До появления компьютеров учет документов в организациях вёлся в журналах и описях, а в современном мире учет документов ведётся в различных информационных системах и, как оказалось, у такого способа работы с данными есть ряд существенных достоинств и недостатков, с которыми мы и попробуем разобраться с настоящей статье.
Проблема №1 (пользовательская): Отсутствие централизованного электронного архива
Каждый сотрудник, в каком бы подразделении он не работал, привык работать с документами внутри той информационной системы, которая предназначена для работы с документами определённого рода или направленности.
Для примера:
· Бухгалтерия (1С.Бухгалтерия, СБИС.Бухгалтерия, Контур.Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Парус-Бухгалтерия, Галактика, Инфо-бухгалтер и пр.)
· Кадры (SAP HR, Контур.Персонал, СБИС.Управление персоналом, Directum HR Pro, Компас.Управление персоналом, Босс.Кадровик, 1С.Зарплата и управление персоналом и пр.)
· ЭДО - Внешний документооборот (Контур.ДИАДОК, СБИС, Калуга Астрал, Такском, ЭДО.Сбербизнес и пр.)
· СЭД - Внутренний документооборот (LanDocs, Directum RX, СБИС, Тезис, 1С:Документооборот, Docsvision, Tessa, ELMA365, DocSpace, Е1 Евфрат, СЭД «Дело» и пр.)
· Электронный архив и ECM (Directum RX, Microsoft SharePoint, ЭТЛАС, Docsvision, Архивное Дело, LDM, ELMA365 ECM, OpenText и пр.)
· CRM – (Битрикс24, AmoCRM, Мегаплан, SberCRM и пр.)
· OCR – Системы распознавания (РИО.OCR, Abbyy FlexiCapture, Dbrain, SOICA, ApRbot и пр.)
Если задаться вопросом, являются ли документы в этих системах взаимосвязанными, то безусловно это так.
Должна ли быть возможность перехода из одной системы в другую, в случае если нужно посмотреть нужный документ. Да, было бы удобно.
Могут ли документы одного и того же типа храниться в двух и более системах. Да, такое бывает.
В какой системе должен храниться документ (например: Договор), подписанный через ЭДО? (В CRM или в ECM? Или может в системе Бухучета? Или в самой системе ЭДО?).
Получается, что для различных групп сотрудников документы нужны под рукой именно в той системе, в которой они работают, в противном случае нужно организовывать доступы «ВСЕХ пользователей ко ВСЕМ системам», что является очень нетривиальной задачей.
И на помощь решения данного вопроса приходит система РИО.CSP (Content Service Platform), которая позволяет хранить сам документ в одном месте, при этом давать возможность пользователям из любой другой системы воспользоваться данным документом.
Таким образом РИО.CSP является одновременно вспомогательной для действующих прикладных систем внутри организации и при этом она же является ключевой в решении вопроса: «Где должен храниться электронный документ?». При правильной организации хранения электронные документы и любые другие файлы должны размещаться в системе централизованного хранения документов.
Внедрение системы централизованного хранения документов позволяет пользователям работать в привычных им информационных системах. При этом, если в организации нет электронного архива, система РИО.CSP также может взять данную роль на себя, поскольку обладает всеми функциями и свойствами электронного архива.
Т.е. если пользователю нужен документ, а он не знает в какой системе он зарегистрирован, он может всегда зайти в поисковый интерфейс РИО.CSP и найти нужный документ.
Проблема №2 (административная): Отсутствие централизованного электронного архива
Для любого ИТ-специалиста, который поддерживает несколько информационных систем в организации, крайне важна надёжность и архитектурная устойчивость эксплуатируемых ИТ-решений, с которыми приходиться работать.
При этом каждая информационная система, которая внутри себя хранит данные (контент), делает это по присущим ей правилам и форматам. И разнообразие данных форматов хранения контента совокупности действующих в компании систем подталкивает на выбор единого централизованного хранилища данных. И ключевым критериями выбора такого хранилища являются:
А. хранение неограниченного объема разнообразный данных
Б. производительность и масштабируемость, позволяющая любой узел системы размножить или распараллелить, с целью создания необходимых параметров отказоустойчивости и пропускной способности
В. совместимость с доменом в части учетных записей пользователей и корпоративных групп
Г. надёжность контент-хранилища, позволяющая не только быть уверенным в вопросе того в каком виде и где храниться контент, но и иметь средства аварийного восстановления данных и инструменты внутреннего аудита действий системы
Д. возможность настройки параметров и правил, определяющих особенности хранения данных и предоставления доступов к ним
Е. кроссплатформенность, позволяющая работать с системой на любой операционной системе
Ж. развитое API, позволяющее подключить к контент-хранилищу любые другие корпоративные системы, а также инструменты миграции накопленных данных и этих систем
З. соответствие требованиям импортозамещения
В качестве резюме хочется отметить, что в современном развивающемся мире одни корпоративные системы заменяются другими, при этом важно уметь сохранять информацию и обращаться с ней. Мы настоятельно рекомендуем обратить внимание на внедрение централизованной системы хранения контента всем специалистам, которые хотят, чтобы электронные документы и любые файловые данные в организации хранились в надёжном месте.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", Иваном Денисовым, ООО «Делис Инфо»
От редакции: Делис Инфо - российская ИТ-компания — эксперт в области повышения эффективности бизнес-процессов, связанных со сбором, использованием, учетом, хранением и обслуживанием документов.