Организуем event: кто такие волонтеры, и зачем они нужны

Любая организация даже минимального, но качественного мероприятия включает в себя такое количество нюансов и вопросов, что справится с этим в одиночку не под силу даже Цезарю, но не тому, который салат, а тому, что умел делать пять дел одновременно. А значит, нам необходима помощь. Где ее искать и зачем нужны волонтеры?

Давайте будем честны: зачастую, если организацией мероприятия бренд занимается самостоятельно, под определение волонтеров попадают безмолвные сотрудники из разных отделов, чье чувство безмерного уважения начальства и любви к бренду перевешивает нежелание нагружать себя лишней работой вне должностных инструкций и заработной платы. И самое интересное в этом то, что несмотря на ложное чувство экономии, наработать такие волонтеры могут только лишнюю головную боль и внезапные расходы.

Впрочем, это совсем неудивительно, потому как если называть вещи своими именами, то это ни что иное, как бесплатный неквалифицированный труд, результатов которого каждый здравомыслящий руководитель должен бояться больше, чем внезапной налоговой проверки или незапланированного заседания совета директоров.

Но, к сожалению, посмотреть на эту историю под таким углом хватает мудрости далеко не всем руководителям. А отдельные персонажи, не умеющие отстаивать профессиональные позиции, и желающие выслужиться – разубеждать начальство в том, что проще и дешевле заказать event профи – совсем не спешат.

И ладно, когда речь о благотворительности, там бесплатных энтузиастов на место помощников набежит немало. Они и листовки раздадут, и сувенирку на своем горбу из далекой промзоны притащат. А если мы говорим о коммерческом мероприятии? Как мотивировать сотрудника на то, чтобы в пятницу после работы он поехал не в ближайший бар, а на площадку развешивать шарики и расставлять стулья? Да даже если мотивировал, то какого результата от него можно ждать?

Кстати, подготовка - еще полбеды. Потому как на самом мероприятии этим несчастным тоже придется трудится в поте всего, что потеет: решать оперативные вопросы, служить навигаторами, ругаться с кейтерингом и срочно бежать за батарейками для микрофона и бутылочкой Просекко для важной гостьи.

В итоге, для того, чтобы качественно закрыть все возникающие вопросы придется искать кучу контрагентов самого широкого спектра: от того, кто раздаст листовки до того, кто привезет и смонтирует аппаратуру. Причем, совсем не факт, что все исполнители добросовестно выполнят свои обязательства. А увидеть негативные перспективы на этапе переговоров сможет не каждый непрофессиональный организатор, так как он, как мы уже выяснили, совсем не Цезарь и его знания далеки от энциклопедических.

Нехватка опыта сыграет свою роковую роль и вместо экономии, бренд, на ровном месте, получит неоправданное увеличение расходов, обусловленное вынужденными затратами на переделку того, что сделали некачественно. И совсем кто из волонтеров прошляпил тот факт, что заказанное оборудование, которое он с таким рвением расставлял за сутки до часа Х – оказало нерабочим, а сувенирка намокла под дождем из-за неправильного хранения.

Резюмируем: грамотные исполнители и помощники – очень важный фактор для любого организатора. В отличие от штатных водителей, секретарей и тети Маши из бухгалтерии, которая трижды женила внучку – они умеют не только правильно выполнять поставленные задачи, но и оперативно нивелировать возникающие проблемы, решая их еще на той стадии, когда все можно исправить.