Как эффективно отслеживать выполнение рабочих проектов: опыт Basecamp

Вольный пересказ статьи Райана Сингера, Head of Product Strategy в Basecamp, об инструменте Hill Chart. Он помогает четко видеть состояние всего проекта в каждый момент времени, не зарываясь в мелочи и не отвлекаясь на лишние коммуникации.

Долгие годы команда Basecamp в своих проектах по дизайну и разработке пользовалась инструментом Basecamp To-Dos — списками задач. Он помогал удостовериться, что команда ничего не упустила.

Но в 2018 году команде Basecamp стало понятно — в некоторых проектах недостаточно следить только за To-Do-списками. Когда в проекте десятки и сотни задач, необходимо видеть общую картину: укладываетесь ли вы в сроки, выполняются ли действительно важные задачи, какую работу надо выполнить срочно, а что можно отложить на потом.

Процентовка и счетчик выполненных задач не помогали оценить готовность проекта — они эффективны только там, где все можно спланировать заранее.

В творческих проектах со многими неизвестными и высокой степенью неопределенности процент выполненных задач практически ни о чем не говорит, потому что задачи внутри проекта неравнозначны. А когда команда застревает на каком-то этапе или выбивается из графика, важно понимать, что именно входит, например, в 42% выполненных задач.

На старте проекта невозможно предусмотреть все задачи — только погрузившись в работу, мы начинаем понимать, что задач для отслеживания гораздо больше, чем казалось вначале. И если в этот момент мы будем смотреть на количественные показатели, то увидим движение назад — график покажет, что эти 42% выполненных задач превратились в 25%. Но ведь это не так: появление новых задач — нормальная ситуация для сложного проекта и показатель прогресса.

По факту нам важно знать не то, сколько задач мы выполнили, а на какой стадии находится весь проект прямо сейчас. Эту стадию можно определить, ответив на несколько вопросов:

Чтобы решить эти проблемы, в Basecamp разработали Hill Chart (график-холм). Он позволяет посмотреть на проекты и понять, в какой точке команда находится прямо сейчас.

Любую большую работу условно можно поделить на два этапа: два склона холма. Первый — это подъем. На этом этапе есть задача, но еще нет понимания, как ее решить и насколько она сложная. Разобравшись в задаче и поняв, как ее выполнять, мы подходим к вершине холма — точке, в которой уже нет никаких неизвестных. Отсюда хорошо виден второй склон — спуск, на котором надо просто реализовать уже запланированные и проработанные задачи.

Работу «на подъеме» трудно оценить. На какие-то задачи придется потратить много времени, чтобы найти верное решение, — пока остаются точки неизвестности, остаются и риски.

Например, программист думал, что быстро добавит код на сайт, но API оказался не таким легким, как он ожидал. Или же арт-директор предполагал, что дизайн интерфейса сделают быстро, но в мобильной версии приложения не нашлось места для кнопки. Пришлось перерабатывать значительную часть фронтенда или отказываться от других элементов.

На этапе «спуска» все прозрачно. Команда уже справилась с проблемами или нашла решение, которое позволит избежать рисков. Все, что остается сделать — это выполнить необходимые действия и закончить проект.

Механика Hill Chart простая: вы рисуете холм, а участники команды расставляют статус своих списков задач по его склонам. Причем статус списка определяет человек, а не компьютер — это субъективная оценка, основанная на опыте и понимании задачи.

Никакие предварительные расчеты не помогут выяснить, сколько неизвестных окажется в списке задач или с какими трудностями столкнется команда.

Для Hill Chart критично, чтобы статус закреплялся именно за списками задач, а не за отдельными тасками — только так команда получит высокоуровневый инструмент для отслеживания проекта в целом. Взглянув на график, любой участник должен легко понять общий статус проекта и быстро оценить, в какой точке дорожной карты находится вся команда.

Кроме того, Hill Chart помогает лучше структурировать работу. Например, когда в Basecamp создавали функцию уведомления о переносе события, список задач «Notify of rescheduling» завис в одной точке графика на несколько дней.

Команда обсудила проблему и выяснила, что все видят прогресс по-разному: часть работы, связанная с бэкендом, уже сделана, а дизайн еще не продумали до конца. Стало ясно, что единый список задач нужно разбивать на три и разносить их по разным склонам холма. В итоге сделали один список по бэку и два по дизайну. Это помогло лучше понять, что происходит в проекте и что делать дальше.

После внедрения технологии Hill Chart команды разработки Basecamp стали сообщать о своем прогрессе на том уровне, который не могли обеспечить стандартные списки задач.

Интуитивные представления о ходе проекта не изменились, но появился способ мгновенно и наглядно рассказать, на каком этапе находится работа, отпала необходимость в собраниях, где обсуждался текущий статус проектов. Hill Chart, созданный как внутренний инструмент, показался команде настолько эффективным, что его даже включили в Basecamp To-Dos.

Райан Сингер (Ryan Singer) стоял у истоков Basecamp. Написал книгу «Shape Up: Stop Running in Circles and Ship Work that Matters» о методах и инструментах продуктовой работы в команде Basecamp. Рассказывает о лучших практиках и подходах, которые помогают выявлять ценность и создавать полезные продукты.

На серии практических онлайн-конференций по продуктовому менеджменту ProsuctSense Stories Райан Сингер на примере международной компании подробно расскажет, почему компании тратят слишком много времени на реализацию проектов и как эффективно выстраивать продуктовые процессы.

Когда: 9 июля в 10.10 по московскому времени. Бесплатно, но нужно зарегистрироваться.

#задачи #basecamp