Чек-лист по организации IT-конференции
HR-директор “1221Systems” Ирина Лутохина собрала удачи и факапы конференции для 200+ айтишников и составила из них чек-лист организатора.
В апреле этого года IT-компания “1221Systems” организовала конференцию о цифровых технологиях в ритейле для 200+ сотрудников всех IT-отделов нашего основного партнера — крупного дистрибьютора продуктов питания ГК «Сладкая жизнь» (сети SPAR, «Авокадо», SMART и др.). Мероприятие получило отличные отзывы и теперь станет ежегодным. Но отдельные нюансы мы учтем на будущее — делюсь своим чек-листом.
От идеи к плану: придумываем вместе с AI
Определить тему конференции: выделить ключевые тренды отрасли, выбрать самые актуальные вопросы.
Обозначить, для кого конференция.
- Определить бизнес-задачи.
- Выбрать дату и название.
В нашем случае конференция была событием для IT-сотрудников одной группы компаний и не требовала широкой рекламы на холодную аудиторию. Но перед HR-отделом стояла задача создать насыщенную информационную программу, которая позволила бы специалистам обсудить цифровые тренды в ритейле, подняться над рутиной и посмотреть на общемировые процессы.
Кроме того, для распределенных команд бесценна возможность встретиться лично и пообщаться не через экран монитора: нужно было поддержать внутрикорпоративный нетворкинг неофициальной частью события.
Нейминг конференции — небольшой, но важный момент в подготовке. Мы завели максимально подробное описание планируемого мероприятия в ChatGPT и получили несколько списков как стандартных, так и креативных названий. Параллельно свои варианты подготовили сотрудники HR-отдела. В итоге победил человек: конференцию решено было назвать Digital Retail 2023.
Выбор площадки: да будет свет… и воздух!
После определения дат, концепции и бюджета начали искать площадку. Учитывали:
Вместимость и расположение.
Технические возможности — достаточное количество и качество звукового, светового и видеооборудования.
Комфортный зал по сезону: стабильность температуры во всех основных помещениях, современная система кондиционирования.
- Инфраструктуру: места для отдыха и общения, гардероб, боулинг, возможность организовать фуршеты, гостиница для иногородних участников.
- Бюджет.
- Свободные даты.
В нашем случае сжатость сроков (месяц на всё!) и большое количество участников определили выбор — крупный гостиничный комплекс с конференц-залом. Под недочеты пришлось подстраиваться: арендовать недостающее оборудование, упрощать подачу презентаций. Мы не отследили включение и выключение кондиционеров в зале, и некоторые участники позже жаловались на холод или духоту: теперь знаем, что если отсутствует современная система климат-контроля, а зал заполнен на максимум, должен быть отдельный сотрудник, ответственный за этот момент.
Елена Кульпина из SPAR рассказывает о главных IT-разработках прошлого года
Выбор спикеров: слушаем, открыв рот
В официальной части конференции выступали 16 спикеров из ГК «Сладкая жизнь», Яндекса, СберАналитики, BI.ZONE, Департамента информационных технологий Москвы. Для этого нужно было:
- Выбрать и пригласить интересных спикеров с яркими кейсами и опытом.
- Определить тему и формат выступлений, разработать и поделиться шаблоном презентации, отрепетировать моменты выступления.
- Обсудить все технические тонкости: демонстрация видео, режим докладчика, флип-чарт и т.д.
- Дополнить программу другими форматами общения со спикерами (в нашем случае — встреча «Вопрос-ответ»).
- Продумать конферанс и найти ведущего, фотографа и видеографа, обозначить подрядчикам тактику поведение во время выступлений (например, не мешать спикеру на сцене в процессе доклада).
Мы быстро перешли от идеи ограничиться только внутренними экспертами (главами IT- и маркетинговых отделов, которые за последний год показали наибольший бизнес-результат) к понимаю, что нужны также и интересные внешние спикеры. У нас есть надежные подрядчики, которых мы пригласили к участию. Процесс коммуникации и подготовки их выступлений оправдал себя: именно выступления экспертов других компаний позволили сотрудникам холдинга взглянуть на индустрию в целом, сравнить внутренние процессы с общероссийскими и мировыми.
Для того, чтобы взбодрить аудиторию и освежить внимание, полезно менять форматы выступлений.
Стандартные выступления по 15 минут дополнила встреча в режиме «Вопрос — ответ» от топ-менеджмента. Рады, что запланировали ее: судя по отзывам, сотрудникам было важно получить комментарии о ближайших планах развития из уст первых лиц, а руководителям — иметь возможность проговорить вслух общие цели и задачи, погрузить ребят в инфопоток и зарядить эмоционально.
«…И конкурсы хорошие»: неформальная программа и нетворкинг
Учитывая задачи конференции, неформальная программа была чуть ли не важнее информационной части. Помним, что нужно:
- Организовать перерывы на еду с учетом бизнес-задачи конференции. Кому-то больше подходит рассадка за столами, в нашем случае идеален был фуршет.
- Продумать выбор блюд: еда должна поддерживать тему конференции и быть в удобной подаче. В обед — больше белка и меньше углеводов, чтобы никому не захотелось спать после обеда. На ужин — предусмотреть легкий алкоголь.
- Обговорить поведение официантов: важно, чтобы они были предупредительны, но не мешали общению.
- Использовать по максимуму возможность площадки для организации неофициальной части (боулинг, караоке, бассейн и т.д.).
- Подготовить тематическую фотозону, где участники могут сделать снимки на память: это важно для создания атмосферы, развлекает гостей и служит дополнительным PR-инструментом для продвижения в соцсетях.
Фуршет и игра в боулинг позволили участникам дообщаться, дополучить информацию, обменяться контактами. Учитывая внутренний лозунг «Мы кормим людей», мы также в процессе фуршета выполнили задачу дать попробовать IT-сотрудникам максимальное количество продукции, которая производится внутри ГК «Сладкая жизнь».
После события: show must go on
Конференция заканчивается не в момент отъезда последнего участника, а в тот момент, когда начинается подготовка следующего события. Важно:
- Собрать фидбек по всем аспектам организации. Гуглформы — идеальный для этого инструмент.
Провести анализ ответов, обобщить результаты, обсудить с командой и составить инструкцию-памятку на следующий год.
Поделиться с участниками подборкой презентаций спикеров, а также фото- и видеоконтентом, подготовить пострелизы для блога компании и внешних СМИ.
В нашем случае 73% участников конференции дали обратную связь, позволив нам отметить как «узкие» места (например, недостаточное кондиционирование зала), так и удачи — интересных спикеров и актуальные темы, возможность пообщаться на профессиональные и личные темы, задать вопросы топ-менеджменту.
Сам факт организации отдельной конференции для IT-специалистов в ритейле говорит о том, что в сфере розничной торговли наступила новая эра, когда цифровые технологии становятся главной двигательной силой продаж.
Общее событие дало сотрудникам возможность ощутить себя в эпицентре самых актуальных процессов, вдохновило их делиться своими идеями и предложениями. А мы уже знаем, как сделать следующую конференцию Digital Retail еще более масштабной и полезной.