Как управлять своим временем? Искусство эффективного тайм-менеджмента

Один из известных теоретиков практического менеджмента — Питер Ф. Драккер, говорил, что время, самый дефицитный вид ресурсов, не умея управлять которым, человек вообще не может управлять ничем. Искусство управления временем, насущно необходимо для различных специальностей и профессий, но особенно важно для руководителей любого ранга. Невозможно, добиться никакого положительного результата на ниве управления людьми, не владея хотя бы начальными умениями в этой области.

В условиях, когда человек распоряжается только собой, когда его профессиональные задачи зависят исключительно от него, неумение управлять собственным временем порождает рассеянность в делах и, как правило, не позволяет добиться какого-либо значимого результата.

В случае с руководителем последствия могут быть более катастрофичны. Как часто руководители любых рангов говорят о том, что ничего не успевают? Как часто им приходится проводить на рабочем месте, гораздо больше времени, чем их подчинённым? Но это не самое пугающий результат, неумелого тайм-менеджмента. Более существенным является то состояние постоянного стресса, в котором живёт человек, когда ему не хватает времени. Он не может быть эффективен и он сам понимает, что у него не получается сделать свою работу хорошо. Дела, с которыми он сталкивается, не доводяться до конца, приходится постоянно менять приоритеты, время безвозвратно теряется, дело топчется на месте. Чем больше задач и целей, тем больше стресс, который наваливается на человека как тяжёлый камень.

Если все трудности и заботы, с которыми сталкивается руководитель или специалист в области тайм-менеджмента разделить на две категории, то можно сразу овладеть ключом к управлению временем. Секрет в том, что дела делятся на две категории, важные и срочные. Если применить к этой классификации принцип матрицы, то к уже названным категориям добавятся ещё две. Важные и срочные, а также срочные и неважные. Теперь дело за малым, взять лист бумаги и разложить все свои цели, задачи и обязательные действия по этим категориям.

Просто важные дела, как правило, всегда имеют достаточно длительный лаг достижения результата. Их надо постоянно держать в зоне своего внимания, но тратить на них усилия только тогда, когда это необходимо. Важность, это то, что обеспечивает потенциал развития и продвижение работы руководителя или специалиста в ключевых областях их деятельности. Так, например, обучение на курсах повышения квалификации будет важным для специалиста, а для руководителя, будет важным создание стратегии развития бизнеса, которым он управляет.

Важные и срочные дела, придётся осуществлять в первую очередь, отложив при этом все другие. Именно умелое управление этой категорией, позволяет достичь успеха в области стабильного функционирования профессиональных процессов или сотрудников, находящихся в подчинении. Если серьёзная сделка на грани срыва и для предотвращения негативных последствий надо переработать содержание возможного контракта до конца дня, то это ситуация, будет относиться именно к категории важных и срочных дел.

Просто срочным делам, тоже надо уделять внимание, но у них уже другая приоритетность. Здесь позволительно пренебрегать этой категорией и приступать к ней после того, как сделаны все важные дела. Тут необходимо помнить, что в подавляющем большинстве своём статус срочности многим нашим проблемам мы присваиваем сами. Если на телефоне закончился лимит интернета, то только его владелец может решить срочная ли это для него проблема, или она способна подождать.

Срочные и неважные дела, это те мелкие хищники, которые, стремятся сожрать, любое количество времени, которое есть как у специалиста, так и у руководителя. Обычно именно они являются той причиной стресса, о котором написано в начале этой статьи. Для специалистов, это настоящий бич, который используют в отношении них неумелые руководители. Пойди сюда, сделай-то, позвони, напиши, нарисуй по-другому. Да это проблема, но если это действительно срочные и неважные дела, то от них не требуется особого качества исполнения. На практике человека в конечном счёте оценивают по тому, как он добивается результата в важных делах, а не в срочных. Руководителю в этом вопросе проще, все задачи, которые относятся к категории срочных, принято делегировать своим подчинённым, конечно, если он умеет это правильно делать.

Теперь, когда понятно, как возможно классифицировать весь объём задач, с которыми сталкивается руководитель или специалист, необходимо упомянуть о следующих важных приёмах ,без которых не достичь совершенства в этой области. В принципе их всего три. Планирование, анализ, оценка. Предстоящий день любого работника, должен планироваться заранее. Некоторые дела уместно планировать на неделю вперёд. По окончании дня необходимо проанализировать, насколько правильно получалось управлять приоритетностью дел в этот период. Даже короткий анализ сразу выявит и продемонстрирует все ошибки, допущенные в этой области. Если планирование дел и анализ получаемых результатов становятся регулярными, то остаётся только начать оценивать, насколько быстро растёт собственный уровень тайм-менеджмента.

Таким образом, умея классифицировать свои задачи на срочные и важные, уделяя им внимание на основе приоритетности, постоянно используя планирование, анализ и оценку своей деятельности, любой специалист достаточно быстро достигнет высоких результатов, в своей профессиональной области. А руководитель, успешных итогов деятельности того подразделения, которым управляет.

Практика работы нашей компании, показывает, что особенно хороших результатов в области тайм-менеджмента, можно достигнуть за месяц тренировки по несложной программе под руководством знающего наставника