Личный опыт: как стать «человеком-расчёской» и справиться с многозадачностью

Наступили сложные времена для сотрудников и компаний и, похоже, что это быстро не закончится. Можно жить по принципу «каждый сам за себя», а можно попробовать найти другие решения.

Сокращения, снижение заработной платы, высокий уровень безработицы, отпуск без содержания – это наши текущие реалии на рынке труда. Мы не будем рассуждать, кто больше пострадал от кризиса: работники или работодатели, но важно отметить следующее…

Сейчас выбирают не сотрудники, которые неожиданно для себя оказались в поиске работы, а работодатели. Это связано с тем, что многие даже ценные специалисты оказались без основного источника дохода, а организации, в свою очередь, из целого ряда ценных кадров в текущей ситуации имеют право выбирать лучших и причём за те же или даже меньшие деньги.

И в такой ситуации, на мой взгляд, было бы логичнее для работодателя, пытающегося оптимизировать свои расходы, взять на работу одного специалиста широкого профиля, который в одиночку будет закрывать несколько направлений, нежели чем нанимать много узкоспециализированных сотрудников. Например, маркетолога, который своими силами способен обеспечить маркетинговое сопровождение небольшой компании и одновременно совмещать в себе дизайнера, копирайтера и таргетолога.

Ниже приведены мнения людей, которые разделяют мою точку зрения

Сейчас есть 3 категории сотрудников:

- работают в своих компаниях и получают прежнюю или сниженную заработную плату и стремятся сохранить эту стабильность;

- потеряли работу и пытаются найти что-то новое;

- пока ещё работают, но планируют после кризиса сменить работодателя.

Но по отношению к каждой категории хочется дать один и тот же совет, актуальный для всех:

Ответы на эти вопросы позволят вам понять, за счёт чего можно расширить собственный круг деятельности и тем самым увеличить свою значимость для текущего или нового работодателя, особенно в условиях кризиса.

«Человек-расчёска» — это такой западный термин, который означает способность одним человеком обладать профессиональными знаниями в нескольких областях деятельности и при этом обладать гибкими навыками командной работы, управления временем, разрешения конфликтов, а еще лидерством, стрессоустойчивостью и т.п.

В качестве примера «человека-расчёски» приведу свой личный опыт. Помимо работы к компании O’Es Marketing в качестве менеджера проектов по SEO-оптимизации, я развиваюсь в области продаж, а также как специалист по ведению социальных сетей. При этом я умею работать в команде, умею управлять несколькими задачами и считаю себя неконфликтным человеком.

Но, конечно, моя работа, как и работа любого многопрофильного сотрудника очень часто сопровождается многозадачностью. И самые частые вопросы здесь:

🕓 Как справиться с этой многозадачностью?

🔥 Как не «перегореть», совмещая разные направления деятельности?

На суждение о том, что многозадачность — это плохо, кто-то может согласиться, а кто-то нет. Я лично не люблю работать в режиме многозадачности, но, если ты работаешь, например, как я, в маркетинговом агентстве, то многозадачность это неизбежно. И здесь я советую делать всё возможное, чтобы параллельное выполнение задач превратить в последовательное.

Я разделю свои советы на 2 блока: планирование и энергозатраты.

Понятно, что есть разные способы планирования задач и каждый выберет свой. Я пробовала разное: составляла чек-лист задач на день и выполняла их по «методу помидора», распределяла задачи используя доски в Trello и тестировала матрицу Эйзенхауэра (срочно, но не важно, не срочно не важно и т.д.).

Вывод: В первом случае, как и во-втором, я всё равно не чувствовала времени, и очень часто не выполняла все запланированные на день задачи.

Поэтому я вернулась к планированию в Google Календаре. И здесь я выработала для себя ряд правил при планировании задач на день/неделю/месяц:

◾ Чётко определённое время на коммуникацию

Мне достаточно много времени приходится тратить на общение с клиентами и своими коллегами. И со временем я стала замечать, как легко отвлекаюсь от выполнения задачи (например, по постановке ТЗ дизайнеру), когда вижу новое сообщение в почте или Slack. Далее открываю сообщение, читаю его, отвечаю, потом ещё что-то всплывает, и как вы сами понимаете общее время задачи по постановке ТЗ сильно растягивается. Поэтому в своем ежедневном планировании я выделила отдельные временные блоки, которые направлены только лишь на коммуникацию: ответ клиенту, сообщение коллеге, обработка заявки, созвон с потенциальным клиентом и т. д.

Таких блоков можно сделать 4 по 30 мин, либо 6 по 20 мин. Всё зависит от того, как много занимает коммуникация в вашей многопрофильной работе.

Вывод: Я стала более последовательной в выполнении задач и трачу на задачу столько времени, что запланировала. Конечно, круто, если такие коммуникационные блоки были бы в планировании и у ваших коллег, и ваши временные промежутки для общения совпадали. Таким образом, вы перестанете отвлекать друг друга от выполнения других задач и сможете оперативно получить ответ от собеседника.

◾ Создание резервного времени

Многие из вас, ставя задачи по утру или с вечера, в глубине души очень сильно верят, что не выбьются из тайминга, и каждая задача будет выполнена точно в срок. И под конец рабочего дня многие осознают, как сильно ошибались. И причины этих ошибок заключаются, во-первых, в том, что есть внешние обстоятельства, например, ты планировал поговорить с клиентом по телефону 5 мин., но поговорил 30. А, во-вторых, многие из нас не учитывают влетающие задачи, которые важно выполнить в этот же день. В итоге вы пытаетесь двигать по времени задачи, нервничаете и расстраиваетесь, что не успели всё сделать. Для этого нужно определить резервное время, которое не заполняется никакими задачами, а остаётся для того, чтобы завершить незаконченные дела и уделить время новым задачам.

Вывод: Я заложила 30 мин резерв в первой половине дня и 1 час – во второй половине дня. И пока что для меня это хороший способ не перепланировать задачи на день, а трезво оценить свои силы.

◾ Подведение итогов

В конце каждого рабочего дня за 30 минут до его окончания я подвожу итоги дня. Смотрю, какие задачи удалось выполнить, какие – нет. Также, анализирую в целом деятельность по проектам.

Вывод: Очень важно на определённый момент времени забывать о рутинных задачах и смотреть на проект в целом, чтобы понять к чему вообще ведёт вся твоя деятельность и деятельность всей команды и не отбились ли вы от курса.

Также, работая в GoogleКалендаре, вам будут приходить уведомления о том, какая задача вас ожидает. Такие уведомления позволяют вам ориентироваться среди большого количества задач и отслеживать срок их выполнения.

На данном рисунке приведён лишь «скелет» важных блоков, далее всё заполняется задачами.

О рабочем времени уже поговорили, идём дальше.

Многие люди считают, что самый ценный ресурс – это время, поэтому многие из нас постоянно находятся в состоянии «я ничего не успеваю», другие же стремятся каждую минуту своей жизни трудиться, а третьи – просто мечтают, чтобы в сутках было больше, чем 24 часа. Но я считаю, что не время самый ценный ресурс 21 века, а энергия. Почему? Да потому что даже самое эффективное управление временем не гарантирует, что у нас будет достаточно энергии на то, чтобы сделать все запланированное.

Энергия – это тот ресурс, который нужно разумно расходовать и периодически восполнять.

И вот несколько советов, которые я сформулировала для себя после прочтения этой книги:

◾ Отдых и отвлечение от задач

Я стараюсь заканчивать работу вовремя и обедать в строго отведённое время. После огромного потока работы мозгу нужно дать расслабиться, причём только вам будет казаться, что ваш мозг отдыхает. На самом деле, в этот период восстановления ваш мозг на основе информации, полученной за день, будет создавать новые нейронные связи, которые запросто могут трансформироваться в идеи или интересные мысли. Вспомните, как часто вам неожиданно приходили интересные умозаключения пока вы находились в душе или просто шли в магазин. Это наверняка бывало не только со мной, но и с каждым из вас.

Вывод: Не перегружайте свой мозг рутинными задачами. Отвлекайтесь! Обеденное время, позволяет мне осмыслить происходящее в первой половине дня, а вечером после работы помогают расслабиться получасовые прогулки.

◾ Положительные ритуалы

Я не буду писать про правильное питание с утра, зарядку и аффирмации. Вы про это и так наверняка слышали и знаете. Причём, вы должны сами для себя определить, что вам даёт энергию, а что её забирает.

Мне очень помогло легче вставать с утра одно приложение под названием «You Can» курс «Бодрое утро». Ты успеваешь принять контрастный душ, помедитировать, почитать, принять воздушную ванну и многое другое всего за час.

Вывод: Когда хорошие ритуалы становятся привычкой, это всегда положительным образом сказывается на вашей продуктивности, так как вы уже набрали скорость, вас мозг включился, поэтому переход к рабочим делам будет не таким резким.

Также я бы посоветовала создать себе и вам вечерние ритуалы, которые позволят вам также плавно переходить от стадии бордствования к стадии сна.

◾ ИПР и своё место в цепочке создания ценности

Иногда в процессе выполнения задач ты забываешь зачем всё это делаешь. И есть вещи, которые как компас, должны служить некой путеводной звездой. Для себя я ответила на следующие вопросы, советую и вам.

Вывод: Я советую записать ответы на эти вопросы и возвращаться с ним, когда вы будете сталкиваться с ощущением «хочу все бросить» или «ничего не хочу». Ваши собственные мысли и ожидания будут подпитывать вас лучше, чем любые советы коучей.

Не смейте думать, что работа многопрофильного сотрудника – это ад, из которого никогда не будет возможности выбраться. Как бы банально это ни звучало, но всё в ваших руках! Улучшайте свои навыки и умения и становитесь ещё более ценным сотрудником!