Как провести онлайн-ивент, который будут смотреть десятки тысяч человек

В начале декабря 2020 года мы провели вторую Всероссийскую премию “Лучший DIY-блогер года”. Мероприятие проходило в онлайн-формате, к которому за период трансляции подключились 37 000 человек, а через неделю видео набрало уже более 160 тыс. просмотров. Анастасия Медведева, руководитель отдела рекламы и маркетинга ВсеИнструменты.ру, делится основными выводами после проведенного онлайн-ивента, выделяет основные ошибки и решения, которые дадут возможность успешно проводить аналогичные мероприятия.

Премия “Лучший DIY-блогер” - первая и единственная премия для авторов лучших YouTube, Instagram и TikTok каналов о DIY-творчестве. Организатором и идеологом премии выступил онлайн-гипермаркет ВсеИнструменты.ру в 2019 году. Отбор участников и победителей проходит путем пользовательского голосования.

В 2019 году компания провела масштабное офлайн мероприятие, на котором впервые наградили DIY-блогеров. Событие было закрытое и на премии присутствовали только номинанты. Тогда приходило много обратной связи от аудитории, которая просила провести мероприятие в онлайн-формате, чтобы увидеть, как все происходит. Через год все сложилось так, чтобы сделать онлайн-премию: пандемия и обратная связь пользователей.

Решив работать онлайн, мы столкнулись с необходимостью выбора способа проведения мероприятия.

Вариант 1. Обычная красивая студия с большим экраном, куда приглашают несколько спикеров. На него по видеосвязи выводятся спикеры и необходимая информация. А напротив – камера, которая все это снимает.

Это недорогой обычный вариант, для которого не нужно никакого специфического оборудования. Примерно так же проводятся различные онлайн-конференции, вебинары и обучения. Формат всем привычный, но порядком поднадоевший. И в этом формате очень тяжело удержать внимание на длительное время: сложно сфокусироваться, когда в кадре нет ничего, кроме говорящих голов.

Вариант 2. Студия с хромакеем, где все, что происходит в кадре, нарисовано в виртуальном пространстве. Это сложнее и гораздо дороже. Кроме того, это труднее организовать: в Москве всего 4 студии, которые располагают большой площадью и внушительным хромакеем. И в декабре они обычно заняты, тем более в 2020 году.

Когда мы сравнили эти 2 варианта, поняли, насколько первый проигрывает. Вспомнили задачи, которые преследовали:

блогерам должно быть интересно участвовать;
людям интересно на это смотреть;
картинка должна быть яркой и насыщенной, т.к. это важное праздничное событие года для всех любителей DIY.

Соответственно, мы приняли решение: раз уж мы не можем собрать всех офлайн, сделаем максимально интересное онлайн-шоу.

Этап №1. Выбор подрядчиков, которые помогут организовать процесс. Хороший подрядчик – это около 80% успеха. Мы ориентировались на то, чтобы у него был большой опыт организации онлайн-мероприятий. На рынке работают много агентств, которые всегда занимались офлайн-событиями, и только сейчас из-за высокого спроса резко переквалифицировались на онлайн, но пока не имеют достаточного опыта организации онлайн-мероприятий.

Мы выбрали подрядчика, за плечами которого более 20 проведенных онлайн-ивентов.

Этап №2. Выбор ведущего. Работа в онлайне – это очень сложно. Ты находишься в огромной комнате, в которой стоит абсолютная тишина. За камерой 20 человек технического персонала. В течение 3 часов ты должен делать вид, что с кем-то общаешься и при этом удерживать внимание людей.

Нужен ведущий, который имеет опыт работы на онлайн-мероприятиях. Вести мероприятие со зрителями, получать обратную связь от них и т.д. – совсем другая специфика.

Совет: делать пробные записи; смотреть, как ведущий работает, каков у него уровень энергетики. Если он может передать свои эмоции через камеру – это то, что надо.

Этап №3. Определение ответственных в каждой зоне. В офлайн-мероприятиях есть пространство с определенными зонами: welcome-зона, где встречают и регистрируют гостей; зона интерактива, где проводятся конкурсы; зона сцены, зона с едой и т.п. И за каждой зоной закреплены ответственные люди.

В онлайне то же самое. Нужно выделить определенные зоны и назначить ответственных. Мы об этом не знали, поэтому у нас был один режиссер, который отвечал за титры, следил за чатом, контролировал выводимую в эфир картинку. Так быть не должно. Сейчас мы понимаем, что:

Нужен отдельный человек, который будет отвечать за титры. Обязательно погруженный в тему, чтобы он мог сразу увидеть и исправить ошибку.
Нужен отдельный человек для работы с чатом. У нас в чатах была очень высокая активность, он буквально взрывался. Одного человека не хватало, чтобы отследить победителя, сделать скрины и т.д.
Нужен отдельный человек, который смотрит за ракурсом камеры, транслирующей эфир. Важно, чтобы ведущий строго соблюдал зону видимости. У нас случалось, что в кадр попадало обрезанное изображение, дальний план. Если бы за этим следил отдельный человек, этого удалось бы избежать.
Нужен отдельный человек, который будет готовить людей, выходящих на площадку. Предупреждать их, на какую камеру смотреть, куда идти, как себя вести.
Нужны отдельные люди на работу с подключениями участников к прямому эфиру. Мы использовали ZOOM. У нас было 3 человека, которые заранее звонили блогерам, подключали их в эфир. Но этого мало! Нужно, чтобы ответственных было больше. И всегда среди них должен быть человек от компании, который лично знает блогеров. У нас были такие ситуации, когда блогер долго не подключался, и мы звонили ему на личный телефон и просили срочно выйти в эфир.
Отдельные люди должны следить за выводом в эфир итогов голосования или другой информации. И это должен быть человек, который погружен в тему. У нас была ситуация, когда работающие с нами подрядчики попытались сами восстановить неожиданно слетевшие итоги голосования. В итоге в эфире могли появиться неправильные данные.

Как провести онлайн-ивент, который будут смотреть десятки тысяч человек

Этап №4. Подготовительная работа с людьми, которые будут участвовать в церемонии. У нас вместе с блогерами победителей награждали представители крупных инструментальных брендов. Мы поняли, что стоило заранее попросить их составить текст речи. Это позволило бы избежать каких-то накладок, разночтений, т.к. перед камерой люди часто теряются.

Этап №5. Обустройство зон отдыха для гостей. Наш эфир длился 3 часа, с подготовкой на все ушло 5 часов. Поэтому очень важно было сделать зону, где гости смогли перекусить, отдохнуть, спокойно поговорить.

Интересный визуальный контент. Это относится к выбору формата онлайн-события, о котором мы говорили в начале. Картинка должна быть яркой, с интересными деталями и отражающая суть мероприятия. После обнародования бэкстейдж-видео многие удивились, что съемка велась на хромакее. Люди подумали, что мы отстроили настоящую студию.

Конкурсы. Мы заранее в соцсетях запустили конкурс, итоги которого люди могли узнать на вручении Премии. Также мы запустили конкурс в самом начале трансляции. В течение всего эфира на экране появлялись буквы. Из них нужно было собрать слово. Сделать это можно было, только если посмотреть всю трансляцию целиком.

Между блоками номинаций ведущий проводил быстрые конкурсы: задавал вопросы, отвечая на которые в чат, зритель мог выиграть приз.

Перебивки. В студии на фоне пресс-волла мы брали интервью у топовых блогеров-миллионников, получивших премию в прошлом году. Затем перебивки с отрывками этих интервью вставляли в прямую трансляцию, чтобы менялась картинка и локация. Это добавило рефлексию в процессе мероприятия. И был важен сам факт присутствия этих блогеров и вручении ими награды в прямом эфире.

Связь с аудиторией во время мероприятия. Мы постарались повысить активность зрителей, используя формат “Своя игра”. Предложили подписчикам звонить в зум. Дозвонившемуся зрителю давали в пару блогера, и они вместе отвечали на вопросы, чтобы выиграть призы.

Соцсети ВсеИнструменты.ру: Instagram, Вконтакте, YouTube, TikTok.
Подключили Timepad, взяли их рассылку.
Реклама в Google и Яндексе.
Рассылка по базе клиентов нашей компании.
Рекламу премии делали сами блогеры: они рассказывали своим подписчикам, что собираются в ней участвовать.

Запуская рекламу нам было достаточно сложно таргетироваться, т.к. были нужны подписчики блогеров-номинантов. Но в таргете нет фильтра «подписчики определенного блогера», а по другим параметрам их найти сложно. Поэтому именно блогеры стали основными нашими помощниками по привлечению зрителей.

Одновременно на пике нашу трансляцию смотрели более 2000 человек в Youtube. Всего за 2 часа трансляции в совокупности на ней присутствовали 37 000 человек.

Организовать онлайн-ивент оказалось значительно сложнее, чем офлайн-мероприятие, потому что во многом зависишь от компетенции других людей, почти ничего не можешь сделать своими руками, перехватить задачу. Мы сделали выводы и составили для себя чек-лист, который в будущем поможет избежать возникших ошибок и сложностей.

Несмотря на пандемию и все трудности, с которыми компании столкнулись в 2020 году, необходимо находить новые форматы и возможности для поддержки вашего комьюнити, продолжать делать проекты для отрасли и компании.