Как мы планируем бюджет компании и выполняем его с точностью 97%: личный опыт и подводные камни

Сделал дело — гуляй смело. Вот только «свое дело» никогда не заканчивается. Бизнес нужно постоянно поддерживать на плаву, контролировать прибыль и убытки. Беда в том, что это не то же самое, что отслеживать цифры на своей банковской карточке. Когда ты руководишь компанией, отделом или выпускаешь продукт, тебе важно не только следить за финансами здесь и сейчас, но и смотреть в завтрашний день. Чтобы бизнес в какой-то момент не развалился из-за непредвиденных расходов, нужно планировать бюджет наперед.

Мы занимаемся разработкой готовых сайтов и SaaS-систем. И сегодня расскажем, через сколько экселек пришлось пройти на пути к толковому планированию и бюджетированию, на какие грабли наступили, и разберем, зачем это нужно организации. Но обо всем по порядку.

Содержание:

Этап 1 — Первые шаги: планы продаж в Excel

Этап 2 — Все познается в сравнении: планы для менеджеров

Этап 3 — Факторы роста: как измерить влияние активностей?

Этап 4 — Внедряем бюджетирование

Этап 5 — Нет предела совершенству, но мы попробуем

На этапе становления компания должна доказать жизнеспособность своей бизнес-модели. Поэтому планирование хоть и не помешает, но куда большего внимания требуют насущные проблемы. Поэтому если в конце месяца после выплаты зарплат, аренды и расчета с поставщиками что-то оставалось, мы просто радовались и считали себя успешными бизнесменами.

Но когда мы уже какое-то время на плаву, тонуть не собираемся, появляется надежда на лучшее будущее. Вместо того чтобы просто зарабатывать, хочется зарабатывать больше, наращивать объемы. Обычное стремление для любого бизнеса. Что нужно для этого делать? Здесь мы не придумали ничего лучше, чем просто работать усерднее. И показатели поползли вверх. Ведь логично больше инвестировать времени и сил в то направление, которое уже приносит деньги.

Самое полезное, что мы сделали на прошлом этапе — фиксировали свои показатели, ну, по закону так положено, для налоговой. Так у нас на руках хотя бы были числа: объем продаж и выручка (то, что закрыли актами). Ну в целом и все. Менеджерам казалось, что ничего больше и не нужно, ведь их зарплата зависела от выполнения данного плана.

К тому моменту мы увеличили штат и арендовали другой офис. То есть расходы возросли, людей стало больше, следовательно, должна вырасти и выручка? Ах, если бы так работало. Выручка должна вырасти, чтобы мы оставались прибыльными. И для этого отделам продаж и маркетинга нужно приложить больше усилий. У менеджеров появляется личный план продаж, а другие отделы готовят всевозможные активности, чтобы им помочь с лидогенерацией. Готовят бессистемно и хаотично, предсказать их влияние не представляется возможным. Заводим Excel-таблицу для менеджеров по продажам, где отслеживаем план и факт. Цели ставим, опираясь на прошлый год + некий процент. Немного «пальцем в небо», но старались, чтобы цели были достижимыми.

Так, прошло 3 года, а что это значит? Что мы можем анализировать доходы и расходы за довольно большой период времени и факторы, которые на них влияют. Оказалось, что когда растет компания, хочется повышать зарплаты своим специалистам, привлекать новых и создавать более комфортную атмосферу для всех. На все это требуются деньги, а прибыль не спешит расти. И как бы мы ни рисовали красивые цифры в графе «План», показатели сами себя не достигнут. Нужно подкреплять их реальными делами.

Возвращаемся к таблицам, создаем новую. В ней учитываем процент выполнения плана и факторы роста — изменения, которые должны повлиять на прибыль. Например, запланированная акция, выпуск нового продукта, изменение цен. Опыт прошлых трех лет помог спрогнозировать, какое влияние будет иметь каждый фактор. Они включены в календарный план и мы отслеживаем, насколько сбывается наш прогноз.

Конечно, это все гипотезы, и предсказать со стопроцентной вероятностью, что и как повлияет на продажи, невозможно. Даже если прирост был, не всегда получается обосновать, что конкретно на него повлияло. Но план и факт продаж в период релиза нового продукта или других активностей помогают на что-то опираться. Чем дольше мы работаем, тем больше накапливаем информации и опыта. Это помогает предсказать влияние фактора чуточку точнее.

Параллельно с этим мы подключили всех руководителей к отслеживанию показателей своих отделов. На самом деле это довольно непростая задача для людей, которые так раньше не делали и не имеют экономического образования и желания следить за тратами. Количество ответственных за формирование таблицы увеличивается, вместе с этим становится больше изменений. Открывается простор для творчества: кто-то затирает работу коллег, кто-то удаляет предыдущие года. Было весело (:

К 2022 году мы дошли до полноценного бюджетирования. Мы подробно расписали все статьи расходов и доходов и продолжили собирать информацию от руководителей отдела. В итоге развернутая таблица на 1 месяц выглядит как-то так.

Часть данных мы уже собирали и раньше, но многие финансовые показатели пришлось собирать из отчетов. В итоге отслеживаем:

Вкупе с информацией от руководителей такой подход позволяет отследить эффективность распределения средств и работы отделов. Если раньше мы планировали активности хаотично, то теперь можем сравнить ожидаемый и фактический результат. Для каждого продукта подготовили три возможных плана: минимум, норму и максимум. Ориентируемся на второй, но держим в уме все.

Итого плюсы:

Но есть и минусы:

Какими бы могучими ни были такие таблички, но работа в них далека от идеала. Они громоздкие, фильтровать их трудно, и полностью отследить все поступления и расходы все равно не получится. А хочется иметь возможность получить самые подробные данные о финансах и оперативнее реагировать. В идеале нужны финансовые данные в режиме реального времени, чтобы следить за планом и предпринимать действия для его выполнения.

В общем, мы решили отходить от Excel-таблиц и включили режим «сделай сам». Поскольку фактические данные по денежному потоку, прибылям и убыткам автоматически собираются в нашу систему Аспро.Cloud, мы подумали: «А почему бы не разработать функционал для планирования?». Собственно, собрали весь свой опыт по бюджетированию и создали такой модуль.

Все равно в системе уже отслеживаются отклонения от плана (абсолютные и относительные), кассовые разрывы и трансферы между счетами. Помимо этого, в Аспро.Cloud мы работаем со счетами в разной валюте, анализируем показатели по продуктам и направлениям деятельности, графики красивые составляем в конце концов.

Поэтому добавить к этому всему модуль бюджетирования оказалось логичным развитием. Мы добавили в систему возможность быстро заполнить плановые цифры на бюджетный период, или сделать это с максимальной детализацией по дням. Чтобы не тратить много времени на наполнение бюджета, добавили возможность копирования периодов, создание ПиУ из ДДС и многое другое. В общем, все, чтобы руками вносить данные нужно было по минимуму. Про красивые графики тоже не забыли, куда ж без них.

Модуль уже опробовали на себе: мы составили бюджет на 2023 год и планируем сравнить его с фактом. Итого теперь мы:

Конечно, модуль еще не покрывает прям все-все. За некоторыми расчетами все равно приходится идти в Google Таблицы, но ничего критичного в этом нет. Это не мешает процессу, да и сам модуль мы продолжаем дорабатывать, ведь сами хотим в итоге избавиться от экселек и ручного сбора статистики.

Надеемся, что наш опыт вам пригодится, и не придется проходить все эти этапы так же долго, как мы. Сейчас многие компании планируют бюджет на следующий год. Мы хотим облегчить эту задачу: модуль «Бюджетирование» в Аспро.Cloud доступен на любом тарифе до 31 января. Да, даже на бесплатном. Подробнее о том, как планировать бюджет в системе, мы рассказали у себя в блоге.

Узнать больше об Аспро.Cloud

Желаем вашему бизнесу удачи в новом году, и чтобы факт всегда уделывал план!