Оптимизируем процессы командировок: какие функции должны быть в OBT

Командировки персонала — это и так недешево, а ведь помимо прямых затрат на авиабилеты, отели, трансферы, в общую стоимость входят издержки в виде времени, потраченного на организацию и согласование таких командировок. Сэкономить время поможет использование OBT (online booking tool) – системы онлайн-бронирования, в которой сотрудник самостоятельно может выбрать необходимые тревел-услуги.

На основе анализа популярных сервисов организации командировок рассмотрим, какие функции нужны OBT-системе, чтобы удовлетворять потребности клиентов. Также мы подготовили таблицу со сравнением характеристик различных платформ.

Хорошая OBT должна предоставлять пользователям гибкие возможности. С одной стороны, позволять командируемым сотрудникам полностью самим формировать поездку: искать варианты перелетов, отелей, оформлять заказы и производить оплату.

С другой стороны, оставлять возможность для обращения за помощью к корпоративному тревел-агенту. Это удобно в сложных, нестандартных ситуациях: при многосегментных перелетах, необходимости бронирования дополнительных услуг (визы, страховки), перебронирования и т.д.

Гибридный подход, совмещающий самообслуживание и агентскую поддержку, позволяет компаниям максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы и компетенции.

Современные сервисы онлайн-бронирования способны агрегировать предложения от различных поставщиков туристических услуг. К примеру, при поиске авиабилетов они могут обращаться к глобальным системам бронирования (GDS) вроде Sabre, Amadeus и им подобным. Также возможно получение вариантов напрямую от авиаперевозчиков посредством особого стандарта обмена данными NDC.

Поставщики могут просить разную цену за одну и ту же услугу. Инструмент онлайн-бронирования способен проанализировать все доступные предложения и выбрать оптимальный вариант для клиента по соотношению «цена-качество».

Крупные и средние компании, как правило, заключают контракты с отелями, авиакомпаниями и другими поставщиками тревел-услуг. Такие соглашения предусматривают фиксированные цены, эксклюзивные тарифы, накопление бонусов и т.д. для сотрудников данной компании.

Хорошая OBT платформа умеет не просто хранить информацию о таких корпоративных контрактах, но и автоматически применять их условия в процессе подбора и бронирования услуг. Например, при покупке авиабилетов могут использоваться бонусные карты для накопления миль. Это позволяет максимизировать экономический эффект от имеющихся договоров для компании.

Организации часто вводят регламенты, ограничивающие расходы на командировки для различных категорий сотрудников. Такие регламенты являются тревел-политикой и представляют собой набор правил, которые регулируют оформление услуг. Устанавливаются лимиты по стоимости авиабилетов, классу обслуживания, категории гостиниц и т.д.

OBT система позволяет не просто настраивать такие правила в виде матриц и лимитов, но и встроить их в бизнес-процесс оформления командировок. То есть система не даст пользователю забронировать отель за $120, если по политике для него установлен порог $100. Или выбрать билет бизнес-класса, если по должности сотрудник может претендовать только на эконом класс.

Это сокращает время на ручной контроль соответствия выбранных услуг внутренним регламентам и избавляет от возможных злоупотреблений.

Бывают ситуации, когда все же требуется забронировать билет или отель, нарушающие утвержденные правила. Например, в указанном городе больше не осталось отелей нужного класса или авиарейсов на подходящее время по приемлемой цене.

Современная OBT система предусматривает гибкие схемы согласования таких исключений. Пользователь может запросить разрешение на выписку услуги, нарушающей политику, у уполномоченного лица в компании. Система также может автоматически уведомлять их о подобных кейсах. Опция авторизации предусмотрена почти во всех рассмотренных нами OBT платформах.

После согласования оформления нарушающих тревел-политику услуг, заявленный заказ разблокируется для оформления и оплаты. Система отправки запросов на согласование в компаниях может отличаться — например, требовать согласие одного или сразу нескольких сотрудников. Такой механизм «исключений по согласованию» позволяет соблюсти баланс между экономической эффективностью и практическими потребностями бизнеса.

Современные системы онлайн-бронирования позволяют оптимизировать процесс работы с тревел-документами. Многие OBT платформы отправляют связанные с поездкой документы (маршрутные квитанции, отельные ваучеры) на почту или прикрепляют к заказу в системе. Благодаря этому сотрудник или координатор поездок может скачать билеты, ваучеры, квитанции и прочие файлы напрямую из интерфейса системы.

Ряд систем предусматривает возможность хранения и передачи по ЭДО закрывающих финансовых документов для бухгалтерии. Некоторые OBT платформы умеют формировать в системе командировочные документы — приказы, служебные задания, авансовые отчеты по заданным шаблонам. Часть из них поддерживают электронную подпись для утверждения отчетности прямо в системе.

Многие современные OBT платформы имеют готовые решения по взаимодействию с распространенным внутрикорпоративным ПО, таким как 1С, SAP. В них реализована возможность API-интеграций — то есть программных интерфейсов для обмена данными с другими решениями, используемыми на предприятии. Это позволяет организовать удобный обмен информацией между сервисом бронирования и, например, корпоративными порталами.

Еще одна полезная функция — Single Sign On (Единая система авторизации). Она избавляет пользователя от необходимости повторной аутентификации при переходе из внутренних систем компании в интерфейс бронирования и обратно. Это сэкономит рабочее время сотрудников и сделает процесс организации поездок более бесшовным.

Минимальный функционал современных систем онлайн-бронирования должен включать в себя:

Такой набор опций позволяет комплексно решить задачи планирования и организации корпоративных поездок. Конкретные дополнительные возможности могут различаться в зависимости от выбранной платформы бронирования.

Помимо базового функционала по подбору и оплате основных услуг, таких как перелет, проживание и т.д., OBT системы могут предлагать модули для автоматизации смежных задач.

Например, интегрированные системы формирования и управления корпоративными договорами. Это позволяет в рамках OBT платформ не только использовать, но и отслеживать такие контракты. А при необходимости переносить данные во внешние программы: CRM, ERP и т.п.

Ряд систем имеют встроенные механизмы генерации типовых командировочных документов: приказов о направлении в командировку, отчетов, служебных заданий, удостоверений и т.п. Часто по шаблонам и в соответствии с требованиями компании-клиента.

Другие популярные опции: автоматический расчет суточных, возмещение расходов по чекам, календарное планирование поездок для групп пользователей, электронное подписание документов и т.д.

Гибкие настройки современных систем онлайн-бронирования позволяют адаптировать функционал под конкретные требования заказчика. Ряд OBT платформ предлагают услуги по доработке решения и созданию эксклюзивных модулей для максимального соответствия бизнес-процессам и задачам предприятия.

Возможности современных систем бронирования и управления деловыми поездками весьма разнообразны. Чтобы получить максимум эффекта от их внедрения с минимумом затрат, при выборе решения важно:

Такой подход с большой долей вероятности позволит подобрать решение, которое будет максимально соответствовать потребностям конкретной компании и поможет достичь поставленных целей по оптимизации процессов организации и учета служебных поездок персонала.

Рынок онлайн-сервисов бронирования деловых поездок динамично развивается в условиях высокой конкуренции. Компании-разработчики постоянно расширяют функционал своих решений, стремясь предоставить максимум возможностей для автоматизации корпоративных тревел-процессов. О важности OBT систем недавно также рассказали РБК в своем большом исследовании трендов рынка бизнес-тревел услуг.

Прочитать нашу прошлую статью про обзор ключевых трендов от РБК, связанных с технологиями в сфере командировок можно тут:

Одна из проанализированных нами систем онлайн-бронирования предоставляет служебные автомобили для планирования поездок. Другая использует алгоритмы искусственного интеллекта для персонализации подбора оптимальных вариантов тревел-услуг. Есть и комплексные решения с широкими возможностями кастомизации – они позволяют не только подключать готовые дополнительные модули, но и разрабатывать собственные эксклюзивные опции.

Для сравнительного анализа мы исследовали популярные на российском рынке платформы онлайн-бронирования по общедоступным данным. Результаты оформлены в виде таблицы с функциональными возможностями. Это поможет заинтересованным организациям определить необходимый набор возможностей OBT.

Так как мы использовали только открытые источники, не можем обеспечить полноту данных, а также гарантировать их актуальность. Цель исследования — помочь «осмотреться» тем, кто планирует работать с инструментами онлайн-бронирования деловых поездок и понять, какие именно функции могут понадобиться.