Как организовать работу в период отпусков: решения для IT-команд
Как не останавливать бизнес-процессы из-за дачи и пляжа, рассказывают Оксана Воробьёва, генеральный директор МТС Digital и Александр Пухов, технический руководитель стрима «Мой МТС».
По данным исследования Future Forum, в 2023 году с профессиональным выгоранием столкнулись 42% сотрудников. Это состояние приводит к тому, что человек чувствует усталость и начинает относиться к работе безучастно или даже негативно.
Чтобы не допускать выгорания, сотрудники должны регулярно отдыхать. Но из этого выливается новая задача — нужно правильно организовать работу в период отпусков. Рассказываем, как это сделать, чтобы не допустить бизнес-простоя и споров внутри команды.
Как изменилось понятие «период отпусков»
«МТС Digital» поддерживает гибридный график: специалисты могут работать даже с дачи и не тратить отпуск летом. Несмотря на это, в 2022 году сотрудники активнее отдыхали в летнее время.
Эта тенденция сохраняется и в 2023-м:
- в июне 31% сотрудников продуктовых команд уходил в отпуск не меньше чем на две недели, а 9,6% отдыхали больше 14 дней
- в июле 23% специалистов отдыхали две недели и больше
- в августе длительный отпуск выбрал 1% сотрудников
Отдыхать летом стараются в основном семейные люди. Они подстраиваются под отпуск партнёра и каникулы детей.
У молодых ИТ-специалистов период отпусков сдвигается на зиму. Такие работники стремятся перезимовать и встретить новогодние праздники где-то у океана. Из-за этого появляется новый тренд — отсутствие главного периода отпусков, сейчас сотрудники активно отдыхают в течение всего года.
Гибридный формат позволяет сотруднику не сильно привязываться к месту. Можно снять домик за городом и 2-3 дня в неделю работать оттуда, совмещая с визитами в офис на общие встречи. Некоторые сотрудники так по России путешествуют, работая удалённо.
Некоторые исследователи прогнозируют, что из-за удалёнки продолжительность официального отпуска станет меньше. Пока такие предложения обсуждают лишь поверхностно, но гибрид точно вносит коррективы в сам формат отпуска.
Всё больше людей не выключаются из процессов и продолжают мониторить рабочие чаты и почту — из-за этого нарушается work-life balance, а качество отдыха падает. Но этим точно можно управлять.
Когда нужно планировать отпуск
В «МТС Digital» работает более 620 продуктовых команд, которые поддерживают работу всех сервисов компании. Поэтому отдых мы планируем заранее: в начале года примерно прикидываем период отпусков, а более конкретные даты уточняем перед кварталом.
Это помогает:
- Исключить вероятность одновременного отпуска у ключевых специалистов. В сплочённых коллективах перед отдыхом любой сотрудник старается доделать текущие проекты. Но пока его нет, новые задачи всё равно будут появляться. Поэтому стоит спланировать заранее, кто подменит этого специалиста.
- Учесть предпочтения отпускников. 57% специалистов недовольны тем, что не могут оформить отпуск в желаемый период. Если не считаться с мнением сотрудников, в команде могут случаться ссоры или даже текучка.
- Не создавать бизнес-простоя. График отпусков нужно сверять с бизнес-планом компании. Если ключевой сотрудник хочет взять отпуск на момент релиза важного продукта или масштабного мероприятия, лучше решить эту проблему как можно раньше.
- Предотвратить незапланированные траты. Для сотрудника отпуск это не только отдых, но и выплаты. Отпускные стоит заложить в бюджет компании заранее, чтобы не столкнуться с неожиданностью.
Топ-3 правила планирования отпусков, которые не стоит нарушать
Планирование отпуска — стресс не только для работодателя, но и для специалиста. Согласно опросу HeadHunter, 71% россиян сталкивается со сложностями при планировании отпуска. Мы постарались решить этот вопрос с помощью собственных технологических внутренних систем.
Делимся правилами, которые помогут спланировать отпуск сотрудников и правильно выстроить работу:
- Сделайте процесс планирования отпусков элементарным. Раньше было так: если сотрудник хочет взять отпуск, то заполняет заявление, передаёт его руководителю и получает письменное согласование. Этот вариант далеко не совершенен из-за ненужной бюрократии и нестыковок, которые могут возникнуть в процессе.
В «МТС Digital» процесс планирования полностью автоматизирован и лишён бюрократии. График отпусков расположен в корпоративной программе собственной разработки — «Пульс». Там сотрудники отмечают отпускные дни, которые затем утверждает руководитель и обрабатывает HR — всё автоматически, без неловких просьб подписать документы.
Если раньше из-за множества бумажных заявлений и справочников процесс занимал несколько рабочих дней, то теперь на него уходит не больше пяти минут. - Не беспокойте отпускников. По данным HeadHunter, лишь 27% специалистов никогда не работают во время отпуска. Но если работник будет отвечать на письма и доделывать задачи, он не сможет полноценно отдохнуть. Поэтому стоит заранее продумать, кто будет подменять сотрудника — тогда обращаться к отпускнику не понадобится.
Если побеспокоить специалиста в отпуске всё-таки пришлось, это повод поработать над внутренними процессами и в дальнейшем распределить задачи более грамотно. - Не перегружайте коллег. Когда сотрудник уходит в отпуск, нужно правильно выстроить работу его команды. Специалистов важно не перегрузить, но при этом выполнить KPI и не снизить бизнес-показатели.
В «МТС Digital» за это отвечает планировщик работы продуктовой разработки. В программе можно распределить обязанности отпускника между заменяющими коллегами и оставить всю информацию по задачам.
В «МТС Digital» есть поквартальное планирование. Мы учитываем отпускные периоды членов команды и распределяем задачи так, чтобы сотрудники могли работать в комфортном темпе и сдавать всё в срок.
Поскольку на задаче всегда есть несколько сотрудников, то один в любом случае остаётся на период отпуска. Если специалист отдыхает, а второй заболел, мы смотрим, в каких командах есть резервы, и подменяем работника на это время.