Единая централизованная система хранения документов

До появления компьютеров учет документов в организациях вёлся в журналах и описях, а в современном мире учет документов ведётся в различных информационных системах и, как оказалось, у такого способа работы с данными есть ряд существенных достоинств и недостатков, с которыми мы и попробуем разобраться с настоящей статье.

Единая централизованная система хранения документов

Проблема №1 (пользовательская): Отсутствие централизованного электронного архива

Каждый сотрудник, в каком бы подразделении он не работал, привык работать с документами внутри той информационной системы, которая предназначена для работы с документами определённого рода или направленности.

Для примера:

· Бухгалтерия (1С.Бухгалтерия, СБИС.Бухгалтерия, Контур.Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Парус-Бухгалтерия, Галактика, Инфо-бухгалтер и пр.)

· Кадры (SAP HR, Контур.Персонал, СБИС.Управление персоналом, Directum HR Pro, Компас.Управление персоналом, Босс.Кадровик, 1С.Зарплата и управление персоналом и пр.)

· ЭДО - Внешний документооборот (Контур.ДИАДОК, СБИС, Калуга Астрал, Такском, ЭДО.Сбербизнес и пр.)

· СЭД - Внутренний документооборот (LanDocs, Directum RX, СБИС, Тезис, 1С:Документооборот, Docsvision, Tessa, ELMA365, DocSpace, Е1 Евфрат, СЭД «Дело» и пр.)

· Электронный архив и ECM (Directum RX, Microsoft SharePoint, ЭТЛАС, Docsvision, Архивное Дело, LDM, ELMA365 ECM, OpenText и пр.)

· CRM – (Битрикс24, AmoCRM, Мегаплан, SberCRM и пр.)

· OCR – Системы распознавания (РИО.OCR, Abbyy FlexiCapture, Dbrain, SOICA, ApRbot и пр.)

Если задаться вопросом, являются ли документы в этих системах взаимосвязанными, то безусловно это так.

Должна ли быть возможность перехода из одной системы в другую, в случае если нужно посмотреть нужный документ. Да, было бы удобно.

Могут ли документы одного и того же типа храниться в двух и более системах. Да, такое бывает.

В какой системе должен храниться документ (например: Договор), подписанный через ЭДО? (В CRM или в ECM? Или может в системе Бухучета? Или в самой системе ЭДО?).

Единая централизованная система хранения документов

Получается, что для различных групп сотрудников документы нужны под рукой именно в той системе, в которой они работают, в противном случае нужно организовывать доступы «ВСЕХ пользователей ко ВСЕМ системам», что является очень нетривиальной задачей.

И на помощь решения данного вопроса приходит система РИО.CSP (Content Service Platform), которая позволяет хранить сам документ в одном месте, при этом давать возможность пользователям из любой другой системы воспользоваться данным документом.

Единая централизованная система хранения документов

Таким образом РИО.CSP является одновременно вспомогательной для действующих прикладных систем внутри организации и при этом она же является ключевой в решении вопроса: «Где должен храниться электронный документ?». При правильной организации хранения электронные документы и любые другие файлы должны размещаться в системе централизованного хранения документов.

Единая централизованная система хранения документов

Внедрение системы централизованного хранения документов позволяет пользователям работать в привычных им информационных системах. При этом, если в организации нет электронного архива, система РИО.CSP также может взять данную роль на себя, поскольку обладает всеми функциями и свойствами электронного архива.

Единая централизованная система хранения документов

Т.е. если пользователю нужен документ, а он не знает в какой системе он зарегистрирован, он может всегда зайти в поисковый интерфейс РИО.CSP и найти нужный документ.

Проблема №2 (административная): Отсутствие централизованного электронного архива

Для любого ИТ-специалиста, который поддерживает несколько информационных систем в организации, крайне важна надёжность и архитектурная устойчивость эксплуатируемых ИТ-решений, с которыми приходиться работать.

При этом каждая информационная система, которая внутри себя хранит данные (контент), делает это по присущим ей правилам и форматам. И разнообразие данных форматов хранения контента совокупности действующих в компании систем подталкивает на выбор единого централизованного хранилища данных. И ключевым критериями выбора такого хранилища являются:

А. хранение неограниченного объема разнообразный данных

Б. производительность и масштабируемость, позволяющая любой узел системы размножить или распараллелить, с целью создания необходимых параметров отказоустойчивости и пропускной способности

В. совместимость с доменом в части учетных записей пользователей и корпоративных групп

Г. надёжность контент-хранилища, позволяющая не только быть уверенным в вопросе того в каком виде и где храниться контент, но и иметь средства аварийного восстановления данных и инструменты внутреннего аудита действий системы

Д. возможность настройки параметров и правил, определяющих особенности хранения данных и предоставления доступов к ним

Е. кроссплатформенность, позволяющая работать с системой на любой операционной системе

Ж. развитое API, позволяющее подключить к контент-хранилищу любые другие корпоративные системы, а также инструменты миграции накопленных данных и этих систем

З. соответствие требованиям импортозамещения

Единая централизованная система хранения документов

В качестве резюме хочется отметить, что в современном развивающемся мире одни корпоративные системы заменяются другими, при этом важно уметь сохранять информацию и обращаться с ней. Мы настоятельно рекомендуем обратить внимание на внедрение централизованной системы хранения контента всем специалистам, которые хотят, чтобы электронные документы и любые файловые данные в организации хранились в надёжном месте.

Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", Иваном Денисовым, ООО «Делис Инфо»

От редакции: Делис Инфо - российская ИТ-компания — эксперт в области повышения эффективности бизнес-процессов, связанных со сбором, использованием, учетом, хранением и обслуживанием документов.

11
Начать дискуссию