборота.
Наши действия:
- Разработали техническое задание для внедрения CRM-системы Битрикс24, в бизнес-процессы компании (создание схемы бизнес-процессов в нотации ARIS eEPC);
- Автоматизировали описанные бизнес-процессы в CRM, согласно блок-схеме ТЗ;
- Создали реестр автоматически создаваемых документов;
- Сформировали курс обучения для большого штата сотрудников, на базе “База знаний” Битрикс24.
Механика:
В данном проекте реализация 3-х бизнес-процессов «Обработка документов», «Договор по АХЧ» и «Отчеты», реализована при помощи универсального инструмента Битрикс24 “Смарт-процессы”. Также были сделаны 3 одноименных списка, для дальнейшей автоматизации создания элементов этих списков.
Теперь подробнее об одном из процессов «Обработка документов»:
Документовед принимает поступивший документ, классифицирует его и запускает смарт-процесс, прикладывая сам файл документа из входящего письма в обязательное поле карточки смарт-процесса при создании.
Создается сущность поступившего документа в канбане смарт-процессов. Генеральному директору ставится задание «Ознакомиться с документом и принять по нему решение»:
Если Генеральный директор решает исполнить и подписать документ сам, то он прикладывает скан подписанного документа с комментарием к нему и ставит дедлайн исполнения по нему. После чего ставится задача генеральному директору, «Исполнить», крайний срок, срок дедлайна.
Если Генеральный директор решает поставить ответственным за исполнение Заместителя директора, то статус процесса меняется на “На заместителе директора (A2)”.
Если Генеральный директор решает поставить ответственным за исполнение Заведующего одного из отделов, то статус процесса меняется на “На заведующем (Руководителе) отдела или филиала (А3)”.
Если Генеральный директор решает поставить исполнителем сразу конечного сотрудника, то статус процесса меняется на “На конечном исполнителе (А4)”.
На этапе “На заместителе директора (A2)”, Заместителю директора ставится задача «Назначить сотрудника исполнителем или исполнить самому»
Если Заместитель директора назначает исполнителем Заведующего (Руководителя) отделом, то статус процесса меняется на «На заведующем (Руководителе) отдела».
Если Заместитель директора назначает исполнителем линейного сотрудника какого-либо отдела, то статус процесса меняется на «На конечном исполнителе».
Если Заместитель директора принимает решение исполнить сам, то он должен указать в процессе дедлайн исполнения и приступить к нему на основании поставленной ему задачи «Исполнить». По исполнению заместитель директора может отдать на согласование по основной ветке (документовед – генеральный директор) или по необходимости сначала отправить юристам/бухгалтерам, выбор чего меняет статус процесса на «Согласование юриста/бухгалтера (А5)».
Если согласования юристом/бухгалтером не требуется, то должно пойти основное согласование документоведа и смена статуса «Согласование документоведа (А6)».
На этапе “На заведующем (Руководителе) отдела или филиала (А3)”, Заведующему (Руководителю) отдела ставится задача «Назначить сотрудника исполнителем или исполнить самому».
Если заведующий (Руководитель) отдела
назначает исполнителем линейного сотрудника какого-либо отдела, то статус процесса меняется на «На конечном исполнителе».
Если заведующий (Руководитель) отдела принимает решение выполнить сам, то он должен указать в процессе дедлайн исполнения и приступить к нему. Следом ему ставится задача «Исполнить».
Выполнив, он закрывает задачу, прикладывает файл документа и указывает в своей цепочке согласующего (заместитель директора или сразу основное согласование документоведа).
На этапе “На конечном исполнителе (А4)”, линейный сотрудник должен указать в процессе дедлайн исполнения и приступить к нему. Следом ему ставится задача «Исполнить».
Выполнив, он закрывает задачу, прикладывает файл документа и указывает в своей цепочке согласующего (заведующий отделом, заместитель директора или сразу основное согласование документоведа).
На этапе “Согласование юриста/бухгалтера (А5)”:
Если документ согласован юристом/бухгалтером, должно пойти основное согласование документоведа и смена статуса «Согласование документоведа (А6)»
Если документ не согласован, то юрист/бухгалтер пишет комментарий и бракует, после чего ставится задание заведующему (Руководителю) отдела исправить документ, с приложенным комментарием.
На этапе “Согласование документоведа (А6)”, Документовед изучает документ и может принять, отправить на исправление или отклонить.
Если документовед принимает документ, то он может приложить файл со своими правками, написать комментарий и отправить на согласование генеральному директору сменяя статус на «Согласование генерального директора (А7)», а также есть возможность «согласовать самостоятельно».
Документ «На исправлении», документовед пишет комментарий к исправлению и отправляет на исправление по свой цепочке к конечному исполнителю с возможностью комментария от себя.
Документ «Отклонен», документовед пишет комментарий к отклонению и меняется статус на «Отклонено (А9)».
На этапе “Согласование генерального директора (А7)”, Генеральный директор изучает документ и может принять, отправить на исправление или отклонить.
Согласованный документ меняет статус процесса на «Согласовано (А8)»
Документ «На исправлении», генеральный директор пишет комментарий к исправлению и отправляет на исправление документоведу, а она в свою очередь по свой цепочке к конечному исполнителю с возможностью комментария от себя.
Документ «Отклонен», генеральный директор пишет комментарий к отклонению и меняется статус на «Отклонено (А9)».
На этапе “Согласовано (А8)”, создается элемент списка реестра с датой поступления, категорией документа, названием документа, ссылкой на данный смарт-процесс, статусом документа, датой согласования, файлом конечного документа.
На этапе “Отклонено (А9)”, создается элемент реестра с датой поступления, категорией документа, названием документа, ссылкой на данный смарт-процесс, статусом документа, датой несогласования, файлом конечного документа и комментарием к несогласованному документу.
На этапе “Отписано (А10)”, Создается элемент реестра с датой поступления, категорией документа, названием документа, ссылкой на данный смарт-процесс, статусом документа, датой несогласования, файлом конечного документа и комментарием к несогласованному документу.
Аналогично на смарт-процессах реализованы 2 других процесса «Договор по АХЧ» и «Отчеты».
Результат
- Документы обрабатывается по четко отработанной схеме;
- В административно-хозяйственной части наконец-то порядок;
- Реализован удобный реестр документов, прошедших обработку;
- Обеспечен контроль общих поручений и задач.
Спасибо, что дочитали до конца! Ставьте лайки и подписывайтесь на мой блог. А если вас заинтересовало внедрение CRM-системы, переходите на мой сайт и оставляйте заявку – мы разработаем план интеграции бесплатно в течение 3 дней!