HR-процессы в Битрикс24: типовые решения и возможности кастомизации

Как сделать так, чтобы все вакансии были закрыты, сотрудники счастливы, а ваши HR-менеджеры не тратили целый день на беготню по кабинетам с бумажками.

Когда компания небольшая, HR-директор в состоянии курировать процесс найма, адаптации и мотивации сотрудников в штатном режиме, и кажется, что так будет всегда. Проблемы начинаются, когда штат от 100 человек и выше. HR-специалисты тратят критически много ресурсов на операционку. Весь рабочий день может уйти на размещение вакансий и беготню по кабинетам за подписями и согласованиями. Каким бы квалифицированным не был ваш HR-отдел, у специалистов физически не хватает времени управлять процессами подбора и адаптации персонала. А если найм нужно вести перманентно и в нескольких регионах присутствия компании, все становится совсем сложно. Встает вопрос о создании гибкой, прозрачной и как можно более автоматизированной системы для управления HR-процессами. В результате возникает потребность в автоматизации.

Автоматизация HR-процессов на базе современного ПО позволяет создать единое информационное пространство, доступное с рабочих ПК и смартфонов, в котором тысячи сотрудников корпорации смогут коммуницировать и решать насущные вопросы.

HR-специалисты с ее помощью могут эффективно управлять процессами подбора персонала, а также анализировать эффективность сотрудников, опираясь на конкретную аналитику, а не субъективное мнение.

Когда мы говорим об автоматизации, чаще всего речь заходит о центральных бизнес-процессах компании: производство, закупки, продажи, финансы и т.д. А найм, адаптацию и оценку эффективности сотрудников все еще часто отодвигают на второй план.

Проблема поиска и адаптации кадров остается незаметной пока в компании небольшой штат. Однако, когда коллектив насчитывает тысячи сотрудников, а найм и обучение нужно вести непрерывно, то на мастерстве HR-ов устойчивых процессов не выстроить, сколько ни расширяй профильный отдел.

Но есть и другой, более современный путь. В статье ведущий аккаунт менеджер RDN Group Евгения Недопекина расскажет, как Битрикс24 помогает решить актуальные HR-задачи и покажет его практическое применение. RDN Group - одна из ведущих компаний на рынке заказной разработки в области высоконагруженных решений и корпоративных порталов, с расширенной компетенцией Битрикс24 крупные корпоративные внедрения Enterprise.

Возможности платформы Битрикс24 распространяются гораздо дальше, чем просто автоматизация рутинных процессов: сформировать документ - отправить получателю - уведомить о доставке.

С помощью модулей Битрикс24 можно простраивать уникальные смарт-процессы, адаптированные в том числе для HR-целей и кастомизировать их с учетом специфики вашего бизнеса.

Помимо этого Битрикс24 есть еще два важных преимущества:

Рекрутинг

Соискатели, могут обращаться к вам по телефону, через соцсети или в онлайн-чат на сайте компании. Вся история коммуникации сохраняется в системе. Вы можете настроить систему так, чтобы на каждой стадии она автоматически отправляла соискателю ответы, тестовые задания, приглашения на повторное собеседование или отказы. Модуль интегрируется с HH, Superjob и другими популярными сервисами.

Пример 1. Для собственных нужд наша компания RDN Group разработала единый функционал, который делает всю цепочку действий автоматической: при появлении вакансии поступает запрос в HR-отдел, заявка проходит ряд утверждений, происходит подготовка оффера, выстраивается воронка подбора персонала, проводится личная работа с кандидатом. В результате контролирующие лица видят на каком этапе, сколько заявок или сколько офферов находятся. Организовано разграничение прав доступа, отправка уведомлений и напоминаний.

Пример 2. Для организации из финансового сектора мы автоматизировали процесс согласования заявок для подбора персонала и оффера для кандидата. Руководитель отдела или ответственное лицо подает заявку при появлении вакансии. После чего запрос поступает в HR-отдел, и заявка проходит ряд утверждений. Предложение кандидату утверждается внутри компании, после чего согласованный оффер выводится за рамки внутреннего процесса платформы, где уже идет личная работа с кандидатом.

Обучение

Вы можете подготовить серию видео и аудио уроков, которые помогут новому сотруднику познакомиться со структурой компании, производственными цепочками и его должностными обязанностями. Можно также организовать тестирование нового сотрудника и получить отчет о его результатах. У вас будет возможность собирать и обрабатывать заявки на обучение, поступающие через Интернет.

Пример 1. У строительной организации была сложность с оценкой эффективности прохождения обучения и инструктажей и не было видно прогресса в обучении. В Битрикс24 мы настроили тестирование в обучающем курсе, чтобы проверить уровень знаний пользователей, прошедших курс; разработали и добавили виджет для публичной страницы портала, выводящий информацию о курсах авторизированного сотрудника и других доступных курсах портала.

Адаптация

В Битрикс24 есть возможность создать последовательность задач по вхождению нового сотрудника в должность. В нее могут входить материалы, которые необходимо изучить, встречи, которые нужно провести, системы которые нужно знать, доступы, которые предоставит администратор и т.д.

Пример 1. Для компании по производству смазочных материалов нужно было структурировать действия по адаптации персонала, сделать оценку статуса готовности сотрудников к исполнению обязанностей. Была произведена настройка страницы, которая содержит список этапов, которые нужно пройти для полноценной адаптации, среди задач были запланированы встречи, заполнение профиля, прохождение курсов, знакомство с регламентами и материалами организации.

Формирование кадрового резерва

В Битрикс24 можно создать канбан-доску с личными делами сотрудников. В них будет видно, проходит ли он какие-то обучения и сколько ему осталось учиться, также будет отражаться карьерный рост сотрудника.

Пример 1. Для крупной металлургической компании требовалось сформировать учет карточки компетенций сотрудников, медицинских показателей, статуса по профсоюзам, семейного положения, пройденного обучения и инструктажей, пожеланий сотрудников. В результате реализации сервиса осуществляется: автоматическое формирование карточки сотрудников, сбор пожеланий сотрудников, учет пройденных обучений сотрудников и формирование рекомендаций по их прохождению, формирование отчетов для руководителей производственных отделов согласно заданных критериев для поиска наиболее подходящих кандидатов на повышение или дополнительные работы.

Внутрикорпоративные коммуникации

В Битрикс24 представлен широкий функционал, чтобы сотрудники чувствовали себя частью единого целого. Можно организовать HR-пространство по принципу социальной сети с лентой новостей, профилями сотрудников, списками контактов, личными сообщениями, уведомлениями о дне рождения, опросами, доской почета и элементами геймификации.

Наряду со стандартным и наиболее востребованным функционалом Битрикс24 дает возможность добавить в вашу HR-платформу специфические “фичи”. Они могут оказаться весьма полезными.

Согласования

В HR-процессах есть множество действий, в которых обязателен этап согласований. Зачастую, именно эта часть работы приводит к замедлению стандартных процедур. Если гибко настроить эти процессы в Битрикс24, можно в несколько раз сократить время на утверждение и подписание документов у руководителей. Как только возникла необходимость в согласовании, все участники бизнес-процесса получают автоматическое уведомление на телефон или на почту. Лицо принимающее решение, может поставить свою подпись в электронном виде, без необходимости лично присутствовать на рабочем месте. Таким образом, процессы согласования становятся более оперативными.

Пример 1. Для организации из финансового сектора была проведена адаптация процессов согласования документооборота в электронном формате на платформе. В результате сократилось время на согласование документов, крупные сделки и объемный документооборот стал более прозрачным, времени на подписание уходит меньше обычного. Также у ответственного лица есть возможность контроля всех этапов без личного контакта, так как система сама напомнит о себе.

Отпуска

Имеется возможность управления отпусками сотрудников на основе бизнес-процессов и календаря отпусков сотрудников.

Пример 1. Для организации из финансового сектора требовалось создать сервис, который будет управлять графиком отпусков. При подаче заявления работником, система рассчитывает наложение отпусков и процентное распределение отпусков по отделам, так чтобы 75% сотрудников оставались на рабочем на месте. Руководители и HR могут выгрузить годовой график отпусков по дням. Где видно, кому согласовали отпуск, кто находится в стадии заявки, и кто не подал заявление.

КЭДО

Кадровый электронный документооборот можно сделать централизованным и автоматизированным. Например, можно настроить систему так, чтобы новое заявление или служебная записка появлялись прямо в общей ленте новостей компании, а все указанные сотрудники получали уведомление. Движение документов по цепочке из отдела в отдел происходит автоматически. Есть возможность подключать сторонние системы электронной подписи, чтобы заверять документы прямо в Битрикс24.

График рабочего времени (таймшиты)

Интерфейс, где сотрудники отмечают задачи и время, которые они на них потратили по дням в течение недели.

В пятницу происходит рассылка сотрудникам с напоминанием о необходимости внести время. Сотрудник в интерфейсе Таймшитов указывает в активность и задачу, на которую хочет списать время, распределяет потраченное время по рабочим дням недели. Всего можно тратить не больше 8 часов в день. Можно просмотреть время за предыдущие недели, но отредактировать время нельзя.

Пример 1. Для организации из финансового сектора был создан интерфейс, для контроля за работой сотрудников. В результате раздел HR, реализованный на единой платформе, позволил компании сократить время работы сотрудников и руководства над типовыми задачами, дал возможность контролировать рабочий процесс и эффективность команды или отдельного сотрудника, что напрямую влияет на прибыль компании.

Карта офиса

Интерактивная схема рассадки сотрудников по этажам, кабинетам и должностям. Функционал предполагает: приближение/отдаление схемы, фильтрацию по этажам и должностям, показывает информацию о сотруднике, которому принадлежит рабочее место.

Пример карты офиса:

Техподдержка

Модуль Технической поддержки позволяет сотруднику создавать обращения, вести переписку по определенному обращению, просматривать все свои обращения и их статусы. А сотрудникам Техподдержки — работать с обращениями, за которые они ответственны.

Пример техподдержки:

Итак, вашей компании стоит задуматься об автоматизации HR-процессов если:

Платформа Битрикс24 позволяет справиться со всеми вышеперечисленными проблемами.

Это гибкая, адаптивная система, которая позволяет выбрать нужные модули и тонко настроить их под конкретные задачи вашего бизнеса.

В рамках одной системы можно объединить десятки HR-процессов разного уровня от найма, обучения и аттестации персонала, до полноценной корпоративной социальной сети с играми, активностями и внутренней валютой.