Три робота-юриста экономят 15% зарплатного бюджета агентству по защите интеллектуальной собственности «IQ Technology»
«IQ Technology» роботизирует задачи помощника юриста с помощью трех программных роботов. Цифровые сотрудники работают в информационной системе компании, синхронизируют информацию с сервисом визуализации данных и отправляют клиентам письма с отчетами. Суммарно роботы выполняют до 6 000 задач в месяц, автоматизируя задачи двух сотрудников.
Историей роботизации поделился Александр Логунов, управляющий партнер «IQ Technology».
О компании
«IQ Technology» защищает интеллектуальную собственность клиентов в цифровом пространстве. За шесть лет работы команда устранила более 1 миллиона нарушений.
Компания помогает брендам решать:
- Проблемы несанкционированных продаж в интернете, на маркетплейсах и в соцсетях;
- Доменные споры;
- Вопросы регистрации товарных знаков, программного обеспечения и патентов.
В работе команда «IQ Technology» использует цифровую систему ведения дел и проектов в юридических компаниях, онлайн-инструменты для настройки и визуализации отчетов и электронные таблицы.
Причины и цели роботизации
Чтобы поддерживать ведение судебных процессов и уведомлять клиентов о продвижении дел, сотрудники «IQ Technology» выполняли сотни повторяющихся механизмов одних и тех же задач:
- Отправка претензий;
- Создание отчетов;
- Информирование клиентов о количестве и статусе дел.
Руководство желало повысить удобство работы в текущей учетной программе и высвободить энергию сотрудников на выполнение задач по развитию.
За последний год «IQ Technology» выросли в два раза. Вместе с ростом клиентов увеличилось число рутинных задач.
Мы должны были набрать еще трех сотрудников, но не сделали этого — решили сэкономить средства за счет робота.
Решение
Роботизация затронула два процесса:
Подготовка и отправка отчетов клиентам.
Ведение дел в информационной системе компании.
Для выполнения задач разработали трех цифровых сотрудников.
Роботы управляют коммуникацией с клиентами
В подготовке и отправке отчетов клиентам участвует два программных робота.
Первый дважды в день скачивает два типа отчетов по клиентам из основной информационной системы и переносит их в электронные таблицы для синхронизации с онлайн-инструментом для преобразования и визуализации данных. Последний формирует отчет для клиента со списком дел и разбивкой по типу, наглядной визуализацией по результатам работы.
Второй робот получает список клиентов и расписание отправки отчетов в электронной таблице. В соответствии с датой, робот выгружает готовые отчеты и формирует e-mail сообщение адресату. В письмо робот включает два отчета и текстовый шаблон обращения.
Раньше помощник юриста скачивал отчеты, вкладывал их в письмо и каждый день отправлял десяти клиентам. На следующий день еще десяти. И так каждый день.
Роботы облегчают ведение дел юристами
В информационной системе компании по каждому делу формируется сценарий задач. Их количество варьируется от 17 до 25. Третьего цифрового сотрудника «IQ Technology» научили выполнять 4 задачи из сценария.
Робот, как и человек, заходит в программу на вкладке задачи и устанавливает фильтр по себе. Система назначает цифровому сотруднику задачи двух типов:
1. Подготовка и отправка писем претензий без вложений.
2. Подготовка и отправка писем с заранее созданным. pdf-документом.
Робот определяет шаблон для письма в зависимости от типа задачи и формирует документы из шаблонов. После отправки писем, робот изменяет статус дела и прикрепляет комментарий с числом и наименованием выполненной задачи.
Робот идет по порядку и выполняет 4 типа задач: видит название и понимает, что с этой задачей делать. Таких задач робот выполняет по 100-150 раз в день.
Первого робота в «IQ Technology» внедряли месяц. Сроки реализации в компании определяли соотношением скорости и цены разработчика.
Результаты
Программные роботы подошли «IQ Technology» с экономической точки зрения и по выполняемым действиям. В месяц три робота выполняют до 6 000 задач. Человек выполняет подобные рутинные задачи в три раза медленнее.
Если соревноваться на скорость, то натренированный сотрудник сделает задачу быстрее робота. Но у сотрудника есть и другие задачи. А робота ничто не отвлекает. Он работает, пока не доделает задачу до конца.
Синхронизацию информации и отправку отчетности программный робот выполняет ночью.
Роботы позволили «IQ Technology» не расширять штат помощников юристов во время роста компании. Годовая лицензия и ежемесячная поддержка роботов обходится дешевле найма новых сотрудников. Экономия составляет до 15% зарплатного бюджета в год.
Программная роботизация в компании не окончена. Сейчас роботы используют 25% доступного по лицензии времени. В планах отдать цифровым сотрудникам задачи младшего юриста: заполнение форм и подача документов на официальных сайтах исполнительных органов власти.
Патентные тролли изобрели юридический спам?