Как эффективно перевести сотрудников на "удалёнку"?

Digital Agency Anverali ― компания, занимающаяся услугами в сфере интернет-маркетинга и веб-разработки для разных сфер бизнеса. Мы рады помогать предприятиям развиваться. Под нашим чутким руководством оптимизируются бизнес-процессы и прогрессивно растет прибыль. В этой статье мы сконцентрировали полезности для работы в удаленном режиме.

СОВЕТ 1. РАССТАВЬТЕ ТОЧКИ НАД “И”

Для начала решите технические, юридические и социальные вопросы. Важно знать и помнить, что нельзя заставить человека делать то, чего он не хочет. Перевести сотрудника в удаленный режим работы с сохранением эффективности без его желания ― невозможно. Поэтому сперва составьте список сотрудников, среди них отметьте тех, кто согласен работать в удаленном режиме.

Далеко не у всех дома есть свой мини-офис. Даже если сотрудник очень хочет работать в онлайне, убедитесь, что у него есть для этого условия: техника, программное обеспечение, оборудованное рабочее место. Есть ли у вас возможность предоставить сотруднику все необходимое? Ответьте себе на этот вопрос. От вашего решения зависят не только качество и скорость работы, но и перспективы развития бизнеса.

Теперь, когда все фактические проблемы решены, разберитесь с вопросами юридическими: оформить документы. По законодательству сотрудник сам определяет время, в которое ему удобно работать на дому. Однако если для вас важны жесткие количественные показатели: укажите эти условия в изменениях

внутри трудового договора. Также не забудьте о порядке и периодичности взаимодействия с работниками, сохранении коммерческой тайны, персональных данных и других важных для вас вещах.

Будьте социально-ответственным: в такое сложное время забота о здоровье человека выходит на первое место. Подумайте, какие меры вы готовы предпринять для того, чтобы ваши сотрудники и вы были в безопасности.

СОВЕТ 2. КОГДА ДЕДЛАЙН?

Когда решены все нюансы, пора переходить к работе. Как теперь должны выглядеть задачи для сотрудника, какие можно использовать системы контроля выполняемой деятельности, ведь нет возможности наблюдать за ходом деятельности.

компании Digital Agency Anverali применяются инструменты постановки задач в Bitrix 24.

Инструкция

1. В окне вашего личного кабинета в меню слева находится кнопка “Задачи и Проекты”.

2. Теперь вам необходимо нажать “Добавить задачу”. Дайте ей понятное название, чтобы сотрудник понял, чего вы от него хотите. В описании вы можете оставить свой комментарий, поделиться своим видением задачи. В описание вы можете прикрепить ссылку на материал для работы, изображение, цитату, либо добавить упоминание кого-либо из коллег.

3. Важным инструментом работы с задачей является создание чек-листа: намного проще решить несколько маленьких и простых задач, чем одну большую и сложную.

4. В строке “Ответственный” назначьте исполнителя, а также определите, кто сможет проконтролировать ход выполнения, может, это вы?

5. Обозначьте дедлайн. Это поможет сотруднику правильно распределить время, за которое он должен проработать поставленную задачу.

6. В дополнительных настройках вы можете указать связанные задачи, поставить более четкие временные рамки и многое другое.

7. Теперь свяжитесь с сотрудником, убедитесь, что он правильно понял, что ему нужно сделать и когда это необходимо сдать.

СОВЕТ 3. ЧЕМ ЗАНЯТ? ― ДА НИЧЕМ, РАБОТАЮ...

Такой ответ должен крайне настораживать успешного бизнесмена. Как замотивировать сотрудника на эффективную работу?

Разберём конкретные инструменты мотивации сотрудников, которые также помогут им самостоятельно настроиться на работу. Главное: расскажите об этих фишках всем своим сотрудникам, которые вынужденно или по желанию оказались на “удалёнке”.

В условиях онлайн работы важна прозрачность и установление правильной коммуникации: сделайте пошаговые алгоритмы и возьмите у сотрудников обратную связь по работе с ними. Если что-то работает не так, как вы ожидали ― не бойтесь поправить инструкции.

Дифференцируйте инструменты. Каждый ваш сотрудник занимается своим делом, какой-то инструмент ему необходим, а какие-то он точно применять не будет, потому что его работе они не добавят эффективности. Постарайтесь определить, для каких сотрудников какие приемы были бы полезны при удаленной работе.

Регулярно проводите онлайн-встречи. Определите удобный график: планёрки устанавливают правильную коммуникацию между всеми сотрудниками, создают атмосферу офиса и настраивают на рабочий лад. Благодаря Bitrix 24 корпоративные звонки можно совершать из одной вкладки браузера, параллельно пробегаясь по поставленным задачам.

Инструкция

1. Обратитесь к левому меню. Нажав кнопку “Ещё”, вы увидите выпадающий список. Щелкните по “Видеоконференции”.

2. Здесь вы можете собрать до 24 человек на одном звонке. Нажмите “Создать конференцию”.

3. В открывшемся окне вы можете вписать любое название для созданной конференции, в следующей строке добавьте участников, также вы можете создать пароль для входа.

4. Отправьте сообщение тому, с кем хотите поговорить. Чтобы его отредактировать, кликните на карандаш в правом углу.

5. Во время звонка вы можете свободно перемещаться по любым вкладкам на Bitrix 24: обсудить поставленные задачи, изучить аналитику и многое другое.

Если вы уже обозначили сроки, то как понять, за что браться сначала? Определить порядок работы с задачами помогает инструмент “Матрица Эйзенхауэра” в Bitrix 24. Распределение задач по важности и срочности позволяет примерно составить распорядок дня сотрудника. Например, за важные и срочные задачи лучше взяться прямо сейчас; несрочные важные задачи будут следующими в списке; неважные, но срочные задачи лучше делегировать тому, кто сможет сделать это быстро и качественно; ну, а с неважными и не срочными задачами лучше распрощаться, ведь они только отнимают ваше время, предназначенное для продуктивной работы.

В Bitrix 24 также возможно добавление подзадач, в каждую из которых можно добавить чек-лист. Это напоминает технологию “Разрезать слона”: чем конкретнее определен порядок действий внутри большой задачи, тем проще переходить от одного этапа работы к другому. Помните, что намного проще решить несколько маленьких и простых задач, чем одну большую и сложную.

Обновляйте статус поставленных задач, чтобы понимать, в каком направлении движется сотрудник, и самое главное: в каком направлении работает ваш бизнес.

Определите чекпоинты (контрольные точки), временной переход через которые отдален от положения невозврата: вы еще можете решить форс-мажоры.

Наказания ― это всегда неприятно. Однако в целом безобидные, но неприятные санкции за просрочку задач будут подстегивать работников даже дома следить за временем и четко выполнять поставленные задачи.

Конечно, намного лучше использовать позитивную мотивацию: хвалите за хорошо выполненную работу, за правильную коммуникацию, оперативность, за креативность. Не забывайте поощрять сотрудников и чем-то материальным, например, вещами от фирмы, корпоративными мероприятиями или по классике жанра ― деньгами.