«Ведем учет в трёх системах, итог сводим в табличку — но все равно путаемся». Простой способ отказаться от экселек и работать только в CRM

Три разные компании вели клиентов, брони, заказы, оплаты одновременно в amoCRM и отраслевых сервисах — и страдали. Но благодаря нам отказались от этих сложностей и теперь экономят уйму времени. Вот как мы этого добились.

«Ведем учет в трёх системах, итог сводим в табличку — но все равно путаемся». Простой способ отказаться от экселек и работать только в CRM

Пример №1. Выставляли по 30 счетов в день, напоминали об оплатах и отслеживали должников — вручную в трёх разных сервисах

Компания — образовательный центр с курсами доп.образования. Средний чек 160 000, в основном рассрочка. Тысячи студентов с индивидуальным графиком платежей и от каждого нужно получить деньги вовремя

Студенты платят в рассрочку, деньги нужно запрашивать регулярно — каждому нужно рассчитать платеж, выставить счет и вовремя его отправить, проверить оплату, а если ее нет — напомнить и поторопить.

Менеджеры работали в Cloudpayments, amoCRM и Excel. Клиентов вели в amoCRM, счета выставляли в Cloudpayments, а расчеты по задолженностям и оплатам объединяли в Excel.

В итоге нужно было:

  1. Найти клиента в Excel с оплатами.
  2. Вычислить, какая сумма должна поступить от него в определенный день.
  3. Найти клиента в Cloudpayments, создать счет.
  4. Отправить клиенту ссылку на оплату в amoCRM.

❌ Проблемы

  • Масса времени в никуда. Документы, особенно счета, отнимают массу времени. Чтобы выставить счет, у менеджера уходило до 10 минут, в день могло быть до 30 счетов. В разрезе месяца это занимало до 3 рабочих дней.
  • Путаница в оплатах. Оплаты и долги менеджеры отслеживали по табличке, напоминали вручную и часто забывали это сделать. Как итог — постоянные долги и проблемы в финучете.

Интегрировали amoCRM и CloudPayments. Теперь все графики платежей, счета, задолженности и информация по клиенту хранятся к карточке клиента, а Excel-табличка больше не нужна.

Разработали кастомный виджет CloudPayments. Виджет добавляет функционал в карточку сделки по каждому клиенту: здесь можно настроить график платежей, отправлять счета и следить за поступлениями денег.

Виджет доступен из карточки сделки
Виджет доступен из карточки сделки

Создали график платежей по клиенту. Для настройки графика платежей нужно указать параметры по бюджету сделки, сумме задолженности, размеру платежа и т.д. Менеджер заполняет поля один раз, — дальше виджет сам формирует счета в дату оплаты и отправляет клиенту. Больше не нужно высчитывать задолженность и напоминать.

По новому клиенту достаточно заполнить такую вот простую форму   
По новому клиенту достаточно заполнить такую вот простую форму   
Все счета и чеки по клиенту хранятся в интерфейсе виджета
Все счета и чеки по клиенту хранятся в интерфейсе виджета

Настроили напоминания об оплате. Чтобы найти должников, менеджерам не нужно сверять данные в разных таблицах и системах — о просроченном платеже они узнают в тот же день из уведомлений.

Напоминание падает прямо в amoCRM
Напоминание падает прямо в amoCRM

✅ Результаты:

  • Экономим время менеджеров. Теперь система автоматически выставляет счета на основании графика платежей. Менеджерам остается лишь напоминать об оплатах.
  • Сэкономили 100 тысяч в месяц на контролёре. Раньше на контроль оплат выделяли отдельного специалиста, теперь это происходит автоматически.
  • Повысили процент оплат с помощью аналитики. В разделе «Аналитика» заказчик видит все поступления, может отфильтровать их по дате, направлению и группе, а также проверить ожидаемые и просроченные платежи.

Пример №2. Бронировали комнаты для праздников в двух сервисах, хотели объединить в Excel — но запутались еще больше

Компания — сеть детских развлекательных парков. Одно из направлений — детские праздники в банкетных комнатах. В каждом филиале около 10 банкетных комнат с арендой 10 000 руб в час.

Забронировать комнату можно по звонку или придя в парк. Если клиент звонит, менеджер бронирует праздник на определенное время в amoCRM, а если заказывает на месте — использует специализированный сервис для ресторанного бизнеса iiko.

❌ Регулярно возникала путаница. Два клиента могли легко занять одну и ту же комнату на одно время, а менеджеры узнавали об этом только на следующий день. Еще менеджеры не были уверены, какие комнаты свободны сейчас, и реже продавали популярные комнаты.

Пытались объединить в сводной табличке Excel, но еще больше запутались. Получилась работа в режиме 3-х окон: Excel + amoCRM + iiko. Менеджерам стало еще сложнее вносить брони вовремя. Увеличилось время обработки заявки: нужно было проверять записи в 3-х системах, чтобы узнать, свободна ли комната.

iiko — специализированная система ERP-класса для автоматизации ресторанного бизнес: касса, склад, персонал, кухня, финансы, отчетность. С ней удобно работать оффлайн, но при двух способах заказа она создает путаницу
iiko — специализированная система ERP-класса для автоматизации ресторанного бизнес: касса, склад, персонал, кухня, финансы, отчетность. С ней удобно работать оффлайн, но при двух способах заказа она создает путаницу

Интегрировали iiko и amoCRM. Написали скрипт и объединили две системы. Когда заказчик обращается по телефону, менеджер вносит сделку в amoCRM в воронку «Банкет» и меняет статус на «Предварительная бронь» — в тот же момент скрипт создает эту бронь в iiko. Из amoCRM в iiko попадают следующие данные:

  • ID клиента
  • Имя Отчество
  • Фамилия
  • Дата Рождения
  • E-mail
  • Телефон
  • ID организации
  • Гостей
  • Длительность
  • Комментарии
  • Напоминание персоналу
  • Залы
  • Столы
  • Дата, Время

Теперь менеджеры работают в 2-х системах, но данные о бронировании из одной системы автоматически уходят в другую.

«Ведем учет в трёх системах, итог сводим в табличку — но все равно путаемся». Простой способ отказаться от экселек и работать только в CRM

✅ Результаты

  • Выросло качество сервиса. Менеджеры перестали допускать ошибки в бронированиях. Родители перестали звонить менеджерам из-за наложения броней.
  • Заявки обрабатываются на 20% быстрее. При выборе комнаты менеджеру не нужно сверять данные в 3-х системах: он работает в режиме одного окна и быстрее может подобрать комнату для клиента.
  • Масштабировали решение на другие филиалы. Протестировали решение на филиале в Туле и адаптировали его под филиалы в других городах.

Пример №3. Выездные менеджеры объезжали мало клиентов, а аналитики продаж не было

Компания разработкой и продажей инъекционных препаратов на основе гиалуроновой кислоты. Медицинские препараты продают оптом и в розницу в Москве и в регионах.

Медицинские представители весь день в разъездах, насколько эффективно они продают и чем занимаются в действительности, руководство видит лишь частично — по отчетам в Excel.

❌ Проблемы

  • Сложно сформировать корректный маршрут. Ручные маршруты не учитывали особенности передвижения и торговые представители успевали сделать меньше визитов, чем реально было возможно.
  • Приходилось заносить данные в несколько систем. После заполнения отчетного листа в Excel, данные переносили в amoCRM для анализа вручную.

Подключили Planado, интегрировали с amoCRM. Для того, чтобы удаленно формировать маршруты и оценивать работу представителей, решили использовать Planado — сервис электронных нарядов для выездных сотрудников. Он позволяет решает различные задачи, от контроля работы и постановки задачи в график до трекинга выполнения работ.

Сервис доступен и на мобильных устройствах — это удобно для работы вне офиса
Сервис доступен и на мобильных устройствах — это удобно для работы вне офиса

Благодаря GPS-трекингу руководителям всегда видно местонахождение сотрудников, а их работу можно оценить по пунктам в чек-листе. После заполнения Planado данные попадают автоматом в amoCRM для аналитики.

Выездной представитель открывает список заказов на день на смартфоне и может управлять работой удаленно
Выездной представитель открывает список заказов на день на смартфоне и может управлять работой удаленно

✅ Результаты

  • Ввели контроль загрузки менеджеров и аналитику продаж. Клиент получает полные отчеты о работе торговых представителей в режиме реального времени: журналирование рабочего времени, расчет пройденного километража, отчет о выполненных нарядах и т.д.
  • Производительность выездных сотрудников выросла на 35%. Этому поспособствовали подсказки с планом работ, контрольные фотографии, электронная подпись на экране смартфона и многие другие фишки.
  • Упростили аналитику продаж. Все данные о покупателях и сделках поступают из Planado в amoCRM автоматически: можно делать срезы и анализировать ситуацию с продажами в любой момент.
Если вы тоже устали работать сразу в нескольких сервисах, приходите за интеграцией.
Рассказываем о возможностях amoCRM для бизнеса, трендах и тонкостях применения, делимся кейсами и лайфхаками в телеграм-канале «Штаб-квартира Команды F5»

Расскажите о табличках Excel, которые вы используете в работе — какие из них годные, а от каких хотели бы избавиться?

2929
24 комментария

Интересные кейсы

1
Ответить

Таблички - это любоффф. В них вся жизнь

1
Ответить

Я и не утверждаю, что таблички плохие. Они хорошо работают до определенного момента, но когда бизнес вырастает, то старое решение начинает забирать слишком много ресурсов.

Ответить

Таблички -это классно

1
Ответить

а чем обусловлен выбор amoCRM? вроде не самая удобная штука..

Ответить

Мы предложили.
Клиенты говорят, что amo удобнее того же Битрикс24. Но глобально удобство — это вопрос того, как настроена система. Можно и запороть даже самый удобный инструмент, если настроить и пользоваться им криво

1
Ответить

В никуда

Не благодарите

Ответить