Как написать техническое задание на 1С, чтоб оно принесло пользу

Сегодня мы поговорим о том, как компании, собирающейся автоматизировать учет и управление на платформе 1С, написать хорошее техническое задание на автоматизацию.

Внимательный читатель сейчас удивился. Как же так – у Корады выходили статьи и видео о том, что заказчику не нужно писать ТЗ. Мы аргументировано объясняли, что написать ТЗ заказчику сложно, вряд ли оно получится достаточно подробным, и исполнителю все равно придется самому обследовать бизнес и описывать его. Получается, заказчик зря потратит силы и время, устанет от написания технического документа, но никак не сократит и не упростит работу по проекту. И вдруг мы выпускаем статью «Как написать техническое задание на внедрение 1С». Как будто мы сами себе противоречим.

Давайте определимся в терминах.

Есть техническое задание – документ, описывающий конкретную доработку. Какие объекты должны быть реализованы, какие реквизиты добавлены, какие кнопочки и поля ввода должны быть доступны. Вот его – не пишите. Подрядчик сделает это лучше.

Но иногда компании перед выбором подрядчика необходимо собрать воедино требования, ожидания, важные параметры будущего проекта внедрения 1С:

Такой документ часто тоже называют «техническим заданием». О его структуре мы сегодня и поговорим. Итак, вы намерены объявить конкурс и разослать его участникам документ на предварительное изучение.

Еще раз вернемся к целям документа. Разобраться для себя, систематизировать данные и передать их потенциальным подрядчикам. Объем данных должен быть достаточным, чтобы разные подрядчики, пользующиеся разными подходами к оценке и организации проекта:

Соберем список разделов идеального ТЗ на 1С проект.

О компании. Можно просто дать ссылку на сайт, если на сайте написано все важное и интересное о вас. Если информация на сайте не актуальная – напишите немного о себе текстом. Правильному подрядчику интересно, кто его клиент, чем отличается, сколько лет на рынке, кто его конкуренты.

Виды деятельности. Чем занимается компания? Если продажи – то оптовые или розничные. В своих магазинах или через маркетплейлсы. Если производство – то позаказное или серийное? Напишите подробно, насколько это возможно.

Оргструктура. Структура юридических лиц, чем занимается каждое из них (производство, продажи и так далее). Департаменты, отделы компании, руководители и должности сотрудников в отделах. Если у вас нет схемы, можете описать текстом или даже нарисовать от руки, не тратьте время на подбор подходящего графического редактора, его изучение и качественное рисование. Помните – при подготовке ТЗ на проект, нужно соблюсти баланс между потраченным вами временем и пользой, которую принесет документ.

Предпосылки проекта и его цели. В этом разделе нужно ответить на два непростых вопроса:

Почему именно сейчас возникла потребность во внедрении 1С, какова текущая ситуация в компании, которая привела к этой потребности?

Какую цель преследует проект автоматизации на 1С? Тут у вас есть соблазн написать общие слова, например, такие: «внедрить современную информационную систему», «создать единое информационное пространство», «автоматизировать все бизнес-процессы».

Это не очень хорошие цели. Потому что все это не цели, это следствия проекта – а чего ради он нужен вашей компании?

Сейчас у вас не «современная информационная система»? Ну и что? Чем вам это мешает? Вы теряете деньги? А почему? Настоящие цели лежат глубже, за вопросами «ну и что?», «и зачем нам это нужно?», «как нам это мешает?», «как нам это поможет?», «почему это нужно сейчас?».

Заинтересованные лица в проекте. Это однозначно тот человек или группа людей, которые выделяют бюджет, а также представители рабочей группы. Укажите их должности или роли, основные ожидания каждого, если они есть.

Границы проекта, фазы. Что в проект входит, а что нет? Какие производственные площадки и офисы будут, а какие не будут автоматизированы? Какие контуры учета – оперативный, управленческий, бухгалтерский, кадровый, и так далее, должны быть обследованы и автоматизированы? Какие основные процессы компании попадают в контур автоматизации, а какие нет?

Если вы сразу видите, что объем выглядит большим, разделите его на «фазы». Например, в первой фазе мы планируем внедрить 1С ERP на заводе А, во второй фазе – на заводе Б, а в третьей фазе – автоматизировать торговый дом и наладить интеграцию.

Сроки проекта и этапов, их обоснование. Подумайте и напишите, когда вы планируете начать проект? Иногда потенциальные подрядчики отказываются от участия в конкурсе сразу, по причине занятости на текущий момент. А вы, может быть, планируете стартовать только через полгода.

Важна также ожидаемая дата завершения. Если есть критичные события, влияющие на эту дату, обязательно укажите их. Например, ваша текущая система после этого станет недоступна, или у вас начнется высокий сезон, к которому точно должна работать новая 1С.

Если в проекте планируется несколько фаз – попробуйте указать ожидаемые сроки старта и завершения каждой фазы.

Постарайтесь быть реалистичны и честны в датах. Конечно, всем хочется, чтобы работа началась «вчера», а была закончена «сегодня». Но нереальными сроками, указанными в ТЗ (особенно в совокупности с другими факторами) вы можете отпугнуть подходящего вам подрядчика.

Критерии приемки проекта. Подумайте, что для вас «запущенный успешно проект автоматизации»? Как вы оцените его и поймете, что результат достигнут?

Например, 21 магазин сети работает на новой 1С: Рознице, между магазинами и центральной базой без ошибок проходит обмен, в центральной базе строятся такие-то отчеты. Получаются хорошие и понятные критерии верхнего уровня. Далее вы с подрядчиком будете их уточнять, но для начала – неплохо.

Требования к подрядчику на верхнем уровне. Подумайте совместно с руководством – какие критерии для вас критичны при выборе подрядчика. Запишите их. Как и в других пунктах, призываю вас фиксировать по-настоящему ключевые критерии – чтобы не получилось так, что по вашим 50 критериям только 2 компании на рынке подходят, но они не готовы вас взять, потому что ваш проект для них слишком маленький – бывает и так.

Среди критериев может быть: наличие определенного количества сотрудников, наличие релевантного опыта и кейсов, прозрачность взаимодействия (подумайте, как вы ее будете проверять), наличие понятной вам и приемлемой для вас технологии управления проектом, количество лет присутствия компании на рынке, экспертиза в важной для вас отрасли, и так далее.

Оборудование. Если есть оборудование, которое нужно будет подключить в ходе проекта, обязательно напишите об этом. Чаще всего данный пункт актуален при автоматизации розничной торговли и складской логистики.

Интеграции. Связи внедряемой 1С с другими системами. Если вы уже сейчас знаете, что интеграции понадобятся, перечислите их и кратко опишите их характеристики. Например, «понадобится интеграция с сайтом на bitrix – на сайт отправляются карточки товаров, каталог, остатки и цены, с сайта приходят заказы».

Среди интеграций могут быть сайты (если не знаете, на какой CMS, ничего страшного, укажите адреса сайтов), маркетплейсы и другие информационные системы, работающие в компании.

Печатные формы и отчеты. Нет необходимости перечислять все, что можно и нужно печатать из будущей 1С – особенно стандартные формы типа Торг-12 или УПД. Но если у вас есть особенные, специфические формы документов или сложных отчетов, от которых вы точно не сможете отказаться, при этом это вы их придумали, так что вероятность найти их в типовом 1С решении стремится к нулю, перечислите их, и приведите формы.

Есть и задачи, которые вам делать не стоит. Иногда заказчик увлекается написанием ТЗ на автоматизацию, тратит на него столько сил и времени, что устает еще до начала проекта. И конечно, очень обидно, когда сделанная работа оказывается бесполезной, и подрядчик говорит, что будет делать ее заново. Для того, чтобы избежать этого, не стоит:

Писать ТЗ на 1С – да-да, в этот раз речь идет про чисто технические документы. Иногда после проделанной организационной работы, вдруг хочется начать описывать кнопочки, и что должно происходить при их нажатии, поля и реквизиты, и тому подобное. Вот это уже лишнее.

Описывать свои бизнес-процессы – описание бизнес-процессов – неотъемлемая часть технологии обследования. Оно в любом случае будет проводиться. Для того, чтобы описать процессы полно, непротиворечиво, да еще и вовлечь в работу и будущий проект участников рабочей группы, необходимо иметь многолетний опыт, которого скорее всего у вас нет.

Пытаться описать, как в 1С должны работать процессы – иногда у РПЗ, или кого-то в компании, есть опыт работы с 1С и даже знание основ настройки. В таком случае велик соблазн сразу написать, какие разделы нужно включить, какие галочки поставить, какие схемы использовать. Это на текущем этапе лишнее. После обследования, в ходе моделирования процессов, хороший подрядчик все это сделает, вам покажет, обоснует и защитит.

Выбирать самим 1С лицензии – велик соблазн полазить по интересному сайту 1С с описаниями разных продуктов, и подобрать себе подходящий. Как правило, это делается для того, чтобы получить хоть какую-то определенность, что-то твердое, на что можно опереться. На самом деле не всегда продукт 1С очевиден. Кроме различной реализации одних и тех же функций – например «производство» есть и в 1С:ERP, и в 1С:УНФ – есть еще большое количество отраслевых специализированных решений, которые могут вам подойти, но вы их не знаете и не найдете. Пусть подрядчик выберет и обоснует подходящий 1С продукт.

Мы с вами разобрались со структурой документа, давайте обсудим, как его подготовить. Для проекта вам в любом случае понадобится рабочая группа и РПЗ (руководитель проекта от заказчика). В рабочую группу стоит включить руководителей отделов, чья деятельность будет автоматизирована и/или наиболее лояльных, опытных сотрудников из отделов.

Если вы решили сами сделать ТЗ на 1С, есть смысл собрать для этого рабочую группу до начала проекта. Эти люди поучаствуют в формировании ТЗ, а далее будут участвовать в проекте и увидят, как их пожелания, требования и идеи, претворяются в жизнь.

Возглавить процесс подготовки лучше всего будущему РП.

Итак, РПЗ назначен, рабочая группа выделена.

Вы создаете оглавление, структуру будущего документа. Например, можете взять структуру, предложенную нами. И по каждому пункту собираете небольшую планерку рабочей группы, обсуждаете этот пункт и фиксируете его. Можете собрать одну встречу и пройти на ней несколько пунктов, или даже все. Скорость работы над ТЗ на автоматизацию существенно зависит от того, насколько хорошо участники рабочей группы, инициаторы проекта, понимают зачем вообще проект нужен, и совпадают в видении целей и текущего состояния бизнеса.

Если вся команда хорошо синхронизирована, и есть единое понимание целей проекта и его предпосылок, возможно вы соберете ТЗ на внедрение 1С с первого раза. Но возможно, придется собираться на протяжении нескольких месяцев, пока не сформируется единая картина идеальной системы.

Помните, важно соблюсти баланс между потраченными на создание документа усилиями и временем, и пользой, которую он принесет.

Вы прочитали статью и поняли, что нужно потратить много времени, и делать вам этого теперь не хочется.

Ничего страшного – обращайтесь сразу к компании-подрядчику. Хороший подрядчик выявит цели, предпосылки, поможет определить границы, обсудит с вами сроки, и все зафиксирует письменно. Можете обратиться к нам, мы будем рады вам помочь.

Желаем вам успешных проектов, доходящих до запуска и приносящих пользу.

И подписывайтесь на телеграмм-канал "Бояршинов из Корады"