Проблемы с тайм-менеджментом: признаки, причины, рекомендации

Photo by <a href="https://api.vc.ru/v2.8/redirect?to=https%3A%2F%2Funsplash.com%2F%40ikukevk%3Futm_source%3Dunsplash%26amp%3Butm_medium%3Dreferral%26amp%3Butm_content%3DcreditCopyText&postId=736990" rel="nofollow noreferrer noopener" target="_blank">Kevin Ku</a> on <a href="https://api.vc.ru/v2.8/redirect?to=https%3A%2F%2Funsplash.com%2Fs%2Fphotos%2Ftime-management%3Futm_source%3Dunsplash%26amp%3Butm_medium%3Dreferral%26amp%3Butm_content%3DcreditCopyText&postId=736990" rel="nofollow noreferrer noopener" target="_blank">Unsplash</a>
Photo by Kevin Ku on Unsplash

Признаки проблем с тайм-менеджментом:

  • Отсутсвие свободного времени,
  • Преобладание срочного над важным, количества дел над качеством исполнения,
  • Постоянная спешка, переносы и опоздания,
  • Непонятно за что хвататься и с чего начать,
  • Режим реагирования и тушения пожаров,
  • Многозадачность,
  • Отсутсвие долгосрочного планирования.

Возможные причины

Психологические:

  • Потребность в собственной важности, нужности и незаменимости.
  • Страх пустоты и вакуума.
  • Личная неорганизованность, отсутствие самодисциплины, прокрастинация.
  • Недоделанные дела отвлекают от текущей задачи.

Внешние:

  • Токсичные люди в окружении.

Причины, которые увеличивают количество дел:

  • Отсутсвует делегирование (все сам),
  • Неумение сказать “нет”,
  • Сложно делать выбор,
  • Микроменеджмент (или вы им занимаетесь, или ваш руководитель),
  • Отсутствие четко поставленной цели и критериев ее достижения,
  • Неэффективная коммуникация.

Причины, которые влияют на качество планирования:

  • Отсутсвие приоритетов или они неверно расставлены (важность подменяется срочностью),
  • Частая смена приоритетов,
  • Пробелы в зонах ответственности,
  • Низкая скорость принятия решений.

Причины, которые влияют на выполнение задачи:

  • Неоптимальный способ решения поставленных задач (отсутствие автоматизации, оптимизации, делегирования),
  • Низкое качество, фокус на скорости (часто приходится переделывать),
  • Частые смены контекста,
  • Отсутствие критериев “выполненной задачи”,
  • Встречи без подготовки и четко сформулированных цели и плана,
  • Неправильная оценка временных затрат или ее отсутсвие.

Общие рекомендации

  • Составить единый список всех дел (и рабочих и бытовых),
  • Расставить приоритеты,
  • Оценить временные затраты на каждое дело,
  • Делегировать то, что можно делегировать,
  • Минимизировать количество смен контекста (объединять похожие дела),
  • Формулировать цель на день, неделю, месяц,
  • Не доделывать дела, если они потеряли смысл и актуальность,
  • Делать 1 дело за 1 раз,
  • Думать о времени, как о деньгах,
  • Внести дедлайны в календарь и напоминания о них за несколько дней.

Рекомендации в рамках 1 дня

  • Создайте план на день,
  • Используйте календарь: вносите туда не только встречи, но и задачи,
  • Выберете фокус на день (1-2 главных дела),
  • Расставьте приоритеты,
  • Установите ограничение по времени для каждой задачи,
  • Отслеживайте потраченное время (чтобы начать более реалистично оценивать),
  • Блокируйте отвлекающие факторы,
  • Объединяйте похожие задачи,
  • Добавляйте временные буферы между встречами и задачами.

Главная мысль

Есть инструменты и приемы, чтобы успевать больше. НО!

Невозможно успеть все. Важно успеть то, что для вас действительно важно. Для этого надо знать, что для вас важно.

11
Начать дискуссию