Управление проектами с фиксированной ценой

Как эффективно управлять проектами? Управление проектами с телефона без использования компьютеров и покупки дорогих приложений.

Проекты с фиксированной ценой - это проекты, цена которых согласуется с клиентом заранее и не подлежит изменению в будущем. Клиент всегда знает сколько в итоге заплатит за проект независимо от фактических трудозатрат исполнителя.

Основной задачей на этапе планирования проекта является точная оценка стоимости трудозатрат и цены проекта. Для завершения проекта с максимальной прибыльностью осуществляйте контроль трудозатрат на всех этапах его реализации.

На этапе планирования сформируйте команду проекта. Команда проекта формируется исходя из количества и квалификации сотрудников, необходимых для его выполнения. Как правило, команда проекта состоит из менеджера и участников.

Менеджер осуществляет управление проектом, в том числе:

- планирование и контроль сроков

- формирование команды

- планирование трудозатрат

- определение цены

- создание и распределение задач

- контроль трудозатрат и прибыльности

- сдача проекта и контроль оплаты

Участники проекта выполняют задачи, определенные менеджером: контролируют сроки задач, следят за производительностью и эффективностью своего времени.

Руководитель назначает менеджера проекта. Менеджер определяет и создает команду проекта.

В Zorotime предусмотрено два уровня доступа: Менеджер и Участник. Менеджеры могут видеть и править все в своих проектах. Участники могут списывать время на проекты и задачи и просматривать историю списаний.

Для формирования цены проекта определите плановые трудозатраты и их стоимость. Плановые трудозатраты - это общее количество чел/часов, необходимых для выполнения проекта. Стоимость трудозатрат рассчитывается исходя из количества и стоимости плановых чел/часов всех участников проекта.

При создании проекта установите бюджет времени исходя из плановых чел/часов. В отчете по проекту бюджет времени сопоставляется с фактическим временем. На основании этого рассчитывается процент использования бюджета.

Цена проекта может определяться одним из двух методов: стоимость плановых трудозатрат плюс маржа или на основе почасовых ставок. В первом случае к стоимости плановых трудозатрат добавляется маржа проекта. Во втором случае плановые трудозатраты проекта умножаются на часовые ставки участников проекта.

При создании проекта установите цену проекта. В отчете по проекту цена сопоставляется со стоимостью фактических трудозатрат в реальном времени. На основе этого анализируется прибыльность проекта.

Структурируйте проект, разбив его на отдельные задачи или списки задач. Приоритизируйте задачи, добавьте детали и назначьте сотрудников для их выполнения. Такой подход существенно упростит контроль за выполнением проекта и сделает его максимально прозрачным для клиента. Отслеживайте сроки и эффективность выполнения каждой поставленной задачи.

Менеджер проекта может создавать задачи или списки задач и назначать исполнителей. После завершения задачи, ее можно отметить как завершенную, что приведет к автоматическому удалению из списка активных задач.

Для своевременного и полного учета рабочего времени в разрезе проектов и задач сотрудники должны вести запись рабочих часов в реальном времени. Такой подход поможет избежать ошибок в учете времени со стороны сотрудников, а руководство и клиенты всегда будут в курсе текущих трудозатрат проектов.

Все сотрудники могут вести запись отработанных часов с телефона в реальном времени. При каждом списании времени обязательно добавляется: дата записи, проект, задача, количество отработанного времени и детальное описание. Время можно фиксировать по таймеру или вручную.

Контролируйте трудозатраты на протяжении всего времени выполнения проекта. Цена проекта является фиксированной, поэтому стоимость трудозатрат напрямую влияет на прибыльность. Чем ниже трудозатраты, тем выше прибыльность, и, наоборот. Если при выполнении проекта фактические трудозатраты превысили плановые, менеджер должен провести анализ сложившейся ситуации и принять управленческие решения.

Для контроля проектов в реальном времени в Zorotime предусмотрен стандартный отчет по проекту. В отчете отражаются: цена проекта, плановые и фактические трудозатраты, процент использования плановых трудозатрат, стоимость трудозатрат и прибыль. Прямо из отчета можно сделать выборку времени по датам, сотрудникам или задачам. Для детального анализа времени отчеты можно быстро экспортировать в Excel.

Руководство проектов получает автоматические уведомления на почту при 50, 80 и 100 процентном использовании плановых трудозатрат.