Кейс: Единая кадровая система в 1С:ЗУП
Клиент
Большая торговая компания (NDA) является одним из ведущих российских операторов travel retail.
Причина обращения
Доработанная 1С:ЗУП версии 2.5 давно не обновлялась и требовала перехода на новую конфигурацию. В каждой организации из группы компаний использовалась своя база 1С:ЗУП.
Задача
Обновление конфигурации и переход к единой базе 1С:ЗУП в версии 3.1 ПРОФ
Проблематика
- кадровый учет и расчет заработной платы ведется в 5 базах данных 1С старой и новой редакции (главная боль);
- данные из баз требовалось перенести в одну информационную базу;
- в каждой базе присутствуют персональные настройки, начисления и удержания для организаций учета ЗП;
- одинаковые сведения (физические лица, сотрудники, начисления, удержания и т.д.) из пяти баз рекомендуется сохранить и объединить в одной без создания дублей;
- дата начала учета в единой БД — 01.01.22 года (порядка двух месяцев на подготовку и тестирование слияния).
Решение и ход работы
Слияние и обновление доработанных ЗУП — нестандартная, но типичная задача для бизнеса.
1С-ная команда при подготовке технического задания выделила следующую схему работ:
На стадии перехода в ЗУП 3.1 решили сделать первый вариант и перенести необходимые сведения на дату начала ведения учетов. Это избавляет готовую БД от старой и неактуальной информации, исключает перенос ошибочных настроек и ощутимо сказывается на сроках и стоимости работы.
Что было сделано далее:
- Обновление базы для версий 2.5 и 3.1 до актуальных релизов (ИНТЕРВОЛГА).
- Доработка обработки переноса данных для сопоставления справочников (ИНТЕРВОЛГА).
- Перенос данных (ИНТЕРВОЛГА).
- Проверка корректности данных в ЗУП 3.1. после перехода (клиент + ИНТЕРВОЛГА).
- Повтор 1-5 п. еще для двух БД (клиент + ИНТЕРВОЛГА).
- Закрытие последнего месяца ведения учета в ЗУП 2.5. Выполнение расчетов зарплаты, взносов, отражение выплаты и перечисления НДФЛ (клиент).
- Перенос данных из четырех ЗУП 3.1 в единую базу (ИНТЕРВОЛГА).
- Проверка данных в единую БД (клиент + ИНТЕРВОЛГА).
- Разработка дополнительного функционала (клиент + ИНТЕРВОЛГА).
Следующая главная задача проекта — разработка подсистемы “Управление рабочим временем” УРВ.
В каждой базе 1С была реализована подсистема УРВ с учетом особенностей базы. После переноса в единую базу программисты заново разрабатывали формы, функционал и настраивали алгоритмы.
Возможности УРВ в единой базе:
- индивидуальный график сотрудника формируется автоматически: выводятся часы и причины отсутствия,
- проведение аналитики и подготовка отчетности сразу по всей компании, нежели частично по каждой базе,
- полная корпоративная аналитика с графиками,
- настроены права доступа, чтобы каждый HR работал со установленной «зоной ответственности»,
Итоги
Сроки выполнения проекта — еще одна главная задача проекта, с которой мы тоже справились. Делимся подробной схемой выполнения задач:
Результаты объединения пяти 1С-ок с доработками:
- сокращение расходов;
- единая обновляемая конфигурация;
- унификация кадровых процессов компании, а не отдельных организаций;
- доработанные отчеты для учета отсутствия каждого сотрудника;
- оптимизация времени работы отдела кадров.
Читайте полное описание проекта в нашем блоге.