10 фишек «Google документов», которые могут пригодиться
Ежедневная рутина отнимает много времени. Каждый специалист, вне зависимости от его специализации, который максимум времени проводит за рабочим ноутбуком, стремится оптимизировать своё рабочее время, использовав для этого всевозможные фишки.
Ниже я расскажу о 10 фишках Google docs, которые, возможно, пригодятся и вам, чтобы освободить время для решения по-настоящему важных задач. Итак, по порядку.
1 Наличие офлайнового доступа
Работать в Google документах можно и без интернета. Далеко не у всех есть возможность 24 на 7 находиться в интернете, поэтому данная функция является по-своему востребованной.
При включении интернета все изменения, которые были внесены в каждый документ, будут синхронизированы, поэтому вы не потеряете ценный материал.
Для активации функции откройте сайт Google Drive и выберите необходимую функцию в меню настроек.
2 Сравнение документов
Если в вашей организации над документами работает сразу несколько человек, то вполне реально появление в общей двух версий одного и того же документа.
В таком случае функция «Сравнения» позволит понять, какая из них является более поздней или наоборот. Выберите: «инструменты» — «сравнить документы». И будет вам счастье.
3 Голосовой ввод
Да, в Google документах есть такая функция, правда ее многие ругают, но порой она может выручить. Функция работает только в браузере Chrome, учитывайте это.
Вызвать ее можно через меню «инструменты»- «голосовой ввод». Идеально поможет расшифровать аудио интервью, которое у вас имеется. Включаете саму запись и голосовой ввод одновременно, и вуаля – сэкономленное время.
4 Создаем закладки в документе для удобства работы
Представим ситуацию. Вы создали объемный документ и по какому-то из разделов хотите проконсультироваться со своими коллегами. Листать весь документ – нерационально. Проще создать закладку и сразу же кликнуть по ней. Для этого просто нажмите «Вставка» — «Закладка».
В документе появится флажок с ссылкой. Вы можете просто скопировать ссылку и переслать коллегам, которые сразу же попадут на это место в вашем тексте.
5 Скачивание необходимых изображений
Многие наверное сталкивались с тем, что в Google документах не так-то и просто скачать изображение. Излюбленной способ скачивания с использованием правой кнопки мыши просто не работает. Как же тогда быть?
Нажимаем «Файл» — «Скачать» — «Веб-страница». Документ скачается в формате архива, в котором также будет присутствовать папка со всеми изображениями.
6 Поиск картинок из интернета прямо в теле документа
Просто нажмите «Инструменты» — «Расширенный поиск» и это позволит вам открыть вкладку «Картинки». Здесь вы просто ищете все необходимые картинки для документа, не отрываясь от основного процесса и не переходя для осуществления этой задачи в браузер. Это позволит сэкономить время, чего все мы и желаем.
7 Создание заметок
Работа над большим документом всегда предполагает создание каких-либо заметок, которые необходимы вам как автору, так и вашим коллегам, которые со временем также будут знакомиться с этим материалом.
Для этих целей используйте Google Keep. Выделяем текст, правая кнопка мыши, а далее выбираем «Сохранить в Google Keep». Здесь вы можете с легкостью хранить:
- списки дел;
- фрагменты текста;
- напоминания.
Текст самой заметки можно с легкостью перенести в новый документ, никаких проблем.
8 Редактирование файлов в формате PDF
Достаточно удобная функция. Теперь вам просто не придется тратить уйму времени, чтобы на просторах интернета отыскать специальные сервисы, которые позволят отредактировать файл PDF.
Воспользуемся функцией «Файл» — «Открыть» — «Загрузить». Загружаем файл на Диск, а затем его просто открываем. Теперь он доступен для редактирования. Как говорится, всё гениальное просто.
9 Использование быстрых клавиш
Сочетание быстрых клавиш позволяет быстро выполнить то или иное действие, нажав всего несколько клавиш. Естественно, что запомнить их все и держать в голове просто невозможно.
Используйте комбинацию Ctrl + /, чтобы вызвать меню, где будет представлен весь список сочетаний. Можете воспользоваться поиском, чтобы не потерять время на поисках.
10 Перевод документов через встроенный переводчик
Если в работе вам попадается иностранный документ, то его перевести можно, не используя сторонний сервис.
Просто выполните следующие действия: «Инструменты» — «Перевести документ».
Перевод поможет понять основную суть документа всего за несколько минут, вполне полезная функция.
А какие фишки вы используете при работе с Google документами, поделитесь. Будет очень интересно узнать.