Как подключить сервис 1С:Кабинет сотрудника
Любой пользователь 1С может подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника» бесплатно на 45 дней. Для этого необходимо будет просто активировать сервис в программе и настроить неограниченное количество кабинетов сотрудников.
Подключение к сервису
Попробуем самостоятельно настроить сервис «1С:Кабинет сотрудника» в программе «1С:Бухгалтерия 8». Сделать это может только сотрудник с полными правами. Заходим в раздел «Сотрудники» — «Еще» — в списке выбираем «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».
Или можно перейти в раздел «Зарплата и кадры» — «Сервис» — «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».
При этом программа обязательно должна быть на официальной поддержке, и в ней должен быть настроен доступ к Порталу 1С. Для этого заходим в меню «Администрирование» — «Интернет-поддержка и сервисы», нажимаем «Подключить», вводим свой логин и пароль. Данное действие необходимо для обновления программы 1С и для работы всех остальных сервисов.
Затем возвращаемся к подключению сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Необходимо будет пройти все этапы, в том числе «Публикация кабинетов» (об этом поговорим далее) и нажать кнопку «Подключить».
В случае успешного подключения появится 5-й этап, в котором будет указана ссылка на сервис. По ней необходимо будет перейти указанному ответственному лицу. На его телефон или электронную почту будет отправлено сообщение с кодом, который необходимо будет ввести на открывшейся странице.
Если форма подключения Кабинета сотрудника была случайно закрыта, то ее можно открыть заново через раздел "Сотрудники" - "Еще" - "Сервис 1С:Кабинет сотрудника"
Как только ответственный подтвердит свой телефон, ему необходимо будет придумать и ввести пароль для входа в сервис. Рекомендуется придумывать пароль как можно сложнее с использованием латинских букв.
Теперь можно знакомиться с сервисом и создать кабинеты для сотрудников.
Если при подключении сервиса не были указаны сотрудники, то можно указать их в открывшейся форме по ссылке "Изменить настройку публикации".
Далее нужно будет проставить флажки в колонке "Публиковать". А по кнопке "Публикуемые сотрудники" можно посмотреть список всех сотрудников, для которых должны быть указаны мобильный номер и электронная почта. Если условие не выполнено, то строка будет подсвечена красным. По кнопке "Обновить публикацию" данные будут переданы в сервис.
В сервисе есть возможность настроить согласование заявлений сотрудников с руководителями. Для этого необходимо будет выделить руководителей с указанием их должности. Если руководители не будут заданы, то все согласования будут автоматически отправляться директору компании.
Кроме того, отдельно в сервисе можно настроить правила обработки заявок сотрудников. Для этого в форме настройки сервиса переходим по ссылке "Настроить правила обработки заявок сотрудников". Как правило, все заявки приходят сотруднику, ответственному за сервис, но удобнее сразу указать необходимую информацию. Обрабатывать заявки может кадровик, расчетчик или любой другой сотрудник.
Создание кабинетов для сотрудников
Как только мы зарегистрировались в сервисе и опубликовали в нем сотрудников, необходимо создать им личные кабинеты и отправить приглашения. Такая возможность есть в меню «Администрирование», но доступно оно только ответственному за сервис.
В списке отражаются все сотрудники, для каждого пиктограммой отображается состояние его кабинета (конверт, сообщение, зеленый человечек и т.д.)
Далее необходимо выполнить следующие действия:
- Отметить флажками сотрудников и нажать "Выполнить"
- В открывшемся меню выбрать "Создать кабинеты"
- Разослать приглашения сотрудникам по смс или на электронную почту
При этом отбор сотрудников можно делать по пиктограммам. Отправить приглашения можно вручную или автоматически в разделе "Настройки". Найдите раздел "Личные кабинеты". Поставьте галочки напротив "Создавать кабинеты автоматически", "Отправлять приглашения автоматически". Также можно давать возможность сотруднику самостоятельно придумывать логин, для этого поставьте галочку напротив "Запрашивать логин при активации мобильного приложения". Как только сотрудник примет приглашение, рядом с его ФИО появится пиктограмма зеленого человечка.
Если в процессе создания кабинетов возникла ошибка, напротив сотрудника появится пиктограмма с красным человечком. В этом случае щелкните на ФИО, чтобы узнать, в чем заключается ошибка.
Особое внимание стоит обратить на раздел "Настройки". В нем вы можете:
- Включить/отключить использование ЭП сотрудников
- Включить уведомления (например, ожидание действия сотрудников по расчетным листам или по графикам отпусков)
- Разрешить фирме "1С" собирать статистику по сервису с целью его улучшения
- Редактировать текст уведомлений о создании кабинета сотрудникам
Переходим к подключению кадрового электронного документооборота.
Подключение кадрового ЭДО
Прежде чем начать обмен документов с сотрудниками, необходимо подключить в настройках возможность кадрового ЭДО. Кроме того, работодатель должен иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, которую можно получить только у аккредитованных удостоверяющих центров, также можно приобрести сервисы «1С-Подпись» или «1С-ЭТП» в нашей компании. Сотрудники могут получить бесплатные усиленные неквалифицированные подписи в своем кабинете.
Приобрести усиленную квалифицированную ЭП можно в нашей компании, купив сервисы 1С-Подпись и 1С-ЭТП.
Заходим в раздел "Настройки" - "Общие настройки" - раздел "Подпись и электронное шифрование", ставим галочку напротив "Электронная подпись".
Затем в том же разделе переходим в "Настройки электронной подписи" и подключаем электронную подпись. Нужно нажать кнопку "Добавить" и далее выбрать, откуда мы хотим установить электронную подпись, выбрав пункт "Из установленных в облачных сервисах или на компьютере".Если нажать на вариант "Заявление на выпуск сертификата", то можно будет сформировать сертификат на получение подписи через сервис 1С:Подпись.
Как только настройка использования электронной подписи в программе будет завершена, переходим в раздел "Сотрудники" - "Еще" - "сервис 1С:Кабинет сотрудника". В разделе "Настройки" ставим галочку "Использовать кадровый ЭДО".
Дальнейшую настройку КЭДО продолжим в браузере в кабинете ответственного сотрудника, где мы создавали кабинеты для всех. Заходим в раздел "Администрирование", переходим на закладку "Настройки" и ставим галочку напротив в "Использовать кадровое ЭДО". После появится подробное описание и инструкция о дальнейших шагах по работе с подписями в сервисе.
Теперь сотрудники смогут создавать электронные подписи в своих кабинетах и использовать их для подписания документов.
Получение подписи для сотрудника
Создать электронную подпись в личном кабинете просто. Необходимо зайти в «Профиль»
Затем в разделе "Электронная подпись" нажимаем на кнопку "Создать". Система попросит придумать пароль электронной подписи, создаем и нажимаем на кнопку "сохранить". Электронная подпись создана, вы увидите сроки ее действия.
Если сотрудник вдруг забудет пароль, можно будет заново создать электронную подпись по кнопке "Обновить".
Сервис "1С:Кабинет сотрудника" подключен, можно пользоваться им в полной мере.
Если у вас остались вопросы по подключению, вы всегда можете задать их нашим специалистам по телефону 8 (495) 846-73-90 или электронной почте info@rsoft-1c.ru