Автоматизация HR-процессов: советы HR из практики 1221Systems

Сколько используем: 1 год

Суть: платформа автоматизирует процесс подбора, обеспечивая интеграцию с сайтом Headhunter, а также возможностью добавлять резюме из других источников или напрямую от рекомендателя. У HR-менеджеров и руководителей (заказчики вакансии) есть совместный доступ к кандидатам к конкретной вакансии.

Удобство использования: прописаны все этапы, от «неразобранных резюме» до «выход на работу». Также программа дает аналитику, которую потом можно использовать, когда делаешь отчетные презентации. Не надо тратить часы для того, чтобы отрисовать графики — берешь аналитику из программы и добавляешь в отчетные презентации.

Talantix позволяет создавать и публиковать вакансии, управлять откликами и анализировать данные по кандидатам. Наши руководители легко просматривают резюме, оставляют комментарии, мы добавляем ссылки на собеседования, и вся история сохраняется. Если вдруг руководитель просит оперативно предоставить информацию о кандидате, то 2-3 минуты — и ты кидаешь ссылку на всю историю взаимодействия.

Результат: ускорился процесс найма, а качество подбора улучшилось за счет более тесного взаимодействия HR-специалистов и руководителей. Ни одно резюме и информация о кандидате не теряется, все история в программе. Когда много вакансий, мы экономим до 1 часа в день на такую рутину.

Сколько используем: 1 год

Суть: для компании 1221Systems оценка сотрудников — важный элемент управления персоналом, который включает в себя такие процессы, как Performance Review и формирование кадрового резерва.

Удобство использования: система AppRaise позволила нам эффективно автоматизировать эти процессы, обеспечивая прозрачность и объективность оценок. С помощью AppRaise мы регулярно делаем опросы сотрудников и заказчиков (NPS, eNPS), собираем обратную связь к концу испытательного срока сотрудника или перед пересмотром грейда и получаем готовые презентации-отчеты по каждому сотруднику.

Результат: ранее у нас бы ушло до двух недель на обработку результатов NPS и eNPS и подготовку отчета и другой документации, но сейчас за один день мы можем выгрузить всю информацию и презентации по 150 сотрудникам, которые уже работают у нас.

Процесс оценки значительно упростился для HR-специалистов. Мы оцениваем анонимно, а можем указать свои данные. Не нужно вбивать вручную оргструктуру и подбирать респондентов-руководителей. Экономим до одного часа работы, чтобы запустить оценку по сотруднику.

Недавно мы запустили оценку потенциала сотрудников, которые рассматриваются на кадровый резерв — система помогает и в формировании этого списка. Сэкономили несколько часов работы на проверку и отправку личных напоминаний, так как за нас все это сделала система. Важно только было добавить контент и сделать правильные выводы на основе данных.

Сколько используем: более 1 года

Суть: командировки — неотъемлемая часть деятельности IT-компаний, которые организуют корпоративное обучение и мероприятия несколько раз в год.

Удобство использования: для нас внедрение Smartway – это возможность автоматизации процесса организации командировок и последующего оформления отчетов.

Результат: благодаря Smartway, не потребовалось нанимать отдельного специалиста – travel-менеджера, и мы ежегодно экономим в среднем до 600 тысяч рублей. Smartway предоставляет весь необходимый функционал для планирования и отчетности командировок для наших бухгалтеров.

С помощью Smartway наши сотрудники сами бронируют билеты, отели, зная свои лимиты, а HR-специалисты ушли от рутинной работы и сфокусировались на новых задачах и процессах в компании.

Сколько используем: 1 год

Суть: в компании 1221Systems есть внутренний портал, который мы постоянно развиваем и до сих пор улучшаем его, чтобы он был максимально полезен для всех. Через портал сотрудники подают заявки на обучение, days off, на вакансию, рекомендуют друзей на вакансии, отправляют заявки на «Кафетерий льгот» и ДМС. «Открытый микрофон» и отправка благодарности становятся проще благодаря внедрению внутреннего корпоративного портала.

Удобство использования: ускорение и упрощение обработки практически любых запросов. На портале сотрудники видят исчерпывающую информацию и в разных ситуациях действуют согласно шагам, которые там подробно описаны. Видят статус своей заявки.

Там же есть доступ в «Библиотеку знаний», где своими силами собирается весь учебный материал. Ребята делятся своим техническим и управленческим опытом или пройденным обучением, а мы записываем их выступление и размещаем на портале.

Результат: в периоды подключения к ДМС и другим льготам, появлению новых вакансий, рекомендаций на вакансии и т.п. у нас экономится до двух часов работы в день.

Также благодаря порталу мы экономим на создании учебного материала до 15-20 тысяч рублей за курс.

Совсем недавно запустили возможность формирования ИПР сотрудников на портале, и руководители получили доступ к таким данным.

Затраты на корпоративный портал со всеми опциями у нас меньше, чем если бы мы покупали у провайдеров, которые предлагают такие решения за 1,5 млн рублей.

Благодаря Talantix, AppRaise, Smartway и внутреннему корпоративному порталу наши HR-специалисты фокусируются на внутренних коммуникациях, проведении встреч и могут больше внимания уделить взаимодействию с сотрудниками и кандидатами. А еще остается время на свое развитие как профессионала и возможность участвовать в новых проектах без перегруза.

Это сильно влияет на внутренний климат в отделе и компании в целом, а кроме того, помогает 1221Systems экономить бюджет и направлять его на развитие и мотивацию сотрудников.

В компании 1221Systems мы с радостью используем различные платформы для автоматизации процессов подбора, трудоустройства, оценки персонала, командировок, что позволяет экономить время на рутинных задачах и фокусироваться на глобальном: стратегии, коммуникациях с персоналом, развитии HR-бренда. Расскажу о нескольких платформах, которые у нас внедрены и которые реально приносят пользу, экономят время, деньги и минимизируют рутину.

Автор: Кондратьева Марианна