Чем на самом деле управляет руководитель проекта
Что первое приходит на ум, когда вы слышите «управление проектами»? Чаще всего это командная работа, летучки, различные подходы к планированию и другие ассоциации первого порядка. Все эти процессы сопровождают множество задач и документов, и ими тоже надо управлять. Эта рутинная работа «сжирает» немало времени РП. Расскажу, как можно разгрузить команду и оптимизировать процессы.
Задача сама себя не сделает
Задачи сопровождают проекты от момента планирования и до завершения. Управление задачами — это комплекс мероприятий:
● создание,
● распределение,
● мониторинг работ.
От того, как выстроен этот процесс, во многом зависит эффективность всей команды проекта. Конечно, задачи можно передавать устно, направить через электронную почту, зафиксировать на стикерах, но в крупных компаниях этот процесс давно уже цифровизирован. Кто-то использует только онлайн таск-трекреы, вроде решения «Agile-доски», кто-то ставит задачи через информационные системы (ECM, BPM), а некоторые внедряют комплексные решения для управления проектной работой.
Но далеко не во всех специализированных ИТ-решения есть функциональные возможности для управления задачами. Безусловно, он есть, но зачастую скудный и не развитый. Еще реже в информационных системах управления проектами (ИСУП) можно встретить инструменты для работы с поручениями и контроля их исполнения, а ведь от этого напрямую зависит успех командного взаимодействия.
Качественный централизованный инструмент для управления задачами, доступный всем участникам проекта, является гарантией полной прозрачности взаимодействия. Создание и распределение работ между сотрудниками в режиме онлайн помогает избежать типовых ошибок.
А что же с документами
На любом, даже совсем небольшом проекте, есть документы: договоры, отчеты, протоколы совещаний, спецификации. Задачи тоже нередко включают в себя документы (на начальной или финишной стадии).
Часто начинающие управленцы попадают в ловушку: создают бесчисленное количество артефактов, дублируют их содержимое, и в конечном счете лишают себя возможности найти хоть что-то в разумные сроки по запросу руководителя. Но есть и те, кто не документирует работу совсем, полагаясь на собственную память и записи в блокноте.
И тот и другой вариант могут работать, если проектов немного. Но когда их количество исчисляется десятками, а команды разрастаются с геометрической прогрессией — велик риск что-то потерять, забыть или не зафиксировать.
При работе с документами крайне важно:
1. Собирать информацию в единое хранилище. Придерживаясь этого правила любой участник команды сможет в считанные минуты найти необходимый документ не отвлекая коллег.
2. Контролировать версии. Это важная функциональность, которая помогает руководителю и любому участнику команды отслеживать прогресс в разработке проектных документов, а также не порождать новые избыточные артефакты.
3. Разграничивать права доступа. Как правило недостаточно хранить документы в едином источнике. Важно управлять правами доступа и обеспечить их конфиденциальность.
Управление проектами — широкое и абстрактное понятие. При близком рассмотрении легко понять, что управлять нужно людьми, процессами, задачами, документами и еще многими составляющими, из которых и складывается гордое слово «проект».
Мы готовы поделиться своим опытом управления проектами. Здесь можно бесплатно получить запись вебинара, где мы рассказали, как с помощью инструментов системы организовали конференцию на 700+ участников: планировали этапы работ, распределяли загрузку, взаимодействовали с территориально распределенной командой, контролировали сроки задач и работали с большим потоком договорных документов от подрядчиков.