Своп-пати в провинции — наш опыт организации

Как променять время и деньги на опыт.

На момент старта этого проекта, агентства не существовало, даже как идеи, мы были просто друзьями, которые учились в универах и искали занятость на фрилансе.

В начале октября 2019 года, мы решили, что надо расшевелить город, в котором мы живем. Не хватало ему свежих идей и мероприятий.

Решено было устроить ивент — своп-пати, мероприятие, где люди меняются одеждой или личными вещами, которые не нужны или не используются.

Почему своп?

На нормальный ивент мы были не готовы тратить средства, да и опыта в организации мероприятий у нас не было абсолютно.

Обычный своп было бы не интересно организовать, т.к. в провинции не так много эко-активистов, люди с деньгами не готовы ходить на такие мероприятия, а аудиторию искать надо было.

Тогда мы решаем добавить в ивент вишенку в виде благотворительности на благо животных, 50% сборов было решено направить в приют.

Чтобы люди не пугались платы за участие, было решено сделать вход бесплатным, поставив коробку, в которую можно было положить любую сумму.

Мы создали группу в ВК, сделали лого и афишу.

Кратко описав в постах основные идеи проекта, мы начали продвигать его кто как мог. Чаще всего через друзей и знакомых.

В голове всплыло только одно место, где это можно провести — «‎Ламповая голова».

Арт-клуб, в котором проходили тематические вечера, выступления музыкальных групп (Порнофильмы, свидание, аффинаж и т.п.). На тот момент арт-клуб был на грани закрытия.

Мы позвонили владельцу и договорились о встрече.

Здесь случилось наше первое столкновение с коммерцией и победа на переговорах.

Выслушав нашу идею, владелец предложил нам 14 часов в баре для ивента, всего за 14 000 р.!

Такие деньги мы не были готовы отдать…

Мы умерили наш пыл и решили договориться о 5 часах аренды, но ценник в виде 5 000 р. не радовал.

Тогда было решено предложить 30% от собранных средств на аренду помещения.

Владелец согласился!

Понимая, что нам останется только 20% от изначальной суммы, решено организовать магазин сувенирной продукции и эко-товаров.

Но людей все равно надо чем-то увлечь и заинтересовать.

Мы не знали о существовании спонсоров и партнеров и т.п., поэтому было решено позвать наших друзей, которые хоть в чем-то разбрались и могли об этом интересно рассказать.

Итог — 3 лектора.

Все уже готово и можно делать релизы, группа потихоньку растет и мы просто ждали дня Х. Готовили товар, искали одежду и рассказывали о проекте на лекциях.

Мы собрали все товары для «магазинчика», настольные игры, заехали в магазин, закупили кофе, чай и печенья для кофе-брейка.

Про своп никто не забыл, поэтому столы и вешалки были наполнены вещами друзей, друзей друзей и их знакомых.

Сначала пришли наши друзья, потом наши знакомые, а потом… люди, которых мы даже не знали.

Это казалось нам пиком успеха, более 60 человек на подобном ивенте и без рекламы.

Лекторы опаздывают, чай заканчивается, мы не понимаем, как координировать и рассаживать людей, посадочных мест не хватает.

Казалось бы, лекции нас спасут, но тут не работает звук на презентациях. Мероприятие теряет смысл, лекции и «магазинчик» оказываются интереснее свопа, на одежду просто смотрели и ждали следующую лекцию.

Все 3 лектора отлично рассказали свой материал:
- Никита Логинов «Культура улицы»;
- Григорий Цицария «Китайский чай и его история» с дегустацей чая;
- Никита Истюшкин «О важности «общения» в жизни».
Огромный респект ребятам за участие!

Все закончилось, благодарные люди начали расходиться, «магазинчик» пустел, коробочка пополнялась, все шло как по маслу.

Мы начали считать…

1770 р. — Магазин;
2348 р. — Коробка для пожертвований;
1000 р. — Сбербанк (пожертвования).

Итог — 5118 р. (копеечки)

Мы уже говорили, что проект благотворительный и обманывать никого не хотим.
Сумма разделилась так:
- 2000 р. — «Ламповой голове»;
- 2000 р. — фонду «Рука помощи бездомным животным»;
- 1118 р. — «прибыль».

Сам потенциал мероприятия нам казался более широким, в будущем мы организовали еще один ивент такого же характера, но попытались сэкономить на аренде и ушли в коворкинг, где все как раз и закончилось.

Мы привлекли спонсоров (от Додо до местных барберов), чтобы провести розыгрыш, сделали новый анонс и провели лекцию.

Но в коворкинге никто не готов был обмениваться вещами, платить за вход или покупать что-то в магазинчике.

Заработали ровно 0, потеряли время и розыгрыш от спонсоров прошел впустую, т.к. пришло еще меньше людей, чем на первый своп.

После 2 мероприятия у нас опустились руки и под лозунгом «Если любишь — отпусти», мы прикрыли проект.

1) Провинция асолютно не готова перенимать опыт «гаражных распродаж», «обмена вещей» или «разумного потребления». Чем больше мы работали, тем больше понимали, что это если и дойдет, то не скоро.

2) Если проект коммерческий, то надо подходить со стороны маркетинга, с этой стороны мы полностью налажали.
Если проект социальный, то надо брать софт скиллз в руки и поднимать общественность словом, аналогично полностью налажали.
Да, данный вывод может показаться очевидным, но на этапе организации ивентов, мы не имели опыта ни в том, не в другом, от слова «совсем».

3) Организация мероприятия намного сложнее чем кажется, учесть все нюансы и учиться на ошибках, но такой опыт оказался полезным. Ежедневно используем полученные знания в работе нашего агентства, и можем предупредить заказчика о возможных ошибках.