Тендер с заявкой на успех: как оформить и что учесть, чтобы привлечь «своего» подрядчика

Если исполнитель плохо заполнил отклик, ему не видать тендера. А что, если заявку плохо заполнил сам организатор тендера? Скорее всего, он столкнется с затишьем от агентств. В статье разбираем, где ошибаются заказчики тендеров и что им нужно сделать, чтобы привлечь целевых подрядчиков на свои проекты.

Привет! На связи команда тендерной площадки Workspace. Мы помогаем заказчикам и исполнителям «смэтчиться», чтобы затем реализовать крутые и взаимовыгодные проекты.

От того, насколько подробно заказчик раскроет в тендерной заявке суть задачи и требования к исполнителю, зависит эффективность дальнейших коммуникаций и качество результата. Большая часть опубликованных на нашей платформе тендерных заявок содержат критически мало информации — ее недостаточно для эффективного привлечения исполнителей. Рассказываем, какие ошибки чаще всего совершают заказчики.

Если вы и сами не до конца понимаете, для чего вам нужен сайт и как он должен выглядеть, вам будет сложно найти под такую задачу исполнителя. Подрядчикам невыгодно браться за подобные проекты: нет четких ориентиров и неизвестно, сколько правок предстоит внести в процессе.

Опишите цели в деталях и по возможности с цифрами. Например, в веб-разработке это может быть создание сайта на Tilda с функцией приема заявок, в дизайне и брендинге целью проекта может быть разработка логотипа и брендбука, в SMM — рост охватов, количества реакций, переходов по ссылкам, или, например, ежемесячный прирост аудитории на 10%.

Будет полезно, если вы опишете задачи бизнеса, озвучите имеющиеся проблемы и назовете показатели, которых стремитесь достичь.

После публикации тендерной заявки может оказаться, что информации о проекте недостаточно. Тогда мы связываемся с заказчиком, расспрашиваем его подробно о задаче, сами редактируем тендер и публикуем его. Бывает, что заказчик не выходит на связь по указанным контактам, и в этом случае мы оставляем комментарий с просьбой дополнить информацию.

Чтобы реализовать качественный проект, исполнителю важно понимать, какую нишу рынка занимает заказчик, с какими клиентами работает эта компания, какая у нее репутация, какие требования она предъявляет к исполнителю. Если этой информации нет, откликов будет меньше и вам придется потратить дополнительное время, чтобы ответить на эти вопросы (а они непременно возникнут у потенциальных исполнителей).

При размещении тендерной заявки на Workspace выберите вид услуги, укажите, что именно необходимо сделать, добавьте подробное описание задачи. В блоке «Дополнительные вопросы» можно указать еще больше деталей, например описать целевую аудиторию проекта.

Чтобы закрыть часть вопросов по проекту, мы рекомендуем заказчикам заполнить специальный бриф. Это документ, с помощью которого заказчик формулирует свои пожелания, а исполнитель может понять, что от него хотят.

Некоторые компании опасаются публиковать свою идею, раскрывать планы, поэтому не заполняют брифы и заявки. Однако при описании задачи необязательно делиться всей информацией — всегда можно обезличенно, но подробно рассказать о сути задания. Файлы, которые прикрепляются к тендерной заявке, могут скачать либо агентства с PRO-аккаунтом (то есть такие, которые активно работают с заказами на Workspace), либо агентства, которых пригласил участвовать в тендере сам заказчик.

Если у вас есть особые требования к исполнителям, пропишите их сразу — так вы сэкономите время на фильтрации откликов.

Иногда компании стремятся указать цифры поменьше, чтобы сэкономить или потому что не понимают, из чего складывается стоимость их проекта. Здесь совет такой: изучите кейсы аналогичных проектов и оцените, насколько они близки по качеству к тому, что хотите получить вы.

Раньше пользователи нашего сервиса могли указывать любые суммы, так что в разделе тендерных заявок нередко можно было встретить задачи типа «Нужен сайт за 1 рубль». Скорее всего, эти заказчики рассчитывали сторговаться с исполнителем позже, но выглядели подобные объявления несерьезно.

Сейчас при создании тендерной заявки на Workspace можно выбрать ценовой диапазон, соответствующий бюджету заказчика, — например, «Эконом» (до 130 000 рублей), «Средний» (130 000–400 000 рублей), «Бизнес» (400 000–800 000 рублей) или «Премиум» (от 800 000 рублей). Диапазон зависит от категории. Такое разделение заметно облегчает жизнь и исполнителям, и заказчикам.

Задачи в стиле «а к утру чтоб мост хрустальный» вряд ли кого-то заинтересуют. Если у вас нет понимания, сколько времени уйдет на реализацию задуманного, можно изучить кейсы интересующих вас агентств — наверняка там найдется полезная информация.

Чем понятнее и детальнее вы изложите задачу, тем меньше времени вы потратите на разбор откликов и отсев нецелевых исполнителей. При оформлении тендерной заявки мы рекомендуем уделить внимание следующим пунктам:

1. Подробная информация о вашей компании и проекте: сфера деятельности, ниша, ваши продукты и услуги, география деятельности, кто ваши клиенты, как вы с ними взаимодействуете, на какую аудиторию направлен проект.

2. Цель, которую вы преследуете. Вам она может казаться очевидной, но исполнителю — нет.

3. Результат. Желательно в конкретных цифрах: укажите показатели, которые хотите улучшить в результате.

4. Описание будущего проекта. Соберите референсы, прикрепите к заявке брендбук, укажите ссылки на решения, на которые хотите ориентироваться.

5. Техническое задание и заполненный бриф, прикрепленные к заявке. Чем больше информации о том, что вы хотите получить, тем больше шансов найти «того самого» исполнителя.

А с какими недочетами в оформлении тендеров сталкивались вы? Расскажите в комментариях — обсудим их вместе. И конечно, добро пожаловать на Workspace, организуйте тендеры правильно и выбирайте лучших подрядчиков!