Электронные документы: разновидности и особенности
Все юридически значимые документы могут быть представлены в электронном виде. Для этого применяются системы ЭДО. Однако при их использовании необходимо соблюдать законодательные нормативы, а также правила передачи и хранения. Если электронные документы неправильно оформлены, либо нарушены другие требования, то это чревато убытками и штрафами для предприятия. Наша платформа idocs позволяет правильно организовать все рабочие процессы, экономить время и средства, хранить собственные документы на безопасном ресурсе.
Особенности терминологии
Электронные документы отличаются от документов в электронном виде. В первом случае информация изначально создается в системе, а во втором — в нее заносится лишь копия бумажного варианта. Электронные документы могут использоваться и иметь юридическую силу, только с электронной подписью документов (ЭЦП).
Требования к электронным документам
Такие данные обязаны отвечать нескольким критериям:
- стандарты оформления, идентичные бумажным вариантам;
- юридическая значимость (в том числе с помощью электронной подписи);
- соответствие индивидуальным правилам работы с конкретным типом документов.
Электронный обмен документами осуществляется по цифровым каналам. Типы файлов, подходящие для этого, могут иметь различные форматы — DOC, PDF, RTF и т.п. Основным достоинством текстовых форматов является простота редактирования. Они применяются при создании должностных инструкций, контрактов, распоряжений и других документов.
Графические форматы нужны для снимков и скан-копий бумажных документов. Такими форматами пользуются при хранении чертежей, архивных файлов, эскизов, пр.
Преимущества системы ЭДО
У электронного хранения документов есть только один недостаток — необходимость финансовых вложений. Но в итоге они окупаются, а плюсов у ЭДО значительно больше:
- быстрый поиск документов;
- контроль доступа к файлам;
- возможность одновременного использования документа разными сотрудниками;
- надежная защита от повреждения данных;
- возможность предоставления проверяющим доступа к электронному архиву.
При этом увеличение объема документооборота потребует минимального вложения ресурсов. А выгодно и эффективно организовать работу системы ЭДО в Вашем бизнесе поможет наша платформа idocs.