Главный источник проблем бизнеса. Бухгалтерия. Часть 1. Как бюрократия мешает развитию компании

Чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, компании важно быть гибкой и мобильной, оперативно реагировать на изменения рынка и внешние вызовы. Бюрократия же делает организацию закостенелой и неповоротливой, увеличивает сроки решения простых вопросов и замедляет реакцию компании.

Как справиться с собственной бухгалтерией и оптимизировать процессы взаимодействия внутри компании рассмотрим в сегодняшнем материале.

Что такое бюрократия и при чём здесь бухгалтерия

Бюрократия – структура организации с чёткой управленческой иерархией и проработанными правилами, стандартами и показателями оценки работы. Бюрократия – про жёсткий контроль и отчётность. В процессе роста компании, бюрократия создаёт всё большие издержки, связанные с контролем: сбор и обработка информации по сделкам, фиксация результатов переговоров и принятых решений, контроль внутренних процессов и исполнения обязательств по контрактам.

В компаниях часто ценят креативность и новаторство, но держится всё за счёт контроля и бюрократии. Бюрократический тип организации основывается на стремлении к стабильности. Однако обилие формальных процедур, регламентов, инструкций, утвержденных бизнес-процессов не всегда играют на руку компании. Один из «побочных эффектов» бюрократизации бизнеса – повышенная нагрузка на бухгалтерию.

Бухгалтерия – структурное подразделение компании, которое собирает и накапливает данные об имуществе и обязательствах организации. Бухгалтерия – источник документально обоснованной и структурированной экономической информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений. Проще говоря, весь документооборот, которым сопровождается контроль над внутренней и внешней деятельностью организации, ведётся через бухгалтерию.

Негативное влияние бюрократии на бизнес

Бухгалтерия часто держится обособленно от остальных подразделений, а руководитель компании даже не пытается вникнуть в суть процессов и всецело доверяет учёт главному бухгалтеру. Бухгалтерия – специфическая область знаний, и вряд ли много управленцев найдут время, чтобы разобраться в вопросе и оценить, оправданы ли жалобы сотрудников на тиранию главбуха, которому вечно не хватает то первичных документов, то счёта-фактуры. Делегировать задачи профессионалу – единственно верное управленческое решение. Однако в работе с бухгалтерией руководитель неизбежно сталкивается с проблемами, которые тормозят развитие всей компании.

Российский бизнес больше забюрократизирован, чем западный: российское законодательство накладывает на компании множество ограничений, усложняет процессы в ряде отраслей, вынуждает вести масштабную отчётность и увеличивать документооборот. Компания становится неповоротливой: внедрять инновационные решения не позволяет низкая из-за бумажной волокиты скорость принятия решений, прорывные идеи остаются за бортом или устаревают к тому моменту, как до них доходят руки. Снижается и мотивация сотрудников: вместо того, чтобы решать интересные задачи и развиваться в своей области, работники вязнут в рутинных процессах и отчётности.

Многоуровневая бюрократическая система России не только одна из главных проблем при ведении бизнеса, но и фактор, который провоцирует нарушения: многие компании уходят в теневой сектор, чтобы избежать столкновения с «канцелярщиной», а по результатам опроса ВЦИОМ, россиянам открыть собственное дело и легализовать бизнес мешают высокие налоги (25% опрошенных) и бюрократия (22% опрошенных).

Впрочем, основная причина чрезмерной бюрократизации внутри компаний – нерациональные поведенческие модели менеджмента. Руководитель, который боится делегировать и потерять контроль над ситуацией, закапывается в микроменеджмент и плодит регламенты. Контроль безусловно снижает риски неверных решений, но также ограничивает возможности роста внутри компании для менеджеров среднего звена, а также отвлекает от построения стратегии организации. По-настоящему успешной компания станет только достигнув баланса между контролем и делегированием.

Как справиться с бюрократизацией?

Совершенствовать управление организацией на пути к сокращению бюрократизации можно несколькими способами:

Технократический подход предполагает создание идеальной модели механизма управления через постепенные и малозаметные последовательные изменения. Мало инвазивное вмешательство снижает сопротивление бюрократии, которое способно парализовать усилия реформаторов.

Рыночный подход – стихийная подстройка механизма управления к меняющимся условиям. Спонтанность действий может привести к внутренней поляризации сил, росту сопротивления изменениям и даже укреплению позиций бюрократии.

Стратегический подход – исходя из объективных условий деятельности организации и расстановки сил в ней, выявить и развить позитивные демократические формы управления организацией. Реализуют такой подход за счёт внедрения новой организационной структуры, развития коллективных методов разработки и принятия решений, формирования новой модели управления, распространения в системе управления экономических отношений.

Ключевые ошибки во взаимодействии с бухгалтерией и как их избежать

Первая и главная ошибка – отсутствие понимания зачем в компании существует отдел бухгалтерии. Раньше главбух считался правой рукой собственника и имел непререкаемый авторитет у сотрудников. Сейчас бухгалтерия всё чаще воспринимается как «обслуживающее подразделение», торопиться выполнять требования которого вовсе не обязательно. Бывает и руководители плохо понимают что входит в компетенции бухгалтера и чего от него ждать.

Задачи бухгалтерии можно свести к двум основным, из которых проистекают все остальные:

Бухгалтерия бережёт компанию от штрафов и излишнего вмешательства контролирующих органов, а также выступает опорой в принятии управленческих решений. На главного бухгалтера управленец возлагает больше всего ожиданий и требований, ведь в малом и среднем бизнесе ответственность за деятельность компании несут два человека: руководитель компании и главный бухгалтер.

Вторая ошибка, угрожающая взаимоотношениям руководителя и главного бухгалтера – часто руководитель считает, что главбух по умолчанию несёт материальную ответственность и за всё «отвечает головой». В реальности же главный бухгалтер разделяет с руководителем материальную ответственность только в случае, если с ним заключён договор о полной материальной ответственности. В противном случае беспечно полагаться на добропорядочность и заинтересованность в успехе предприятия наёмного сотрудника.

Ещё одна частая ошибка, которая ведет к непониманию, нервотрёпке и убыткам – не ставить задачу перед главным бухгалтером. Главбух должен выполнять роль, которую ему отведёт руководитель, иначе случае ничто не помешает понимать должностные обязанности так, как выгодно. Не стоит отстраняться от деятельности бухгалтерии: главбух сам не напишет себе должностных инструкций, не возьмёт дополнительную ответственность.

Тем не менее, список функций главного бухгалтера известен и понятен:

Привлекать главного бухгалтера крупных предприятий для решения задач на уровне финансового директора – тоже ошибка. Финдиректор занимается другими вещами:

Бухгалтеры не обязаны обладать компетенциями для проведения финансовой аналитики и стратегического планирования.

5 правил взаимодействия с бухгалтерией, которые сберегут нервы и деньги

Чтобы бухгалтерская служба не вызывала серьёзных проблем для руководителя, достаточно соблюдать несколько несложных правил.

Фиксируйте в договоре должностные обязанности и ответственность главного бухгалтера. Это правило касается и прочих сотрудников – конфликты происходят от недопонимания между людьми, потому с требованиями и санкциями за их неисполнение лучше разобраться на берегу. Выживание компании зависит от качества бухгалтерского учёта и никак не регламентировать работу отдела попросту опасно.

В общих чертах должностные главного бухгалтера могут выглядеть следующим образом:

Ознакомьтесь с основами бухгалтерского учета и не нарушайте правил. Понимать, что происходит с деньгами компании, и поддерживать эффективную работу – основа бизнеса.

Важно помнить, что учёт хозяйственной деятельности организации ведётся на основе первичной документации: все сделки, которые привели к поступлению или списанию денежных средств, в обязательном порядке должны подтверждаться документом.

Передача в бухгалтерскую службу документов за предыдущие периоды, влечёт составление и сдачу в контролирующие органы корректирующей отчетности – по сути дополнительную работу для бухгалтера. Всем будет проще, если документация будет поступать в распоряжение бухгалтерии своевременно, так что позаботьтесь о том, чтобы главбуху не приходилось трясти менеджеров по каждой бумажке.

Ознакомьтесь с отчётностью, прежде чем подписывать. Попросите бухгалтера или обслуживающую компанию пояснить нюансы, если что-то непонятно, уточните сумму рассчитанного налога.

Задача бухгалтера – содержать бумаги в порядке. Позаботьтесь об организации хранения документации на всех уровнях. У каждого документа должно быть своё место, чтобы не тратить впустую время на поиск и перекладывание бумаг.

Регулярно проводите аудит работы бухгалтерии. Своевременная проверка поможет вскрыть накапливающиеся проблемы и вовремя «подлатать» тонкие места. Привлекайте внешних специалистов, чтобы оценить состояние дел фирмы, используйте опыт экспертов, чтобы отладить работу собственной бухгалтерии.

Настройте оповещения от налоговой так, чтобы требования дублировались и приходили не только главбуху, но и руководителю – быть в курсе начисленных штрафов и пени, значит не упустить из вида проблему.

Внимательно подбирайте кандидата на должность главного бухгалтера. Проблемы в работе бухгалтерии вскрываются далеко не сразу. Но если налоговая проверка насчитала штрафов и пеней, к фирме регулярно применяют налоговые санкции за несвоевременную сдачу декларации, если запрошенный документ за прошлый год две недели ищут по архивам, дело явно пахнет керосином и нужно разбираться с главбухом.

Конечно, на собеседовании все соискатели молодцы и подбор человека на должность главного бухгалтера во многом русская рулетка. Если отношения с предыдущим главбухом не задались или путь компании только начинается, стоит обратиться к профессиональному HR специалисту за помощью в поиске достойного кандидата.

Разработайте должностные инструкции. Работа бухгалтерской службы, как и работа компании в целом, должна быть стандартизирована и регламентирована: регламенты позволят повысить управляемость отдела и исключит неразбериху в случае смены руководства.

Стандарты делятся на три уровня: положение о системе бухгалтерского учёта на предприятии, руководство по ведению бухучёта, должностные инструкции.

Проработка регламентов и беспрекословное их выполнения минимизируют влияние человеческого фактора на ход работы.

***

В следующем материале поговорим о том, как снизить нагрузку на бухгалтерию и как быть, если бухгалтер один, а задач у него много.