Систематизация проекта с помощью Asana: как сократить рабочее время сотрудников на 30%?

Как оцифровать регулярные задачи, вести работу по проекту и эффективно управлять командами

Asana предоставляет возможности для управления проектами и командами. В отличие от большинства других похожих сервисов большинство необходимых функций абсолютно бесплатны, а в отличие, например, от Notion сервис интуитивно понятен и не требует специальных навыков для работы.

Интерфейс сервиса выглядит следующим образом:

Слева мы видим список проектов, а при нажатии на каждый открывается доска задач, которые разделены по группам. Под названием каждой задачи указан ответственный за нее и дедлайн выполнения, а также у некоторых справа есть цифра, которая обозначает количество подзадач внутри задачи.Можно выбрать иной вид отображения задач из предложенных, например, Календарь:

При нажатии на задачу открывается карточка с описанием и подзадачами, которые также можно открыть:

Также на главном экране можно перейти во вкладку “Мои задачи”, где отобразится список только ваших задач, отфильтрованных по дедлайнам:

Я рекомендую делить все задачи на 4 категории: “Сделать позже”, “В процессе”, “Завершены”, “Регулярные задачи”

“Сделать позже” - здесь оформляем идеи на будущее, которые пока не взяты в работу ввиду ограниченности ресурсов или если не являются приоритетными

“В процессе” - здесь находятся все задачи, над которыми на данный момент ведется работа

“Завершены” - здесь находятся все полностью выполненные задачи

“Регулярные задачи” - операционные задачи, у которых есть повторения/регулярность

При оформлении новой задачи делим ее на подзадачи. Пример:

Нам необходимо автоматизировать воронку продаж в CRM (добавить роботов, которые будут автоматически отправлять сообщения клиентам по скрипту, присылать уведомления менеджерам и тому подобное). Чтобы выполнить эту задачу, нужно 1) прописать ТЗ; 2) настроить воронку; 3) протестировать

Таким образом, оформляем у задачи подзадачи, расставляем ответственных и дедлайны исходя из объема задачи:

В регулярные задачи добавляем повторение. Пример:

Декомпозиция от руководителя отдела продаж на следующий месяц должна быть готова до 25 числа предыдущего месяца:

Коммуникация между сотрудниками по задачам должна происходить через Asana. Это необходимо для систематизации информации и файлов в соответствии с задачами, к которым они принадлежат:

К каждой задаче или подзадаче можно добавить всех сотрудников, кто над ней работает, чтобы они получали уведомления о прогрессе выполнения задачи:

Если зайти в раздел Inbox - Manage Notifications, то можно настроить уведомления: обо всех активностях, об упоминаниях вас к комментариям к задачам и при назначении новых задач и ежедневный план. Уведомления будут приходить в приложении, если оно установлено, а также могут дублироваться на почту:

У каждой задач или подзадачи обязательно должен быть назначен ответственный сотрудник и дедлайн выполнения. И все сотрудники должны знать правило: “Есть задача, есть дедлайн - они должна быть выполнена в срок”. Сотрудник может привлекать любые ресурсы и просить любую помощь, но выполнить задачу нужно точно в срок.

Я рекомендую проводить ежедневные короткие планерки утром с управляющей компанией, чтобы еще раз актуализировать задачи каждого и убедиться, что есть все необходимые ресурсы для их выполнения.

Часто задачи выполняются неправильно, и мы тратим время на исправление, а время, как говорится, - деньги. Чтобы этого не происходило перед постановкой задачи ее создатель должен написать подробное ТЗ и описание к задаче.

Каждую задачу я рекомендую раскладывать на как можно большее количество подзадач. А подзадачи раскладывать еще до тех пор, пока вы не разложите каждую комплексную задачу до простой. Тогда вы четко увидите взаимосвязи между подзадачами и сотрудниками и сможете правильно спланировать работу по проекту.

Рассказываю об эффективном управлении командами и систематизации бизнеса. Веду канал в Телеграм: t.me/missystem